De negen kenmerken van goed presterende lean teams
Goed presterende lean teams worden gekenmerkt door negen kernfactoren, blijkt uit een proefschrift van organisatieadviseur Desirée van Dun. Leiderschap en organisatiecultuur spelen een uitermate belangrijke rol in het samenbrengen van al deze factoren tot de juiste succesformule.
Lean management heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld van een toverwoord naar een van de meest toegepaste technieken in de zakenwereld. Anno 2015 wordt lean in vrijwel elke sector en in het overgrote merendeel van organisaties gebruikt, ofwel in zijn geheel (procesmanagement; projectmanagement; ICT-processen, software-ontwikkeling), ofwel delen van deze methode als onderdeel van continuous improvement programma's.
Als gevolg van het groeiende belang van lean, zijn academici en onderzoekers de afgelopen jaren in het thema gedoken om inzichten te verkrijgen over de toepassing van lean, volwassenheid, best practices en meer. Zo ook Desirée van Dun, adviseur bij House of Performance en specialist in het verbeteren van prestaties op de werkvloer. In het kader van haar PhD aan de Universiteit Twente onderzocht ze effectief leiderschap en teamdynamiek in organisaties die lean principes toepassen*. Voor haar proefschrift voerde Van Dun vier verschillende studies uit: een literatuuronderzoek, een observatiestudie van zes Lean midden managers, een vragenlijst bij 429 leden en teamleiders van 25 lean teams**, en vijf case studies van goed-presterende lean teams. Van Dun volgde gedurende drie achtereenvolgende jaren vijf lean teams die bij aanvang van de studie zeer goed presteerden. Hierbij verzamelde de onderzoekster data door middel van meelopen, video-observatie, (groeps)interviews, vragenlijsten en door het verzamelen van objectieve prestatiecijfers van de teams.
Uit haar meerjarige onderzoek blijkt dat goed-presterende lean teams een specifieke teamdynamiek hebben die bestaat uit specifieke gedragspatronen, gevoelens en gedachten. Van Dun: “Naast gedrag als informatie delen en prestaties monitoren, moeten teamleden zich veilig voelen om zich uit te spreken en onenigheid te bespreken. En ze moeten ook betrokken zijn bij de organisatiedoelen. Dat vergt dus nogal wat!” In totaal heeft Van Dun negen factoren geïdentificeerd die gezamenlijk zorgen voor een ‘lean team cultuur’.
Om al deze aspecten op hun plaats te krijgen zijn de inspanningen nodig van zowel leidinggevenden als de gehele organisatie. Zo staan het belang van een heldere organisatiestructuur, consistent HR beleid en voldoende tijd en middelen om continu te verbeteren hoog op de lijst van kritische succesfactoren. Ook heeft een lean team baat bij een organisatie die zich in rustig vaarwater begeeft. “Wanneer er onrust is in de organisatie die lang aanhoudt, bijvoorbeeld in een reorganisatieronde, dan heeft dit op lange termijn negatief effect op de lean teamprestaties op de werkvloer,” aldus Van Dun.
Van managers wordt geacht dat ze teamdynamiek stimuleren door goed te luisteren naar hun medewerkers en duidelijk en consequent communiceren over de organisatiestrategie van continu verbeteren. “Hoger management speelt dus een belangrijke rol in het succes van lean teams op de werkvloer. Het ontwikkelde lean leiderschap profiel van specifiek gedrag en waarden kan HR professionals helpen om hun selectie, training en promotie methoden, en daarmee het leiderschap binnen hun organisaties, te verbeteren,” zegt Van Dun.
Op basis van de bevindingen in haar proefschrift gelooft Van Dun dat organisaties hun lean volwassenheid naar een hoger niveau kunnen tillen. De return on investment van lean is namelijk niet vanzelfsprekend, in veel gevallen leidt het niet tot hogere prestaties op de werkvloer. Lean leiderschap is een van de ontbrekende schakels stelt de adviseur. “Om continue procesverbetering te realiseren is een goede samenwerking tussen teamleden en hun leidinggevenden op verschillende organisatieniveaus belangrijk”, sluit zij af.
Desirée van Dun (faculteit Behavioural, Management & Social Sciences, Institute for Innovation and Governance Studies) promoveert op vrijdag 11 december 2015 om 12:45 uur in gebouw de Waaier, Universiteit Twente. Haar onderzoek werd begeleid door Celeste Wilderom van de Vakgroep Change Management & Organizational Behavior.
* Lean gaat om het continu verbeteren van werkprocessen zodat deze zoveel mogelijk waarde toevoegen voor de eindklant.
** Lean teams zijn werkvloerafdelingen, zoals declaratieverwerkingsteams of productieteams, die hun eigen werkprocessen continu verbeteren met lean methodieken.
