Serious game helpt ziekenhuizen bij verbeteren gegevensuitwisseling

In de Nederlandse zorgsector is een grote transitie gaande die zorginformatie altijd en overal beschikbaar moet maken voor zorgverleners en patiënten. Om dit doel te bereiken is het nodig dat eenduidige en eenmalige registratie van zorginformatie een dagelijkse praktijk wordt voor zorgprofessionals. Dit vraagt om de nodige IT-aanpassingen, maar ook om een nieuwe manier van (samen)werken. Voor ondersteuning bij deze veranderkundige uitdaging werd Marieke Hanegraaf van adviesbureau Wielinq ingeschakeld. In gesprek met Consultancy.nl geeft Hanegraaf uitleg over de serious game van Registratie aan de bron die ingezet wordt om deelnemers bewust te maken van hun rol en bijdrage in deze cultuurverandering. 

Terwijl de huidige tijd met recht wordt gekenmerkt als het informatietijdperk is daar voor patiënten vaak nog weinig van te merken, zo merkte ook Bruno Bruins, minister voor Medische Zorg: “In het artikel over ‘haperende ICT in de zorg’ waarover u mij vragen stelde worden voorbeelden aangehaald die laten zien dat het vaak (net niet) mis gaat. Bijvoorbeeld als een patiënt medicatie voorgeschreven krijgt die niet past bij de medicijnen die hij al gebruikt. Of hoe gevaarlijk het kan zijn dat informatie over een allergie niet automatisch vanuit het systeem van de ene zorgverlener in dat van de andere belandt. Ik vind dat dat snel anders moet”, aldus de minister in zijn brief aan de Kamer van 20 december 2018. “Daarom ga ik in concrete stappen elektronische gegevensuitwisseling overeenkomstig de bijpassende informatiestandaarden wettelijk verplicht stellen. Ook ga ik ervoor zorgen dat alle partijen hun rol pakken en resultaat boeken.” 

Cultuurverandering

Hiermee wordt de urgentie van goede gegevensuitwisseling nog eens onderstreept. Deze doelstelling brengt echter de nodige uitdagingen met zich mee. Een cruciaal element betreft het eenmalig vastleggen van gegevens: “Momenteel worden patiëntgegevens steeds opnieuw opgeslagen en vaak op een andere manier, zodat de informatie niet door anderen kan worden hergebruikt”, legt Marieke Hanegraaf, Organisatieadviseur ICT & Veranderkunde in de Zorg: uit. “Om hergebruik binnen de gehele keten mogelijk te maken, worden standaarden in alle ziekenhuizen geïmplementeerd en gebruikt. Met deze landelijke afspraken zijn we er echter nog lang niet. De ontwikkelde standaarden worden in de EPD-systemen geïmplementeerd, daar ligt een technologische uitdaging. We zagen echter al snel dat er daarnaast een enorme veranderkundige uitdaging ligt.” 

“Het gaat hierbij deels om een cultuurverandering: zorgprofessionals maar ook IT’ers zullen anders gaan nadenken over zaken als gegevensvastlegging, samenwerking in de keten en dossiervoering”, legt Hanegraaf uit. Dit is waar de ondersteuning van Wielinq om de hoek komt kijken: “Wij richten ons op deze veranderkundige uitdagingen. Dit doen we onder andere bij het Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional (VIPP) van de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) en ook bij Registratie aan de bron.” 

Serious game

Een van de interventies waar Wielinq nauw bij is betrokken, is de serious game ‘Medisch Centrum Oost’. “We vroegen we ons binnen het programma af hoe we het gesprek en de bewustwording meer op gang konden krijgen”, vertelt Hanegraaf, die als ervaren gamebegeleider is aangesteld als projectleider van de serious game. “De programmamanager Joyce Simons en ik kennen serious gaming vanuit eerdere opdrachten. Het is binnen de zorg echter een ongebruikelijke interventie om een groep van negen tot zeventien mensen in één ruimte te brengen en een simulatie te laten doen. Hier was dan ook wel wat weerstand tegen. ‘Dit slaat niet aan’, werd ons verteld.” 

“Binnen Registratie aan de bron geloofden we er vanaf het begin wel in en we hebben eind 2016 een pilot gedaan met vijftig mensen”, vervolgt Hanegraaf. “Op basis daarvan hebben we gevraagd: ‘Moeten we dit verder gaan ontwikkelen?’ Daarop werd bevestigend geantwoord en de game is september 2017 opgeleverd. We hebben sindsdien 120 games gespeeld bij ziekenhuizen, waaronder onlangs vier op één dag met de afdeling oogheelkunde van een umc. Maar ook bij andere zorginstellingen zoals de NZA en het Zorginstituut. Ook is de game opgenomen in het curriculum van de opleiding Medische Informatiekunde aan Amsterdam UMC, locatie AMC. De game is erg succesvol.”

“In Medisch Centrum Oost simuleer je in het klein een ziekenhuis. Op die manier breng je het onderwerp veel dichterbij.” 

Medisch Centrum Oost

“In Medisch Centrum Oost simuleer je in het klein een ziekenhuis. Op die manier breng je het onderwerp veel dichterbij. Wat heel leuk is, is dat je dan ervaart wat het nou echt betekent om zorginformatie eenduidig vast te leggen voor hergebruik. De game levert zo belangrijke inzichten op – over hoe belangrijk samenwerken in de keten is, wat er moet worden vastgelegd en wanneer. En als je meer inzicht hebt weet je ook beter waarom eenduidig gestructureerd vastleggen zo belangrijk is. Als je dat niet weet ben je ook weinig gemotiveerd om het te gaan doen.”

De game is ook bedoeld om deelnemers te laten zien hoe de gehele keten afhankelijk is van ieders inbreng: “We proberen deelnemers zoveel mogelijk in een andere rol dan hun dagelijkse rol te laten spelen, zoals ICT’ers in de rol van dokters. Die worden zich daardoor echt veel bewuster van hoe vervelend het is om te werken met een onhandig EPD. Er ontstaat meer waardering voor ieders rol”, legt Hanegraaf uit. “Je brengt zo het gesprek op gang over wat er allemaal moet gebeuren. We spelen de game en dan volgt er een rondje waarin we de inzichten delen: ‘Wat halen we nou uit deze game?’ Dat vertalen we vervolgens naar vervolgacties voor in de dagelijkse praktijk.” 

IT & veranderkunde

Terwijl Hanegraaf erg te spreken is over de opbrengst van de serious game, is er in ziekenhuizen volgens haar nog veel werk te verzetten: “Je bent er natuurlijk niet als de game is gespeeld. Hij is slechts onderdeel van een veranderstrategie die erop is gericht het bewustzijn te vergroten en gedrag te veranderen. De game is een effectieve interventie maar de uitdaging is om hem deel te laten zijn van een groter traject. Ik roep ziekenhuizen ook op: Denk naast de IT ook goed na over je strategie en aanpak voor de veranderkundige uitdagingen, zoals samenwerken in de keten, onderlinge communicatie en het werken aan vertrouwen.”