Morgens: Echt datagedreven werken vraagt om verandermanagement
Jennifer Lesmeister en Wouter Roorda werken bij Morgens als Consultant Datagedreven Veranderen. Die functietitel benadrukt precies waar het vaak verkeerd gaat bij organisaties die datagedreven willen worden: ze verwaarlozen het belang van de verandercomponent. We vroegen Jennifer en Wouter hoe ze verandermanagement inzetten om te zorgen dat organisaties niet alleen beschikken over mooie tools, maar ook echt datagedreven gaan werken.
Voor consultants is het inmiddels een bekend verschijnsel: organisaties willen mee in de digitale vaart der volkeren, maar onderschatten de inspanning die dit vereist. Ze vertrouwen op de kracht van geavanceerde technologieën, zonder voldoende oog te hebben voor het feit dat deze alleen waarde hebben wanneer medewerkers ze effectief kunnen én willen inzetten.
Zo wordt peperdure software aangeschaft, maar blijven de gehoopte resultaten grotendeels uit. Of er wordt een prachtige IT-oplossing geïnstalleerd, zonder dat goed en wel is vastgesteld in hoeverre die de specifieke doelstellingen van de organisatie dient.
Jennifer Lesmeister en Wouter Roorda zien hetzelfde vaak gebeuren bij organisaties die de beloofde vruchten willen plukken van data science. Als Consultant Datagedreven Veranderen bij Morgens helpen ze publieke organisaties passende oplossingen te selecteren én te zorgen dat deze daadwerkelijk optimaal worden gebruikt door de medewerkers.
Hoi Jennifer en Wouter. Verandermanagement is cruciaal in jullie aanpak. Spelen hierbij nog extra bijzonderheden wanneer het gaat om datagedreven werken?
Jennifer: “Voor een groot deel komt het denk ik overeen met andere projecten. Wel denken mensen bij datagedreven werken volgens mij nóg minder aan het veranderkundige element dat ook belangrijk is. Klanten denken vaak in termen van de datagedreven oplossing of de nieuwe tool, terwijl dat eigenlijk het middel is om meer inzicht en grip te krijgen op het proces, en niet het doel op zich.”
Wouter: “Je hebt ook wel wat basiscompetenties op het gebied van data nodig om enigszins datagedreven te kunnen werken. Tijdens het project moet er dus ook aandacht zijn voor het ontwikkelen van deze skills en mindset bij werknemers. Daarnaast heb je een aantal randvoorwaarden voordat je kan beginnen met datagedreven werken. Je moet bijvoorbeeld wel data van enige kwaliteit hebben om datagedreven te kunnen werken.”
Jennifer: “Soms helpen we klanten daarom ook met het SMART maken van hun doelen en strategie en het opstellen van kpi’s, zodat ze wel steeds meer richting datagedreven werken kunnen gaan.”
Hoe combineren jullie je inhoudelijke kennis van datagedreven werken met de benodigde aandacht voor verandermanagement?
Wouter: “Bij Morgens hebben we zowel collega’s in huis die sterk zijn op het veranderkundige element als collega’s die sterk zijn met data-oplossingen. Voor we een nieuw project starten, kijken we wat er nodig is: de datacomponent of de verandercomponent. Dat kan, want we hebben beide expertises in huis en haken de consultants aan die op dat moment nodig zijn.”
“Werknemers moeten vertrouwen hebben in de data maar er ook zelf mee kunnen werken, zodat het iets van henzelf wordt en er zelfstandig mee aan de slag kunnen.”
Jennifer: “Zelf kies ik er ook heel bewust voor om naast het bouwen aan de dataoplossing ook te denken aan het meenemen van de gebruikers. Voordat ik een oplossing maak, ga ik veel in gesprek met de werknemers die het uiteindelijk moeten gebruiken zodat de oplossing echt aansluit bij hun wensen.”
“Tijdens het project zorg ik daarmee voor genoeg draagvlak en bewustzijn bij de gebruikers, zodat mijn dataoplossing bij medewerkers aanslaat en ze zelf ook enthousiast zijn om ermee aan de slag te gaan.”
