‘Een goede PMO’er is onmisbaar voor een programmamanager’
De Programma Management Officer (PMO’er) is een rol die onmisbaar is voor een programmamanager. Maar waarom precies? En wat maakt een goede PMO’er? Om hierover meer te weten te komen gingen we in gesprek met Loes Kistemaker van ITDS, die al verschillende PMO-rollen achter haar naam heeft staan.
Het draaien van omvangrijke, complexe programma’s is geen eenvoudige opgave. Voor de professional die leidinggeeft aan zulke programma’s – de programmamanager – komen allerlei taken, verantwoordelijkheden, risico’s en besluiten om de hoek kijken.
Het is de PMO’er die de programmamanager bijstaat en ontlast met deze en andere taken en die, waar nodig, ook met gerichte acties en adviezen komt. “Een PMO’er zorgt voor structuur in het reilen en zeilen van een programma en is in feite de rechterhand van de programmamanager”, aldus Kistemaker.
“Belangrijke taken die een PMO’er uitvoert omvatten het bewaken van de voortgang van het programma, het monitoren van risico’s en resourcing en de communicatie van voortgang naar alle stakeholders toe”, legt ze uit.
Een goede PMO’er is volgens Kistemaker iemand die gestructureerd, georganiseerd en nauwkeurig is. En die een stevige vinger aan de pols houdt als het gaat om het opvolgen van operationele taken. Verder beschikt de PMO’er over sterke persoonlijke en communicatieve vaardigheden en is betrokken bij het programma en de vele stakeholders. Met andere woorden, de PMO’er fungeert als een ‘spin in het web’.
Maar de toppers gaan nog een stap verder, geeft Kistemaker aan. Zij volgen taken niet blindelings op, maar durven zelf ook initiatief te nemen. “Bijvoorbeeld door op tijd te signaleren als er iets misgaat en daar ook meteen naar te handelen. Of door brandjes te blussen op projectniveau voordat de kwestie het programmaniveau bereikt.”
De samenwerking
Randvoorwaarde is natuurlijk dat de twee rollen nauw en effectief met elkaar samenwerken. Ter illustratie haalt Kistemaker een opdracht aan waarin ze als als PMO’er betrokken was bij een implementatietraject bij een verzekeraar.
“Ik maakte de planningen, stelde de status- en voortgangsrapportages op en voerde verbeteringen binnen het programma door. Mijn programmamanager keek juist verder vooruit: hij maakte de strategische beslissingen, controleerde de voortgang van het programma en stuurde de stakeholders bij.”
“Door elkaar goed op de hoogte te houden, bepaalden we samen wat er nog moest gebeuren. Ik signaleerde welke stakeholders extra geïnformeerd of overtuigd moesten worden om akkoord te gaan met een bepaalde koers. Het was aan de programmamanager om dit verder inhoudelijk op te pakken. Zo hebben we gezorgd voor een succesvolle implementatie.”
