De vele voordelen van een project management office (PMO)
Een project management office (PMO) kan enorm veel waarde opleveren voor projectorganisaties. Van het bieden van structuur en inzicht en het fungeren als centrale communicatiespil, tot het helpen van organisaties bij het verbeteren van de manier waarop ze hun veranderinitiatieven en -projecten insteken.
Zeker de afgelopen tien jaar is de project management office voor veel organisaties niet meer weg te denken, vooral voor bedrijven die grote en complexe programma’s en projecten draaien. De PMO is niet alleen het centrale orgaan voor het managen van projecten, meer nog vormt het de spil tussen projectteams, de business en de staande organisatie.
Jarenlang onderzoek naar de rol, het functioneren en de waarde van PMO’s toont aan dat wanneer de PMO goed wordt ingericht, deze bepalend is voor het succes van de uitvoering van projecten, en voor de tevredenheid van stakeholders.
Mojeo, een adviesbureau uit Maastricht, is gespecialiseerd in het draaien van project management offices. De adviseurs van het bureau hebben vanuit hun ervaring de verschillende voordelen in de praktijk meegemaakt en geven een overzicht van de meest voorkomende voordelen die organisaties tegemoet kunnen zien wanneer ze een PMO implementeren.
1. Het vaststellen van projectdefinities
Een PMO voegt structuur toe aan een project. Vragen zoals ‘wanneer wordt iets een project?’ en ‘welke opbouw/faseringen bevat een project?’ worden beantwoord door een vooropgestelde standaard projectroute van een PMO. Hierdoor kunnen projecten makkelijker met elkaar vergeleken worden.
Daarnaast zorgt een PMO voor uniformiteit door het verschaffen van vaste projecttemplates. Hierdoor heeft de hele projectorganisatie één standaard voor projecten en is glashelder wanneer iets een project is en wanneer niet.
2. Standaardisatie zorgt voor continue kwaliteit
De PMO zorgt voor optimalisatie in zowel het starten als bij het afsluiten van projecten, door het toevoegen van standaardisatie en kwaliteitverhogende maatregelen. De manier waarop een project gestart of afgesloten wordt kan minder afhankelijk gemaakt worden van de voor het project verantwoordelijke projectmanager. Dit zorgt voor doorlopende kwaliteit, wat de slagingskans van het project vergroot.
3. Een integrale planning voor een dynamische projectorganisatie
Projecten zijn bijna nooit statisch na de start. De scope of de benodigde middelen kunnen veranderen en soms moet de planning al na korte tijd weer op de schop. De PMO zorgt voor een integrale planning en maakt een schatting over alle projecten heen.
Door de samenhang tussen alle projecten inzichtelijk te maken wordt de impact op andere projecten duidelijk zodra projecten beginnen te schuiven. Dit is van wezenlijk belang binnen programma’s en portfolio’s.
4. Ondersteuning bij stakeholdermanagement en communicatie
In de basis behoort iedere projectmanager een geweldige stakeholdermanager en communicator te zijn. In de praktijk blijkt dat niet iedere projectmanager hier even goed in is, waardoor projecten wisselende resultaten laten zien. De PMO kan hier de nodige ondersteuning bieden en de organisatie voorzien van een standaard.
Het goed organiseren van de communicatie tussen alle stakeholders van een project behoort tot de belangrijkste taken van een PMO. De taken van de PMO kunnen variëren van het arrangeren van meetings tot aan het verspreiden van alle relevante gespreksverslagen. Zodoende faciliteert en ontzorgt de PMO de communicatie in de projecten.
5. Het daadwerkelijk opvolgen van een businesscase (ook tijdens het project)
De businesscase van een project, daar draait het onder de streep om. Toch wordt deze in de praktijk vaak enkel aan het begin van het project opgesteld om vervolgens niet meer beheerd te worden. Waarom eigenlijk? Wie doet de opvolging van de baten als het project is afgerond en de baten vaak pas gerealiseerd moeten worden in de lijnorganisatie? De PMO kan in dit kader uitkomst bieden.
6. Integraal en centraal georganiseerd resource- en capaciteitsmanagement
Bij organisaties waar veel projecten parallel draaien is nogal eens een gebrek aan inzicht in welke resources, wanneer en hoe lang op welke projecten werken. De PMO helpt inzicht te krijgen in de bezetting van de resources en kan knelpunten helpen oplossen.
7. Optimaliseren, standaardiseren, beheren en verspreiden van inzichtelijke dashboards
Iedere organisatie beschikt vandaag de dag wel over templates van voortgangsrapportages, maar deze worden niet altijd naar behoren ingevuld. Het PMO helpt deze te integreren op portfolio- of programmaniveau in overzichtelijke managementdashboards. Dit zorgt voor realtime inzicht en op data gebaseerde beslissingen.
