PMO’er bij SeederDeBoer: Drie starters delen hun ervaring
Hoe is het om te werken als Project Management Officer? Bij SeederDeBoer weten ze daar alles van – de consultants van het bureau hebben ruime ervaring met PMO-rollen op programma’s en projecten in uiteenlopende sectoren. Drie collega’s delen hun ervaringen.
Maurits van der Scheer werkt sinds begin 2022 bij SeederDeBoer en heeft al meerdere rollen mogen bekleden. Zijn rol als PMO’er bij een programma bij een woningcorporatie is hem goed bijgebleven: “Ik fungeerde als rechterhand van de programmamanager op een IT-implementatieproject. Ik hield me toen zowel bezig met de bovenstroom als onderstoom van de projectwerkzaamheden.”
Zo was hij verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van rapportages, de voorbereidingen van stuurgroepen en andere overleggen, en financiële sturingsinformatie zoals budgetforecast en -realisatie. “Ik faciliteerde het sturingsproces van de programmamanager en voorzag in de informatiebehoefte.”
Vanuit zijn spin-in-het-web-rol – de PMO is hét aanspreekpunt voor mensen die betrokken zijn bij een project – kreeg Maurits ook veel mee van de menselijke kant van verandering. “In mijn rol ving ik veel signalen op die ik deelde met de programmamanager om zicht te geven op de onderstroom in het veranderprogramma.”
Aileen Janssens startte in oktober 2022 bij SeederDeBoer. Ze bracht zo’n negen maanden door in een PMO-rol bij een verzekeringsbedrijf. “Het programma had als focus de ontwikkeling van een nieuw administratiesysteem en de migratie van bestaande data naar het nieuwe systeem. Ik was de rechterhand van de programmamanager.”
“In mijn rol werkte ik ondersteunend door bij stuurgroepen aan te schuiven, voortgangsrapportages te maken, actie en besluitenlijsten bij te houden en risico’s en issues binnen de verschillende teams te signaleren”, legt ze uit.
PMO’ers richten zich doorgaans op de volgende opgaven: reguliere taken die te maken hebben met de projectadministratie (het bijhouden en bewaken van actielijsten, risico’s, financiën), planning en voortgang (het bijhouden van projectplanningen en voortgangsrapportages), coördinatie en communicatie (afstemming met stakeholders) en het bieden van ad hoc-ondersteuning.
Aileen was bij elk van deze vier werkgebieden betrokken. Zo mocht ze bijvoorbeeld ook bijdragen aan de ontwikkeling van een versnellingsplan. “Doelstelling was om de migratie van het oude naar het nieuwe systeem sneller te laten verlopen dan gewoonlijk het geval was. Ik heb meegeschreven aan een plan om dit in de praktijk te bewerkstellingen – dat was een hele leerzame ervaring”, geeft Aileen tot slot aan.
Mees Hermens stroomde eind 2022 het Consultancy Traineeship van SeederDeBoer in. Eerder deelde hij al zijn ervaring over zijn eerste zes maanden. Nu vroegen we hem specifiek naar zijn rol als PMO’er.
“Samen met een ervaren projectmanager verzorgde ik de projectsturing op meerdere projecten in het Financial Economic Crime-domein van Rabobank, met het doel om kwaliteitsscores op te werken”, vertelt hij. “In de eerste weken kreeg ik veel mee van hoe de projectmanager te werk ging en welke projecten er speelden. Na een tijdje werd dit meer eigen en trok ik de projecten naar mij toe om de kwaliteitsscores te behalen.”
“Tijdens deze opdracht wist ik wat er speelde op alle projecten binnen het team, organiseerde ik werksessies, coördineerde ik de communicatie over het project en hield ik de voortgang per projectonderdeel bij. Dit hielp mij om mijn projectmanager nog meer op de hoogte te brengen van de lopende projecten en te ontzorgen in haar werk.”
Slagingskans
Waar Maurits, Aileen en Mees verschillende soorten PMO-rollen hebben mogen vervullen bij uiteenlopende typen organisaties, delen ze ten aanzien van hun PMO-rol wel een gemeenschappelijke conclusie: “Een PMO helpt met het op orde houden van de programmahygiëne. Het zorgt voor structuur en standaardiseert processen. Daarnaast is de PMO een verbindende factor tussen de diverse stakeholders en bevordert de communicatie en samenwerking.”
Hiermee zorgen PMO’ers voor een belangrijke bijdrage aan het succes van een programma of project. “En daarbij geldt ook: het is een hartstikke leerzame en leuke rol”, besluit het drietal.
