Quintop helpt FrieslandCampina bij implementatie ServiceNow binnen HR
Na een succesvolle implementatie van ServiceNow binnen de HR-afdeling, heeft FrieslandCampina de medewerkerstevredenheid weten te verhogen en de efficiëntie verbeterd. Quintop ondersteunde het IT-traject als implementatiepartner.
ServiceNow is een IT-platform dat bedrijven helpt om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Het platform wordt voornamelijk ingezet in domeinen zoals IT-service management, klantenservicebeheer en HR-service delivery. ServiceNow automatiseert en integreert functies om de efficiëntie en servicekwaliteit te verbeteren.
Zuivelconcern FrieslandCampina maakt gebruik van ServiceNow in verschillende gebieden, waaronder finance. Vorig jaar is HR toegevoegd aan dit systeem, met als doel de verbetering van de HR-dienstverlening in Nederland door te focussen op medewerkerstevredenheid, efficiëntie en compliance.
HR-automatisering
Bij de start van het project bevond HR-gerelateerde informatie zich verspreid over drie verschillende systemen, wat leidde tot verouderde en onvolledige gegevens. HR-processen werden nog vaak handmatig uitgevoerd, zoals het printen en ondertekenen van formulieren, wat de efficiëntie en compliance beperkte.
FrieslandCampina streefde ernaar om binnen zes maanden ServiceNows HR-module volledig te implementeren, inclusief een uitgebreide HR-kennisbank en diverse HR-aanvraagformulieren, zoals die voor ouderschapsverlof en werkgeversverklaringen.
De grootste uitdaging was het vinden van de balans tussen een snelle livegang en het waarborgen van kwaliteit, vooral gezien de scope van meer dan 100 HR-services en het ontbreken van eigenaarschap en processtromen bij aanvang van het project.
Het versterken van de HR-compliance werd bereikt door de implementatie van ServiceNows HR-module in twee fasen: fase één gericht op de initiële implementatie en fase twee gericht op het implementeren van nieuwe wensen en verbeteringen.
Ondersteuning van Quintop
Voor de succesvolle uitvoering van het project werd de expertise ingeschakeld van Quintop, een adviesbureau gespecialiseerd in HR-vraagstukken, zoals reorganisaties, HR-IT-implementaties, HR-inrichting en HR-procesoptimalisatie. Het gezamenlijke projectteam bestond uit medewerkers van FrieslandCampina, vier consultants van Quintop – Julia Aartsen, Babette van de Wal, Inge Helderman en Estelle Cox – en de implementatiepartner.
Vanuit Quintop vervulden de vier adviseurs belangrijke rollen zoals die van Project Management Office (PMO), Werkstroomleider Process & Experience, Werkstroomleider Knowledge Management en Werkstroomleider Change & Communication. Vanuit die hoedanigheid gaven ze richting aan het project, ondersteunden ze bij besluitvorming en vertaalden ze de wensen van de klant naar praktische richtlijnen voor de implementatiepartner.
“Met onze ondersteuning is de HR-kennisbank nu up-to-date en is alle HR-informatie gecentraliseerd. Veel HR-services zijn daarnaast gedigitaliseerd en geautomatiseerd, wat de aanvraagprocessen voor medewerkers en managers aanzienlijk heeft vereenvoudigd”, aldus de adviseurs.
“Daarnaast hebben ‘Roadshows’ door het hele land bijgedragen aan de vertrouwdheid van gebruikers met het systeem. Bovendien hebben we de overdracht naar de run-organisatie ondersteund en het interne team voorbereid op de voortdurende verbetering van het platform”, voegt het viertal toe.
Zo heeft het project geresulteerd in een goed functionerende frontend en backend van ServiceNows HR-module binnen FrieslandCampina, met geautomatiseerde processen en een centrale HR-kennisbank. Dit heeft niet alleen de efficiëntie verbeterd, maar ook bijgedragen aan een hogere medewerkerstevredenheid en betere compliance.
