HR-afdeling cruciaal voor AI-implementaties: Vier vragen en vier aandachtspunten
Nu bedrijven van groot tot klein druk bezig zijn om AI uit te rollen in hun organisatie, springt één les er duidelijk uit: méér nog dan bij andere digitale transformaties, hangt succes niet zozeer af van de technologie, maar vooral van de mensen. Volgens Wilco Bontenbal van Quintop speelt de HR-afdeling daarom een cruciale rol in AI-implementaties.
Tijdens het implementeren van AI-tools gaat het technisch gezien meestal niet mis. Toch gaat de aandacht vaak als eerste uit naar de technologische kant. Daardoor blijft een belangrijke vraag onbeantwoord: wat betekent AI voor de mensen die het werk doen?
AI verandert niet alleen processen, maar ook de inhoud van functies zelf. Sommige taken worden overgenomen, andere veranderen enigszins, terwijl er ook nieuwe taken bijkomen door AI-oplossingen.
Dergelijke ontwikkelingen hebben directe invloed op medewerkers. Want wat blijft er van hun huidige functie over nu AI in het spel is? Over welke nieuwe vaardigheden moeten ze voortaan beschikken? En is er überhaupt nog plek voor iedereen?
“Hiermee verschuift een groot deel van de impact van AI naar de HR-afdeling”, zegt Wilco Bontenbal, partner bij Quintop. “Wie dit soort gevolgen pas aan het einde van het implementatieproces behandelt, loopt achter de feiten aan. Wie er vooraf over nadenkt, kan sturen.”
Vier vragen
Volgens Bontenbal moeten HR-afdelingen vier vragen beantwoorden voordat een AI-tool live gaat. De antwoorden daarop bepalen namelijk of de livegang soepel verloopt of eindigt in mineur.
1: Welke functies en taken worden geraakt, en in welke mate?
2: Welke vaardigheden zijn straks nodig en welke verdwijnen?
3: Hoe gaan we om met medewerkers van wie het werk verandert of verdwijnt – herplaatsen, omscholen, afscheid nemen?
4: En, niet in de laatste plaats: hoe betrekken we de medezeggenschap en vakbonden op de juiste manier, in elk land waar we actief zijn?
“Vooral die laatste vraag wordt onderschat”, geeft Bontenbal aan. “Als een AI-transitie de inhoud van functies raakt, dan betekent dat in Nederland vaak dat de ondernemingsraad om advies moet worden gevraagd.”
Maar wat in Nederland geldt, geldt niet automatisch elders: medezeggenschap, ontslagbescherming en de rol van vakbonden verschillen sterk per land. Voor een organisatie die actief is in meerdere landen, betekent dit dus dat één HR-aanpak meestal niet volstaat bij het implementeren van AI-oplossingen.
Praktijkvoorbeeld
Neem een groot internationaal bedrijf dat zijn verkoopactiviteiten compleet opnieuw wilde inrichten met AI. Dat raakte dus niet alleen de processen, maar ook de manier waarop het werk gedaan werd. “Daarmee had het dus directe gevolgen voor de inhoud van functies en de samenstelling van teams, in meerdere landen tegelijk”, vertelt Bontenbal.
Quintop was betrokken bij de transitie en droeg bij aan het ontwikkelen van een passende HR-aanpak voor het AI-implementatieproces. Het adviesbureau maakte daarbij onder meer gebruik van de vier eerdergenoemde vragen.
“De winst zat in het vooraf doordenken”, geeft Bontenbal aan. “Door de impact op mensen en de formele trajecten vroeg in kaart te brengen, kon het bedrijf sturen op een zorgvuldig proces in plaats van achteraf brandjes te blussen.”
Vier aandachtspunten
Een AI-transitie die het personeel raakt, vraagt dus om meer dan een technisch implementatieplan. Volgens Bontenbal zijn er vier aandachtspunten die het verschil maken tussen een transitie die beklijft en een die vastloopt.
1: Een heldere impactanalyse die zichtbaar maakt welke functies en vaardigheden veranderen.
2: Een plan voor de mensen achter die functies – ontwikkeling, herplaatsing of een zorgvuldig afscheid.
3: Een doordacht medezeggenschaps- en vakbondstraject dat per land klopt.
4: Communicatie die medewerkers meeneemt in het waarom, zodat de verandering begrepen wordt in plaats van ondergaan.
Omdat AI-transities binnen grote organisaties vaak betrekking hebben op meerdere landen, is het verleidelijk om alles te uniformeren, merkt Bontenbal op. “Maar een aanpak die juridisch en cultureel niet aansluit op de lokale context, kost uiteindelijk meer tijd dan hij bespaart.”
“De kunst is een consistente koers te combineren met lokaal maatwerk”, legt Bontenbal uit. “Organisaties die de impact op hun mensen vooraf doordenken, lopen niet tegen allerlei obstakels aan. De HR-afdeling speelt hierin geen bijrol, maar een hoofdrol.”
