MOJEO helpt Veiligheidsregio Brabant-Noord met portfoliomanagement
MOJEO heeft de Veiligheidsregio Brabant-Noord geholpen met het naar het volgende niveau tillen van zijn projectmanagement. Door een helder portfolioproces in te richten werd overzicht en inzicht gecreëerd in de lopende en komende projecten.
In de Veiligheidsregio Brabant-Noord werken 11 gemeenten, de brandweer, de geneeskundige hulpverleningsorganisatie (GHOR), de politie, de meldkamer en het Openbaar Ministerie samen op het gebied van brandweerzorg, crisisbeheersing, geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampenbestrijding.
De afgelopen jaren heeft de veiligheidsregio al flinke stappen gemaakt op het gebied van projectmanagement door zelf een projectbureau te vormen en door het IPMA (International Project Management Association)-opleiden van alle projectmedewerkers.
Om het volgende niveau van projectmanagementkennis en -kunde te bereiken kon de organisatie echter nog wel een duwtje in de rug gebruiken. Het projectbureau was ervan overtuigd dat er een flinke verbeterslag gemaakt kon worden op het gebied van inzicht en overzicht over alle initiatieven en projecten, oftewel het portfoliomanagement. Daarom werd de hulp ingeschakeld van MOJEO.
Meer inzicht en overzicht
Namens het projectmanagementbureau startte Eric Menger als Project Management Office-deskundige bij de veiligheidsregio. In negen maanden tijd werkte hij intensief samen met de teamleiders en medewerkers van het projectbureau.
Menger en het projectbureau begonnen met het in kaart brengen van de uitgangspositie. “We hebben het planmatig aangepakt in samenwerking met de leden van het projectbureau door eerst ‘het net op te halen’ en te inventariseren wat er al was”, vertelt hij.
Door in het beginstadium interviews te houden met alle belangrijke stakeholders werd voor Menger snel duidelijk welke aanpak het meest geschikt was. Samen met het projectbureau regelde hij processen in, stelde communicatiestromen op en schoonde sjablonen en het intranet op. Waar mogelijk werd gebruikgemaakt van bestaande applicaties. Dit alles om een goede basis te krijgen voor het nieuwe portfolioproces.
Daarnaast was het van belang om de opdrachtgevers verder te trainen in hun rol binnen de nieuwe projectmanagementkaders. Er werd volop ingezet op het beter inrichten van het portfolioproces en het verschaffen van meer inzicht en overzicht aan het management.
Helderheid in de organisatie
Door het ingerichte portfolioproces heeft de Veiligheidsregio Brabant-Noord nu inzicht en overzicht in zowel de lopende als de aankomende projecten. Voorafgaand aan een nieuw project wordt eerst de vraag gesteld of het wel of geen toegevoegde waarde heeft voor de organisatie.
Bob Heijl, coördinator van het projectbureau, is zeer te spreken over het eindresultaat. “We zijn heel erg tevreden. Het portfolioproces is volledig ingericht en geïmplementeerd. De eerste resultaten zijn zichtbaar, waardoor blijkt dat we nu beter besluiten kunnen nemen. Ook de zichtbaarheid van het projectbureau binnen de organisatie is verbeterd.”
Hij geeft aan dat Menger heeft gezorgd voor helderheid in de organisatie door goed in kaart te brengen welke processen er zijn en welke verbeterd moesten worden. “Eric heeft veel structuur en helderheid gebracht in de bestaande middelen. Het is erg lean uitgevoerd. Daarnaast is hij naadloos opgegaan in het team, ieder teamlid vindt het erg jammer dat zijn opdracht is afgerond.”
Ook Menger zelf blikt tevreden terug. “Samen met het team zijn we erin geslaagd om de samenwerking tussen de diverse afdelingen (kolommen) te versterken zodat de kennis van specialisten nu daadwerkelijk terechtkomt in het project.”