8. Ondersteunen bij centraal issuemanagement
Wat zijn in een programma de meest prangende issues? Wie zorgt ervoor dat de alarmbellen op tijd afgaan als de issues niet adequaat of tijdig worden opgelost? De PMO biedt uitkomst door een centraal issuemanagement op te zetten. Deze issues kunnen bovendien gebruikt worden op portfolio-/programmaniveau om ‘high level issuemanagement’ mogelijk te maken.
9. Financieel management (per individueel en crossproject)
Budgetopvolging kan door het PMO gestandaardiseerd worden. Zo ontstaat over alle projecten heen een standaard budgetstructuur op basis waarvan ook de kosten per project gerapporteerd kunnen worden.
10. Standaardisatie en ondersteuning bij informatie- en configuratiemanagement
Een PMO kan standaardisatie bieden in het opslaan van belangrijke projectdocumentatie door bijvoorbeeld voor ieder project standaard een ‘sharepoint repository’ aan te maken met een standaard projectstructuur. Vooraf afgesproken naamgeving en configuratiemanagementrichtlijnen zorgen dat deze documenten goed beheerd worden tijdens het project.
11. Facilitaire en secretariële ondersteuning voor de projectorganisatie
Secretariële ondersteuning (denk aan het organiseren van meetings, het verzorgen van de agenda, notulen, aanvragen van toegangspassen, autorisaties et cetera) is een belangrijke ondersteuning die vaak als eerste ingericht wordt.
Helaas schieten veel PMO’s op dit vlak tekort omdat de PMO vaak alleen als ondersteunend gezien wordt en dit de meest logische (en gemakkelijk te organiseren) ondersteuning is.
12. Het centraal inschatten van risico’s
De PMO biedt ondersteuning bij centraal risicomanagement. Door op vaste momenten de projectmanager te triggeren om de risico’s te inventariseren c.q. bij te werken (en hierbij te ondersteunen) kan de PMO kwaliteit toevoegen aan het actief managen van de projectrisico’s.
Bovendien kunnen deze risico’s (net als de issues) dan weer gebruikt worden op portfolio-/programmaniveau om high-level riskmanagement te faciliteren.
13. Changes centraal beheren
De PMO biedt ondersteuning bij centraal verandermanagement. Net als voor issues en risico’s is het waardevol om ook de veranderingen over de projecten centraal op te volgen. Zodoende promoot de PMO het belang van actief ‘verandermanagement.
14. De kwaliteit van projecten waarborgen
De PMO speelt een belangrijke rol in het waarborgen van de kwaliteit van projecten. Zo biedt de PMO ondersteuning bij quality assurance-vraagstukken in de projecten. Afhankelijk van de bemensing van een PMO kunnen vanuit de PMO zelfs audits worden uitgevoerd voor een nog betere projectkwaliteit.
15. Ondersteuning bij het overdragen van projecten naar de lijnorganisatie
In projecten wordt zogeheten transition management nog wel eens overgeslagen. De PMO helpt bij het overdragen van het project naar de lijnorganisatie. Bijvoorbeeld door kennisoverdrachtssessies te organiseren of door op te leveren documentatie bij te houden.
15. Kennis beheersen en toevoegen aan een projectorganisatie
De PMO is binnen de organisatie het centrale aanspreekpunt voor knowledge management op het gebied van projectmanagement. De PMO verzamelt en beheert onder meer de lessons learned en kennis rondom projectmanagementmethodologieën. Daarnaast biedt het trainingen aan of levert voorbeelden van soortgelijke projecten aan. Zodoende voegt de PMO kennis toe aan de projecten.
Als centrale plek voor alle kennis en data zorgt de PMO verder dat data eenvoudig en inzichtelijk wordt gemaakt voor projectmanagers. Op die manier hebben zij reeds voorafgaande aan een project exact in kaart waar eventuele risico’s van soortgelijke projecten in het verleden lagen. Het vergaren en beheren van deze data is volledig de verantwoordelijkheid van de PMO’er.
16. Een hoger projectmanagement volwassenheidsniveau
Tot slot kunnen organisaties met een PMO het volwassenheidsniveau van hun projectmanagement flink opschroeven. De PMO neemt immers een centrale positie binnen de projectorganisatie in en kan daardoor de kwaliteit en standaardisatie van alle projecten door middel van processen en templates sterk beïnvloeden.
De PMO vormt de centrale spil van waaruit projecten worden opgestart, beëindigd en gemonitord. Dit zorgt voor een hogere projectmanagementvolwassenheid binnen de organisatie, wat onder de streep tijd en geld oplevert.
