Quintop begeleidt Europese transformatie binnen HR Shared Services Centre
Quintop heeft een internationale logistieke vastgoedspeler geholpen met het stroomlijnen van zijn HR-processen binnen het Europese HR Shared Services Centre (HR SSC). Naast het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden is daarbij ook de HR-dienstverlening in veertien Europese landen gestandaardiseerd.
Het HR SSC van het bedrijf ondersteunde veertien Europese landen, maar bevond zich nog in een vroege fase van volwassenheid. Er had geen overdracht plaatsgevonden vanuit de lokale teams, waardoor kennis en eigenaarschap ontbraken.
Daardoor waren de kernprocessen niet ontworpen of gestroomlijnd, en waren de rollen en verantwoordelijkheden van lijnmanagers, recruiters, HR Business Partners en het HR SSC-team onduidelijk. Ook voelde de bredere Europese HR-community zich niet verantwoordelijk voor de kwaliteit van HR-administratie en payroll, wat de situatie verder verergerde.
“Dit leidde tot frustratie bij interne stakeholders, onvolledige HR-data, structurele problemen binnen payroll- en benefits-processen en een negatieve impact op de employee experience”, vertelt Marja van den Tweel, Partner bij Quintop en betrokken bij de opdracht.
Het belang van standaardisatie
In internationale organisaties met een shared services-model is standaardisatie van HR-processen een belangrijke voorwaarde voor consistente dienstverlening, betere datakwaliteit en minder operationele fouten. Tegelijk maakt het duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden mogelijk, zeker wanneer meerdere landen betrokken zijn en er sprake is van lokale uitzonderingen.
Zo ook bij de internationale logistieke vastgoedspeler. Consultants van Quintop begonnen het traject met het ontwikkelen van een gedeelde visie op de employee journey en de zogeheten ‘moments that matter’. Vanuit die visie werden de prioriteiten voor het HR SSC vastgesteld, met als doel de employee experience te verbeteren.
Vervolgens werden de Europese processen voor joiners, movers en leavers ontworpen. Deze werden uitgewerkt in end-to-end procesflows waarin alle betrokken rollen, activiteiten en overdrachtsmomenten zijn vastgelegd. “Onnodige processtappen werden geschrapt en mogelijkheden voor verdere automatisering in kaart gebracht”, licht Marja toe.
Een belangrijk onderdeel van het traject was het inventariseren van pensioen- en benefitactiviteiten per land, inclusief lokale uitzonderingen die noodzakelijk waren voor compliance. Alle processen zijn vervolgens vastgelegd in end-to-end standard operating procedures (SOP’s). “Zo werd gezorgd dat iedere stap eenduidig uitvoerbaar werd voor het HR SSC”, aldus Marja.
Duidelijkheid, kwaliteit en betere employee experience
Met de nieuwe processen is de kwaliteit van HR-data verbeterd, kunnen payrollproblemen beter worden voorkomen en is de rolverdeling tussen betrokken partijen duidelijker geworden. Ook heeft de transformatie bijgedragen aan een betere employee experience in de veertien betrokken landen.
Marja blikt tevreden terug op het traject: “Medewerkers kunnen nu rekenen op een betrouwbaardere en professionelere HR-dienstverlening, terwijl het HR SSC beschikt over een duidelijke processtructuur en heldere verantwoordelijkheden. Tijdens het hele traject is de employee journey het uitgangspunt gebleven voor de ontwerp- en implementatiekeuzes, waardoor procesverbetering en medewerkerervaring nadrukkelijk met elkaar werden verbonden.”
