SeederDeBoer-professionals over de rol van secretaris

06 november 2019 Consultancy.nl

Een secretaris is tegenwoordig een belangrijke medewerker binnen managementteams en projecten. Terwijl de secretaris op de achtergrond actief is, is hij of zij wel de smeerolie van veranderprocessen. Consultants van SeederDeBoer bekleden als onderdeel van hun traineeship regelmatig de rol van secretaris. De redactie van Consultancy.nl sprak met twee medewerkers van het adviesbureau over het belang van een secretaris en de ervaringen die ze met de rol hebben gehad. 

De rol van secretaris is op alle niveaus in organisaties sterk in opkomst, zegt Sanne Vorstermans, Senior Consultant bij SeederDeBoer: “Organisaties introduceren de rol van secretaris om meer grip en sturing te krijgen op besluitvormingsprocessen en om verbinding te creëren tussen verschillende gremia die hierbij betrokken zijn. De secretaris is geregeld de stille kracht achter bestuurders, directies en management om vernieuwing en verandering te realiseren. De klassieke secretarisrol, met misschien een wat stoffig imago, is aan het veranderen.” 

Voordat Vorstermans bij SeederDeBoer startte, werkte ze een aantal jaar als bestuurssecretaris in de zorg, waar ze aanvankelijk verantwoordelijk was voor besluitvormingsprocessen, het voorbereiden van vergaderingen en het schrijven van beleidsstukken. Maar al gauw merkte Vorstermans dat haar rol zich ontwikkelde, wat betekende dat ze soms ook op moest staan om aan te geven dat iets niet goed ging of dat er niet aan bepaalde wet- en regelgeving werd voldaan in de organisatie. “Natuurlijk wordt je dat in eerste instantie niet altijd in dank afgenomen, maar het organisatiebelang staat voorop naar mijn mening”, aldus Vorstermans. 

Sanne Vorstermans en Marloes de Bruin - SeederDeBoer

De Senior Consultant van SeederDeBoer vertelt dat de rol van de secretaris soms wordt afgedaan als notulist. “Maar dan maak je als organisatie echt onvoldoende gebruik van de mogelijkheden die deze rol kan bieden. Je bent een verlengstuk van het bestuur en management. Als een oliemannetje of -vrouwtje ben je vaak degene die zorgt voor verbinding tussen het bestuur en de organisatie. Je functioneert in de hoogste laag van de organisatie, meestal zonder formeel zeggenschap”. 

Een bestuurssecretaris moet in essentie dingen voor elkaar krijgen zonder formele macht, benadrukt Vorstermans: “Het draait dus om vertrouwen, een goed gevoel voor belangen en verhoudingen, maar ook om het snel creëren van overzicht. Wat zijn de gevolgen van bepaalde keuzes of ontwikkelingen? Wie moeten daarbij betrokken worden? Waar moeten we rekening mee houden? Allemaal vragen die op het bord van de secretaris komen.” Veel organisaties kennen de positie van bestuurssecretaris, maar de functie is op veel verschillende wijzen in te richten, legt Vorstermans uit: “Het is afhankelijk van de grootte van de organisatie, van de wensen en behoeften van de bestuurders en toezichthouders, maar ook van de secretaris zelf.”

De rol van bestuurssecretaris leren spelen

Binnen SeederDeBoer wordt de rol van bestuurssecretaris beslist serieus genomen. Om die reden bekleden verschillende Junior Consultants van het adviesbureau tijdens hun traineeship deze functie, zoals Marloes de Bruin, die reeds een aantal maanden de rol van bestuurssecretaris op een universiteit vervulde en daar het College van Bestuur (CvB) ondersteunde door mede zorg te dragen voor het bestuurlijk besluitvormingsproces. “Ik fungeerde binnen de universiteit als schakel tussen het CvB en de ambtelijke organisatie. Ik stemde af met de afdelingsdirecteuren en beleidsmedewerkers over de agendering van hun beleidsstukken in de strategische besluitvormingscyclus en koppelde CvB-besluiten aan hen terug”, vertelt De Bruin. 

De Bruin fungeerde eveneens als de schakel tussen het CvB en de medezeggenschapsraad, die bestaat uit de personeels- en studentenfracties. Ondanks dat er tussen het CvB en de medezeggenschapspartijen een relatief open en benaderbare sfeer heerst, bleek het vooral voor studentenfracties prettig te zijn om in De Bruin als bestuurssecretaris een aanspreekpunt te vinden. “Als Junior Consultant straalde ik toegankelijkheid uit. Vanwege het netwerk dat ik had opgebouwd binnen de interne organisatie kon ik vragen vanuit de fracties vervolgens gemakkelijk bij de juiste personen beleggen”, licht De Bruin toe.

“We zien de rol van secretaris ook terugkomen in andere lagen van een organisatie: binnen directies of managementteams, maar ook binnen grote projecten of programma’s.”
– Sanne Vorstermans

Het belang van een secretaris

Een secretaris wordt vandaag de dag niet alleen ingezet op bestuurlijk niveau, vertelt Vorstermans: “We zien de rol van secretaris ook terugkomen in andere lagen van een organisatie: binnen directies of managementteams, maar ook binnen grote projecten of programma’s. Heeft u in uw organisatie ook behoefte aan iemand die snel kan overzien wat er in uw organisatie speelt en overzicht creëert? En die de stappen die gezet moeten worden in besluitvormingsprocessen kan faciliteren? Iemand die een verbindende rol kan spelen tussen de verschillende niveaus in de organisatie? Misschien kan een secretaris daar invulling aan geven.” 

De Junior Consultants van SeederDeBoer kunnen geïnteresseerde organisaties daarbij mogelijk de helpende hand bieden, zegt Vorstermans: “Dankzij hun scherpe, frisse blik en hun sociale en communicatieve vaardigheden kunnen zij op effectieve wijze invulling geven aan een dergelijke nieuwe of veranderende secretarisrol. Enerzijds door mee te denken in het ontwerp van de rol en de positionering in de organisatie. Anderzijds door hands-on aan de slag te gaan en in de opstartfase vorm en inhoud aan de functie te geven.”

SeederDeBoer verbindt en ontwikkelt jonge consultancytalenten en leidt ze op tot consultants die zijn gespecialiseerd in verandertrajecten. “Onze Junior Consultants nemen naast hun opdrachten deel aan ons opleidingsprogramma als onderdeel van het door ons ontwikkelde Consultancy Traineeship, waarin persoonlijke en professionele ontwikkeling centraal staan. Onze young professionals stappen met een jonge, analytische blik, energie en met een hands-on mentaliteit een organisatie van een klant binnen”, besluit Vorstermans.


Profiel

Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup