10 tips voor effectief portfoliomanagement

Portfoliomanagement kan organisaties helpen bij het behouden van grip en bewaken van de samenhang binnen hun project- en veranderportefeuille. In de praktijk lopen organisaties echter tegen allerlei valkuilen aan waardoor portfoliomanagement als een lastige uitdaging wordt ervaren. Aan de hand van hun jarenlange ervaring zetten experts van Mobilee tien tips op een rij die kunnen helpen bij het effectief inrichten en uitvoeren van portfoliomanagement.

1: Een heldere bedrijfsstrategie

Het doel van portfoliomanagement is ervoor zorgen dat projecten maximale waarde toevoegen aan de strategische doelstellingen van een organisatie. Wanneer de strategie echter niet gedefinieerd is, of als doelstellingen dusdanig vaag of breed zijn opgesteld, dan is het lastig om portfoliomanagement goed in te richten.

In de regel moet elk project, idee of initiatief direct te relateren zijn aan één van de strategische thema’s van de organisatie. Als niet duidelijk is waar en hoe iets bijdraagt, dan is het verstandig om de pijlers van het project te herijken.

2: Dien de belangen van alle stakeholders

Binnen elke organisatie zijn er verschillende belanghebbenden, oftewel stakeholders. Dit is ook het geval bij elk project en initiatief. Soms zijn dit dezelfde personen bij meerdere projecten, maar vaker heb je te maken met allerlei verschillende belanghebbenden. En in dat geval hebben zij nooit allemaal dezelfde belangen.

Een belangrijke stap voor effectief portfoliomanageemnt is ervoor zorgen dat een objectief en transparent proces wordt gevolgd in het prioriteren van projecten en het toekennen van geld en middelen. Zo’n objectief proces zorgt dat er betere keuzes worden gemaakt voor de organisatie als geheel.

3: Balans tussen lange en korte termijn

Bewaak de balans tussen langetermijnbelang (innoveren en continu verbeteren) en kortetermijnurgentie (klantuitdagingen en interne fouten in bijvoorbeeld de processen oplossen). Wanneer organisaties zich meer focussen op de lange termijn, voorkomen ze in de toekomst juist urgente vraagstukken. Dan kan de organisatie op dat moment doorwerken aan langetermijndoelstellingen in plaats van altijd maar aandacht geven aan ongeplande spoedjes.

4: Niet te hoog van de toren

Effectief portfoliomanagement bereik je door realiseerbare ambities te stellen in plaats van te uitdagende en onuitvoerbare plannen. Een realistisch portfolio bevat projecten of initiatieven waarmee de organisatie zowel op de korte als de lange termijn waarde toevoegt.

In de routekaart richting de gestelde ambities horen zowel initiatieven om de basis op orde te houden en de continuïteit te waarborgen, ideeën om de bestaande processen of systemen te verbeteren, evenals voldoende focus op innovatie. Hiertoe dienen realiseerbare, gekwantificeerde doelen gesteld te worden.

5: Maak een gerichte keuze in projecten

Bij portfoliomanagement is het zaak om niet te veel hooi op de vork te nemen. Uit meerdere mogelijke projecten dient een duidelijke keuze gemaakt te worden. Doen organisaties dit niet en pakken ze alles tegelijk op, dan lopen ze het risico dat de energie en aandacht van het team te veel verdeeld raakt tussen alle verschillende projecten. Mogelijk komen projecten in dat geval niet af of leveren ze onvoldoende resultaten op.

“Wanneer organisaties zich meer focussen op de lange termijn, voorkomen ze in de toekomst juist urgente vraagstukken.”

Het aanbrengen van focus is dan ook essentieel. Het is beter om met enkele projecten te starten en daarmee al na enkele maanden waarde toe te voegen, dan te starten met alle mogelijke beschikbare projecten om pas na bijvoorbeeld twee jaar resultaten neer te zetten.