Wat zijn de belangrijkste elementen in het zorgen dat organisaties niet alleen de tools in huis hebben, maar ook daadwerkelijk datagedreven werken?
Wouter: “Het helpt heel erg om de dataoplossingen en de datagedreven manier van werken te koppelen aan de processen binnen de organisatie en deze op te nemen in de bestaande overlegstructuren. Bijvoorbeeld door een dashboard een vast agendapunt te maken tijdens een regulier overleg.”
“Het is dan ook belangrijk dat je het met elkaar hebt over de data en wat het betekent. Als je op basis daarvan acties bepaalt, zorg je ervoor dat data ook gedrag kan gaan sturen in plaats van dat het alleen maar ergens op een server staat waar mensen het zelf moeten gaan bekijken.”
Jennifer: “Het datagedreven werken moet wel leven bij de werknemers. Ze moeten vertrouwen hebben in de data maar er ook zelf mee kunnen werken, zodat het iets van henzelf wordt en ze zelfstandig hiermee aan de slag kunnen. Daarom vind ik het ook zo belangrijk om de gebruikers goed mee te nemen in het ontwikkelen en implementeren van datagedreven oplossingen. Uiteindelijk blijven ze er alleen maar mee werken als ze het zelf nuttig vinden.”
Wouter: “Dat gaat het makkelijkste als de gehele organisatie onderkent dat de transitie maken naar datagedreven werken ook – of misschien zelfs – vooral een verandervraagstuk is. Ook het managementteam moet zich ervan bewust zijn dat daar ook tijd en ruimte voor gemaakt moet worden. Als consultant houden we daar in ieder geval altijd rekening mee.”
Kunnen jullie een concreet voorbeeld geven van een project waar jullie aanpak tot succes leidde?
Jennifer: “Ik heb een grote overheidsinstantie geholpen met het kwantificeren van doelen, opstellen van kpi’s en bouwen van een dashboard. Vanuit een datablik werk je dan toe naar doelen die SMART zijn, een lijst van indicatoren en een werkend dashboard. Maar om het project te laten slagen en langdurige positieve verandering te brengen, moest er ook een transitie naar meer datagedreven werken volgen.”
“Datagedreven werken betekent niet dat je puur op basis van data beslissingen gaat nemen.”
“Daarom nam ik vanaf het begin de werknemers mee in dit proces en maakte ik hen gedurende het project bewust van de principes achter datagedreven werken. Door hen te leren om meer te denken in meetbare, kwantitatieve resultaten die iets zeggen over de voortgang die ze maken op hun kwalitatieve doelen, ontstond ook een shift in mindset en werkwijze.”
“Als gebruikers aan de andere kant niet goed zijn meegenomen in de ontwikkeling van het dashboard kan dit tot veel weerstand leiden bij de implementatie. Een dashboard kan immers voelen als controleren. Omdat ik vanaf het begin tijd maakte voor het veranderkundige element van dit project was er juist veel draagvlak en enthousiasme onder de medewerkers.”
Tot slot, zijn er nog misverstanden rond datagedreven werken die jullie de wereld uit willen helpen?
Wouter: “Ik denk dat het goed is om nog eens te benoemen dat datagedreven werken niet betekent dat je puur op basis van data beslissingen gaat nemen. De ervaring van de medewerker, de context en het onderbuikgevoel blijven belangrijk. Het gaat juist om het combineren van data met de signalen vanuit het veld.”
Jennifer: “Soms missen mensen denk ik ook nog de voordelen van datagedreven werken. Als het een ver-van-je-bed-show is, dan is het onduidelijk wat je er eigenlijk aan hebt. Maar ik geloof dat je veel beter kunt sturen als je meer inzicht in je processen krijgt. Datagedreven werken zorgt voor meer grip.”
Wouter: “Het hoeft ook niet allemaal in één keer. Je kunt best laagdrempelig en klein beginnen met het implementeren van datagedreven werken. Soms lijkt het alsof de hele organisatie opeens om moet, maar kleine veranderingen kunnen ook al impact maken. In feite kun je er vandaag mee starten.”
