Scenter: Prestatieinkoop maakt aanbesteden effectiever
Een artikel van Jeroen van de Rijt, Senior Consultant bij Scenter, waarin hij aan de hand van een praktijkvoorbeeld ingaat op de voordelen van prestatieinkoop.
Een tijdje geleden hoorde ik van een ICT aanbesteding waar de opdrachtgever graag 24/7 real time gegevens over haar klanten tot haar beschikking had.
De opdrachtgever had een bestek van 440 pagina's geschreven met veel gedetailleerde technische eisen en allerlei minimumnormen. Er moest een database komen volgens een bepaald principe. Daarbij was ‘robuustheid' van de gegevens heel belangrijk: daarom stond op pagina 418 van het bestek dat er een ‘schaduwdatabase 2' gemaakt moest worden door de leverancier in het geval ‘database 1' zou crashen. De leverancier werd ingekocht voor het bedrag van €70.000. Dat vond de opdrachtgever een mooi resultaat, want zelf had hij gedacht dat de opdracht €100.000 zou kosten. Hij had dat jaar sowieso een goed jaar. Veel projecten hadden minder gekost dan gebudgetteerd en hij kreeg een mooie bonus.
Op een dag crashte de database bij de opdrachtgever. ‘Gelukkig had ik op pagina 418 van het bestek geschreven dat er een schaduwdatabase 2 moest zijn', dacht de opdrachtgever onmiddellijk. Hij belde de geselecteerde leverancier. "Wil je me even de gegevens uit de schaduwdatabase geven? ".
Toen ontstond er een interessant gesprek. "De gegevens zomaar geven?", zei de leverancier, "Dat stond niet in het bestek! U kunt van mij de gegevens kopen voor €35.000." De opdrachtgever stond even met zijn mond vol tanden. Dit was niet de bedoeling van het bestek geweest! Maar ja, de leverancier pakte de bestektekst er nog eens bij. Er stond echt alleen maar dat de schaduwdatabase gemaakt zou moeten worden door de leverancier, niet dat de gegevens vervolgens gratis zouden moeten worden gegeven. En zo gebeurde het dat het volgende bestek 880 pagina's werd....
Lesson learned
Welke les zit er achter dit voorbeeld? Minimumnormen worden maximumnormen bij klassieke bestekken. Een leverancier gaat maximaal dat doen wat je van hem hebt gevraagd. Het kan echter ook heel anders: door geen dikke bestekken met minimumeisen te vragen, maar gewoon door de leveranciers een probleem voor te leggen op een hoog abstractieniveau en te kijken welke leverancier het beste de doelstelling gaat realiseren. Dus niet ‘bouw voor mij een database en een schaduwdatabase', maar ‘hoe gaat u voor mij zorgen dat alle gegevens altijd real time en 24/7 beschikbaar zijn?'.
Verder is het belangrijk om de leveranciers te vragen naar de risico's die ze zien en hoe ze deze gaan managen. Dit klinkt als functioneel specificeren en dat is het ook. Maar het gaat veel verder: het gaat om het benaderen van de leverancier als de expert. De expert die als beste de oplossing voor het project kent en tevens commitment afgeeft voor het realiseren van de projectdoelstellingen. Hiermee krijgen we een hele andere samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Van aansturen, managen en inspecteren door de opdrachtgever naar een situatie van loslaten en vertrouwen op basis van performance metrics. En van ‘zoeken naar gaten in het bestek' door de leverancier naar vakmanschap en commitment.
Prestatieinkoop
We hebben gezien dat deze vorm van inkopen, ook bekend als prestatieinkoop werkt: zowel in de publieke sector (Rijkswaterstaat, de Belastingdienst, diverse waterschappen, gemeenten) als in de private sector. Wie volgt?
