Annalise verbetert bedrijfsvoering met geïntegreerde software
Annalise is een adviesbureau op het gebied van market intelligence. Het bureau heeft zich in zijn 35-jarige geschiedenis weten te positioneren als een gevestigde speler in deze niche markt. Met behulp van een nieuwe project management software oplossing, is het Annalise gelukt om beter grip te krijgen op declarabele uren en winstgevendheid.
Het Utrechtse bedrijf richt zich sinds de oprichting in 1973 op het leveren van strategische inzichten en duiding van de markt en de externe omgeving. Hiermee kunnen klanten van Annalise onderbouwd beslissingen nemen voor hun strategie, business development, en marketing & sales. “We bieden belangrijke inzichten in markten, concurrenten en klanten en vertalen deze naar concrete strategieën. Onze aanpak is fact-based en gericht op de kern en het ondersteunen van klanten om echte impact te maken”, vertelt Sander Notenboom, directeur van Annalise.
Bedrijfsvoering professionaliseren
Toen Notenboom vijf jaar geleden aantrad als directeur, was een van de belangrijkste verbeteringen die hij nastreefde het professionaliseren van de interne bedrijfsvoering: “Het was lastig om ‘in control’ te zijn. Declarabele uren van consultants werden bijgehouden in Excel. En het maken van rapportages was niet te doen en dat lieten we dan vaak achterwege door drukte en tijdgebrek”, vertelt Notenboom.
Destijds maakte Annalise gebruik van een apart CRM voor klantinformatie, Excel voor de tijdregistratie en een oplossing van Exact voor de boekhouding. Notenboom besloot dat het beter was om alle informatie in een enkel systeem te consolideren. “Ik heb graag overzicht en wil met 1 druk op de knop weten waar we staan, zodat bijsturen ook nog daadwerkelijk effect heeft”, aldus Notenboom, die toevoegt: “Overigens ging het zakelijk goed, maar het kon beter, vermoedde ik.”
Daarbij kwam ook dat het projectportfolio van Annalise meer complex en gevarieerd was geworden. De afgelopen tien jaar is Annalise Market Intelligence succesvol geweest, laat Notenboom weten. Opdrachtgevers – vooral grote corporates en groot-MKB bedrijven – zijn tevreden over de kwaliteit. Dit heeft er toe geleid dat het adviesbureau alsmaar complexere projecten met ‘high impact’ krijgt toebedeeld, wat ook betekent dat de duur van de projecten is toegenomen. Waar projecten eerst vier tot vijf dagen duurden, zo hebben deze tegenwoordig een omvang van 25-30 dagen en bestaan deze veelal uit meerdere afzonderlijke projectfasen.
Meer grip met Exact Online
Om meer grip op de project- en financiële administratie te krijgen, besloot Annalise Exact voor Project Management, een geïntegreerde software voor project management, CRM en boekhouding, in gebruik te nemen. “Met de Work Breakdown Structure (WBS) kan de toegenomen complexiteit beter worden beheerd, en worden budgetten van de projecten minder vaak overschreden. Deadlines worden over de hele linie vaker gehaald en de klanttevredenheid neemt toe”, licht Notenboom toe.
De consultants van Annalise hebben de nieuwe manier van werken omarmd. Eerder waren ze zo met hun vak bezig dat ze weinig oog hadden voor de administratieve kant van hun beroep. Met de nieuwe software besparen ze volgens Notenboom per week 2 uur op hun administratie. Daarnaast winnen ze wekelijks 2-4 uur aan projectwerkzaamheden dankzij realtime overzicht en bijsturing. “Ze draaien dus minder overbodige projecturen, en Annalise geniet van meer declarabele uren”, licht de directeur toe.
Verder wijst Notenboom op de waarde die het hebben van meer ‘control’ op de voortgang van projecten oplevert, vooral voor de relatie met de klant. “Consultants hebben inzicht in en invloed op de voortgang van een project en voelen zich persoonlijk veel zekerder in hun gesprekken met klanten. Ook hebben consultants meer ruimte voor strategische taken. Hun advies wordt hierdoor waardevoller”, besluit Notenboom.
