Wielinq begeleidt IT-implementatie bij Eurocross Assistance

12 februari 2020 Consultancy.nl

Eurocross Assistance, een bedrijf uit Leiden dat hulpverlening biedt aan mensen in nood, heeft de primaire hulpverlenings- en claimsprocessen in fases vervangen in een volledig nieuw systeem. Als gevolg hiervan is de financiële afhandeling in het facturatiesysteem SAP ook aangepast naar de nieuwe manier van werken.

Peter Bosch is organisatieadviseur en projectmanager bij Wielinq. Hij vervulde tijdens het verandertraject de rol van businessanalist. Bosch was verantwoordelijk voor het analyseren en realiseren van claimsproces-functionaliteiten, het upgraden van de koppeling tussen het maatwerksysteem en SAP en het opleveren van financiële functionaliteit in SAP.

Hij vertelt over de opdracht, de aanpak die gehanteerd is en geeft inzicht in de belangrijkste resultaten. 

De aanpak

Gedurende het programma hebben we gekozen voor een aantal peilers die moeten bijdragen aan het succes van de realisatie en de transformatie.

Wielinq begeleidt IT-implementatie bij Eurocross Assistance

1. Opstellen en naleven van de “non negotiable conditions”
De verantwoordelijkheid voor het resultaat ligt bij het team. Als er dingen fout gaan, dan leren we daarvan om het de volgende keer te voorkomen. 

Om te komen tot een gezamenlijk resultaat werken we fysiek in één grote projectruimte. Samen met alle disciplines (analyse, test en bouw). Zichtbaar voor de business. We roepen op tot open en transparante communicatie. We geven de voorkeur aan direct contact en maken gebruik van tooling (Slack) voor kanalisering op onderwerptype, waarbij alles openbaar en zichtbaar is. 

2. Werken volgens de principes van Agile Scrum. En met maatwerk.
We hebben de diverse, complexe processen gebundeld op Epic-niveau en teruggebracht tot logische functionele gebieden. Dat betekent dat we een fasering hebben aangebracht in de toch wel complexe processenstructuur van Eurocross. 

In de eerste Epic focussen we ons op de internationale voertuighulpverlening. Deze Epic wordt gevolgd door de realisatie van de Epic medische hulpverlening. Binnen de Epic worden brokken functionaliteit opgeknipt en beschreven in user stories die in refinements worden geschat door het complete kernteam (analyse, bouw, test). Gedurende sprints van drie weken wordt nieuwe functionaliteit (een diverse set aan user stories) opgeleverd aan de business.

Om functionaliteit sneller te kunnen opleveren, hebben we de werkwijze in de sprint aangepast. We hebben gezorgd voor een OTAP-inrichting voor het nieuwe maatwerksysteem en voor het facturatiesysteem SAP. We zijn als team in staat om op ieder moment een nieuwe versie naar acceptatie te brengen. Dit alles tot doel om de business en de gebruiker zo snel mogelijk nieuwe functionaliteit te laten testen (en hier feedback op te genereren).

We kiezen gezamenlijk voor een minimum viable product (MVP)-aanpak. Dat betekent dat een eerste, werkbare versie van functionaliteit wordt opgeleverd waarbij voldoende waarde wordt toegevoegd voor de business. Dit betekent een continue samenwerking tussen ons als agile team en de business, waarbij getoetst wordt of de functionaliteit waarde toevoegt en of het minimaal werkbaar is. Bij het definiëren van een MVP gaan we datagestuurd te werk (“hoe vaak komt iets voor?”).

Om wensen en bevindingen vanuit gebruikerstesten snel op te kunnen pakken hebben we tooling (JIRA) ingericht en deze gekoppeld aan de tooling voor het maken van user stories. Zo hebben we een keten van informatie en hebben we zicht op alle wensen en bevindingen en zijn we in staat om rapportages te maken op velocity, business value en dergelijke. 

“We hebben meer dan eens onze werkwijze aangepast. Als het niet werkt, dan evalueren we het in de eerstvolgende sprint en passen we het aan.” 

Ook zijn we in staat om On the Fly te Deployen (OTFD). Dit om het ongemak van een livegang tot een minimum te beperken voor de business. We hebben een eigen framework gemaakt zodat we als team in staat zijn om loadtests uit te voeren. Zo kunnen we aantonen dat het nieuwe systeem “hoogseizoen proof” is. Ook hebben we een groot deel van de regressietest geautomatiseerd, zodat de functionele testers meer tijd over hebben voor het functioneel testen van de user stories. 

3. We doen het gewoon (samen)
In de retro keken we terug op het proces en de werkwijze in de afgelopen sprint. We hebben meer dan eens onze werkwijze aangepast. We proberen het gewoon en als het niet werkt, dan evalueren we het in de eerstvolgende sprint en passen we het aan. 

Het resultaat

Door de continue aandacht en het najagen op de pijlers is het team steeds beter gaan draaien, wat resulteerde in een hoge kwaliteitsstandaard en een hoge velocity. Daarnaast hebben de diverse technische aanpassingen ertoe geleid dat we beter en sneller in staat zijn om functionaliteit live te brengen. 

Dit alles heeft geresulteerd in een systeem waarbij de internationale voertuighulp en de internationale medische hulpverlenings- en claimsprocessen zijn vervangen en waarbij het financiële systeem SAP is aangepast om de internationale betalingen, doorbelastingen, facturering en BTW-regels goed te laten functioneren. 

Tot slot, naast de oplevering van het systeem is het werken volgens de principes van Agile Scrum en de daarbij behorende vaardigheden overgedragen naar de staande beheerorganisatie. 

Hugo van Els, CIO van Eurocross Assistance, over de opdracht: “De realisatie van dit systeem is voor Eurocross een grote stap geweest. Onze hulpverlening en alle processen daaromheen zijn een omvangrijk en complex geheel, dus het is van levensbelang om dit met de juiste visie, mindset en aanpak te doen. Peter Bosch was een van de sleutelspelers in het team, en de wijze waarop hij in nauwe samenwerking met onze back-office en beheerteams de klus heeft geklaard, is van enorme waarde voor Eurocross geweest.”


Profiel
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius - a company of RoyalHaskoningDHV AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Common Eye Conclusion Count & Cooper CPMview Critical Minds De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Drijver en Partners Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius it's public ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer METRI MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens Mount Consulting MSR Consulting Group NEWCRAFT Ngenious Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Student Consultant Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Velox Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup