Morgens helpt Dienst Justitiële Inrichtingen met scrummen
Adviesbureau Morgens heeft de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) geholpen met het opzetten van een digitaal platform voor integrale managementinformatie. Bij de ontwikkeling van het systeem werd gebruikgemaakt van de Scrum-aanpak. Terwijl dit binnen de grote en klassieke organisatie enige voeten in de aarde had, waren de medewerkers van DJI uiteindelijk zeer te spreken over de methode en het resultaat.
In Nederland is de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) belast met de uitvoering van door de rechter opgelegde straffen en vrijheidsbenemende maatregelen. DJI is een agentschap van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, in opdracht waarvan de dienst zijn taken verricht. De organisatie beschikt door het hele land over 38 locaties – waaronder gevangenissen, jeugdinrichtingen, tbs-klinieken en detentiecentra voor vreemdelingen – en biedt werk aan ruim 13.000 mensen. Daarmee is DJI één van de grootste overheidsorganisaties van Nederland.
Jaarlijks ontvangt DJI 37.000 nieuwe ‘justitiabelen’, de verzamelnaam voor alle mensen die bij DJI zijn ingesloten. DJI is verantwoordelijk voor hun dagelijkse verzorging en werkt op vele manieren met hen samen aan de voorbereiding op terugkeer in de maatschappij. Daarbij gaat de organisatie uit van de volgende missie: “De Dienst Justitiële Inrichtingen levert een bijdrage aan de veiligheid van de samenleving door de tenuitvoerlegging van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen en door de aan onze zorg toevertrouwde personen de kans te bieden een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen.”
Maatschappelijke veranderingen
Bij de uitvoering van deze missie heeft DJI te maken met een constant in beweging zijnde omgeving, waarbij de dienst steeds moet inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. Zo speelt de laatste jaren de aanpak van radicalisering en (terroristisch) extremisme een belangrijke rol, lijkt er een toename te zijn in geweld door verwarde personen en heeft er een aanpassing plaatsgevonden ten aanzien van de levenslange gevangenisstraf, waarbij een gevangene na 25 jaar een gratieverzoek kan indienen. Daarnaast zijn er ook vaak veranderingen in de politiek, zoals in de Tweede Kamer gestelde vragen die ervoor zorgen dat DJI zich moet verantwoorden over uitgaven, risico’s en projecten.
Om als grote overheidsdienst goed op dergelijke veranderingen te kunnen reageren, besloot DJI dat de organisatie toe was aan een digitaal vernieuwingstraject, erop gericht om integrale managementinformatie te realiseren. Hiervoor werd het project ‘Met Informatie Sturen’ (MetIS) in het leven geroepen. Om te helpen bij de uitvoer van dit project, werd de hulp ingeschakeld van Morgens, een adviesbureau dat organisaties, teams en medewerkers begeleidt bij organisatietransities. Op deze manier draagt het bureau bij aan het vergroten van wendbaarheid en voortdurend verbeteren, waarbij erop wordt ingezet klanten organisatiebreed beter te laten presteren.
In de opdracht voor DJI was het belangrijk dat het bureau zowel rekening hield met de ICT-aspecten van het project als met de specifieke wensen van de opdrachtgever, zoals Morgens-partner Mark Elstgeest uitlegt: “Enerzijds een technisch klusje, want dit betekent het koppelen van alle systemen en het daaruit destilleren van een dashboard met de juiste gegevens. Anderzijds speelt de klantvraag een grote rol: welke informatie willen de business controllers inzien en welke verbanden tussen de data willen zij leggen?”
Scrum
Het doel van het project was dat MetIS het centrale platform zou worden voor eenduidige, integrale en betrouwbare managementinformatie ter ondersteuning van de volledige planning & control-cyclus van DJI. Op deze manier moest onder meer worden gezorgd voor het sneller verkrijgen van inzicht en het vastleggen van één versie van de waarheid. Op deze manier ontstaat er geen discussie over cijfers en is betere sturing mogelijk. In verband met de hiervoor benodigde technische innovatie, de grote betrokkenheid van de business en de lange lijst met wensen, is in samenspraak met de opdrachtgever gekozen voor een Scrum-aanpak.
Binnen deze benadering wordt in korte cycli door ontwikkelteams aan producten gewerkt, waarbij de eindgebruikers telkens intensief betrokken zijn. Dit om te zorgen dat de teams alleen dat ontwikkelen wat ook daadwerkelijk waardevol is voor de opdrachtgever. Terwijl Scrum goed aansluit op de doelen van het project – het wendbaarder maken van de organisatie en het verduurzamen van het IT-applicatielandschap – lijkt de aanpak aan de andere kant niet vanzelfsprekend in combinatie met een grote en klassieke organisatie als DJI.
Het was dan ook belangrijk om te zorgen dat er een stevige basis werd gelegd voordat het daadwerkelijke ‘scrummen’ kon beginnen. De adviseurs van Morgens werkten aan het leggen van dit benodigde fundament door aan alle betrokkenen de aanpak en de rollen uit te leggen, de klant spelenderwijs kennis te laten maken met de Scrum-aanpak, de wensen vanuit DJI behapbaar te maken en teamontwikkelingsdagen te organiseren. Na deze eerste stappen heeft Morgens het team van DJI gecoacht en ondersteund in het Scrum-werken en de borging daarvan. Ook maakte het bureau gebruik van interactieve workshops om de prioriteit in verschillende wensen en eisen inzichtelijk te krijgen.
“Het team verwelkomde deze gestructureerde en kortcyclische manier van werken, maar moest ook wennen: er werd meer zelfoplossend vermogen verwacht dan bij een traditionele projectaanpak”, blikt Elstgeest terug. Morgens-consultant Nadine Keunen voegt toe: “Als Scrum Master trad ik op als procesbegeleider en coachte ik de teams op ‘agile werken’, teamsamenwerking, persoonlijke ontwikkeling en afstemming met de Product Owners. Scrum-termen zoals stand-ups, sprints, epics, user stories, refinements en retrospectives vlogen ons om de oren.”
Opbrengst
Terwijl sommige medewerkers van DJI misschien moesten wennen aan de nieuwe manier van werken, toonden ze zich uiteindelijk enthousiast over de resultaten die de aanpak opleverde. Keunen: “De positieve resultaten van het project en verhalen over deze aanpak verspreiden zich. Het aantal Scrum-teams dat samen aan het MetIS-platform werkt, is daardoor flink uitgebreid. Voor DJI is deze manier van werken een wijziging in aanpak. Hiermee is ook ervaren dat Scrum binnen een Prince2 (methode voor projectmanagement, red.) organisatie van toegevoegde waarde is!”
Bovendien is DJI dankzij het ontwikkelde MetIS-systeem nu in staat gegevens vanuit verschillende bronnen met elkaar te combineren en visualiseren in grafieken. “Een belangrijke ontwikkeling met het oog op de toekomst”, besluit Keunen.
Gerelateerd: ICT-bureaus helpen DJI met invulling van IT-functies.