6: Ook afhankelijkheden bepalen keuzes

Niet alleen belangen en urgentie hebben invloed op de keuzes die bij portfoliomanagement worden gemaakt. Het is cruciaal om te beseffen dat er tussen projecten ook afhankelijkheden bestaan. Immers, soms is het verstandiger om eerst (een deel van een) project af te ronden alvorens een ander project te starten. Een reden kan bijvoorbeeld zijn dat lessen uit een bepaald project in een ander project in de praktijk gebracht dienen te worden.

7: Governance en samenwerking tussen disciplines

Veel organisaties worstelen bij portfoliomanagement met het vastleggen van de verantwoordelijkheden. Hoe groter een project, des te meer disciplines, groepen of afdelingen betrokken zijn bij de besluitvorming. Het is hierbij essentieel om in afspraken precies vast te leggen wie waarvoor verantwoordelijk is.

Daarnaast is het belangrijk dat alle stakeholders inhoudelijke overeenstemming bereiken over wat het vraagstuk precies is en welke oplossingsrichting daar het beste bij past. Transparante communicatie hierover is daarbij essentieel. Pas als alle stakeholders elkaar goed begrijpen kunnen ze gezamenlijk oplossingen bedenken en de juiste keuzes maken.

8: Het belang van goed overzicht en inzicht

De strategische roadmap staat, er is overeenstemming over de planning bereikt en er ligt een bijbehorend executieplan op tafel. Een goed begin, maar wanneer overzicht en inzicht in alle projecten en initiatieven ontbreken, is dit alles weinig waard. Het ontbreekt bij organisaties nogal eens aan een broodnodige en goede helicopterview.

“The devil is in the details, en zonder die details worden er soms volkomen foute besluiten genomen.”

Niet enkel inzicht in de (status van) projecten is belangrijk, ook inzicht in de businesswaarde die schuilgaat achter een project is essentieel, zeker wanneer een project mogelijk geschrapt wordt. Een ander punt is dat er binnen de organisatie soms onvoldoende kennis is van de afhankelijkheden die tussen de projecten bestaan. Wanneer een project wijzigt of wordt stopgezet, dan heeft dit tal van interne effecten op uiteenlopende bedrijfsonderdelen.

Juist daarom is goed overzicht en inzicht in alle projecten en initiatieven – hun governance (opdrachtgever, projectleider, stakeholders), hun bijdrage/businesswaarde, hun afhankelijkheden en hun resource-inzet – van groot belang.

9: Van idee naar realisatie: iteratief bijwerken

In de zogeheten portfoliomanagement-funnel worden de projecten of initiatieven omgezet in een samenhangende en richtinggevende roadmap of routekaart van veranderinitiatieven. Deze roadmap wordt in het besluitvormingsproces omgezet naar een realistische projectuitvoering.

Goed portfoliomanagement betekent dat projectverantwoordelijken zich ervan bewust moeten zijn dat deze roadmap geen vaste route betreft, maar een route is die een wendbare (agile) aanpak behoeft. Nieuwe inzichten of (externe) ontwikkelingen gedurende de reis kunnen immers maken dat een project flink gewijzigd dient te worden, of zelfs gestopt.

10: Portfoliotools zijn nodig, maar geen heilige graal

De inzet van portfoliomanagementtools heeft voor managers, in het bijzonder in de beginfase, vaak niet de hoogste prioriteit. Vaak is het immers belangrijker dat het portfoliomanagement zelf en de processen en governance eromheen op orde zijn.

Toch is bij portfoliomanagement, zeker naarmate er meer projecten bij komen kijken en alles complexer wordt, de inzet van traditionele tools als Excel en PowerPoint vanaf een bepaald punt niet langer afdoende om gedetailleerde data in te vatten. The devil is in the details, en zonder die details worden er soms volkomen foute besluiten genomen.

Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat nog een project goedgekeurd moet worden, waar enkele experts in de organisatie voor nodig zijn die ook al vol op andere projecten zijn ingezet. Of er moet bijvoorbeeld een project goedgekeurd en een ander project afgekeurd worden, terwijl dat tweede project juist randvoorwaardelijk was om het eerste project succesvol uit te voeren. Deze gegevens zijn onmogelijk in Excel of in PowerPoint bij te houden.