Dijkversterking Hansweert: TWST begeleidt samenwerking in twee-fasen-proces

24 januari 2023 Consultancy.nl 7 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Bij infraprojecten wordt steeds meer gewerkt met een nieuwe manier van aanbesteden: in het twee-fasen-proces volgt de prijsbepaling voor de bouwfase pas na de ontwerp- of engineeringsfase. Dat moet (financiële) risico’s verkleinen, maar zo’n nieuwe manier van samenwerken brengt uiteraard ook uitdagingen met zich mee. Zo ook bij dijkversterkingsproject Hansweert. TWST ondersteunt de samenwerking tussen Waterschap Westerschelde en bouwcombinatie Answest.

De afgelopen jaren haalden grote infraprojecten met enige regelmaat het nieuws, en vrijwel nooit omdat ze zo soepel verliepen. Neem de bouw van Zeesluis IJmuiden. Het project liep 2,5 jaar uit en vanwege een ontwerpfout draaide de bouwer op voor een verlies van €200 miljoen.

Andere bekende voorbeelden zijn het Zuidasdok en Knooppunt Hoevelaken, waar bouwers afhaakten of het project werd stop gezet. En bij de wegverlenging van de A15 bij Nijmegen stapten VolkerWessels en BAM zelfs uit de lopende tender.

TWST begeleidt samenwerking in twee-fasen-proces

Wat deze projecten allemaal gemeen hebben, is dat ze werden aanbesteed via het inmiddels berucht geworden UAV-GC. In een tijd waarin infraprojecten almaar complexer worden, legt deze contractvorm (te) veel risico bij de opdrachtnemer, zo klaagden aannemers. In 2019 onderschreef McKinsey & Company deze conclusie in een onderzoek in opdracht van Rijkswaterstaat.

Op advies van het strategiekantoor stapte Rijkswaterstaat over op een andere contractvorm: het twee-fasen-proces. Doordat de prijsbepaling daarin pas plaatsvindt na de ontwerp- of engineeringsfase, geeft deze contractvorm meer ruimte voor afstemming en overleg, wat de (financiële) risico’s moet beperken.

Dijkversterking

Ook andere opdrachtgevers werken steeds vaker met de nieuwe contractvorm. Zo ook in het dijkversterkingsproject bij Hansweert, een Zeeuws dorp gelegen aan de Westerschelde. Vijf kilometer dijk is niet veilig genoeg bevonden en wordt daarom versterkt. Hiervoor werken het Waterschap Scheldestromen en de aannemerscombinatie Van Oord en KWS samen.

Robert Oskam van TWST ondersteunde Van Oord en KWS (die samen optrekken onder de naam Answest) bij het goed inrichten van de samenwerking met de opdrachtgever.

“We gingen onder andere aan de slag met de Belbinrollen, teamrollen die nodig zijn in een goed functionerend team en tussen teams”, legt hij uit. “Daarnaast schonken we de nodige aandacht aan het besluitvormingsproces en besturing. Met andere woorden: er is aandacht voor de harde ontwerpkant en de adaptieve interactiekant van samenwerking.”

Tegenvallers beetpakken

Ook onderhoudt Oskam nauw contact met het waterschap, om de samenwerking verder te versterken. Samenwerking is ook direct het sleutelwoord binnen het twee fasen-proces, legt hij uit.

“Eerder had je kortgezegd de tenderfase en de uitvoeringsfase. Nu volgen na de tender niet één, maar twee fasen. In de eerste van die twee fasen werk je als opdrachtgever en opdrachtnemer nu veel eerder en intensiever samen. Zijn beide tevreden over de eerste fase? Dan wordt de doorgezet naar de uitvoeringsfase. Op Hansweert was de eerste fase ingericht als een bouwteam.”

“Het idee van het twee-fasen-contract is dat je die eerste fase echt benut om die tegenvallers van de toekomst in kaart te brengen.”

Dit moet de valkuilen van een traditioneel tenderproces omzeilen. Daarin is de doorlooptijd om tot een goede aanbieding te komen vaak (te) kort. En ontbreekt er nog veel informatie, in het bijzonder over mogelijke risico’s. Na die fase zijn er daarom nog altijd veel onzekerheden.

“Dan zaten er soms onbedoeld ‘fouten’ in de aanbieding”, legt Lennart Booster uit, projectmanager van Answest. “Die komen pas later aan het licht. Het idee van het twee-fasen-contract is dat je die eerste fase echt benut om die tegenvallers van de toekomst in kaart te brengen, vast beet te pakken en daar goede afspraken over te maken met elkaar.”

“We hebben alle contracteisen samen doorleefd”, voegt Pol van de Rest toe, technisch manager bij waterschap Scheldestromen. “Daar ontstaat anders in een later stadium nog weleens onenigheid over, omdat je deze op verschillende manieren kan interpreteren. Deze discussie hebben we nu gehad voordat we het contract overeenkwamen.”

Bouwen aan voorspelbaarheid

Waar het project nog in volle gang is, zijn Booster en Van de Rest voorlopig zeer te spreken over het twee-fasen-proces. Booster: “Het is ook in ons belang om als aannemers aan de voorkant meer tijd te krijgen om over de risico’s na te denken. We kunnen financiële consequenties beter in beeld brengen en beter de juiste allocatie geven. Dat ging minder soepel door tenderdruk of het willen winnen van projecten.”

“Nu hadden we inderdaad een lange voorbereidende fase waarin we veel dingen echt samen hebben opgepakt, met als doel de volgende fase voorspelbaar in tijd, geld en kwaliteit te laten verlopen voor beide partijen”, beaamt Van de Rest. “Of dat zo is moet natuurlijk nog blijken, maar wij denken absoluut van wel.”

Een ander tempo

Voorlopig veel enthousiasme dus over het twee-fasen-proces. Maar deze manier van samenwerken is natuurlijk wel nieuw voor iedereen. “Dat is sowieso wennen en schakelen voor veel mensen, om in die bouwteammodus te komen”, geeft Van de Rest aan. “Collega’s zitten ineens sámen met de aannemer en werken gezamenlijk naar één projectdoel toe.”

“We hebben in dit traject van TWST ook geleerd dat we niet álles uit hoeven te leggen.”

Met name voor de aannemer kan het vragen om een beetje extra geduld. Booster: “We zijn gewend als aannemer om aan te pakken, door te pakken en snel besluiten te nemen. Dat is in zo’n samenwerking anders. Het heeft een ander tempo, en je moet aan elkaars werkwijzen wennen.”

“De eerste fase heeft 2,5 jaar geduurd en er is buiten nog maar weinig gebeurd”, legt hij uit. “Dat ligt niet iedereen. Als je bij een aannemer werkt heb je het idee van 6-7 weken voorbereiden, dan doe je die mensen geen plezier om te zeggen dat ze twee jaar op kantoor moeten zitten.”

Oskam adviseerde over de nieuwe manier van samenwerken. “We hebben in dit traject van TWST ook geleerd dat we niet álles uit hoeven te leggen”, vertelt Booster. “Omdat we graag transparant wilden zijn hadden we die neiging wel. We hadden als doel transparantie, maar dan krijg je ook op elk onderdeel weer vragen. Dat vertraagt de samenwerking soms onnodig.”

Fly on the wall

Inmiddels is de bouwteamfase – fase één – afgerond. Daarmee is de daadwerkelijke uitvoering nu begonnen. Ook daarin wordt de samenwerking ondersteund door TWST.

“Naast periodieke project follow-ups ondersteunen we middels sparring en (business) coaching”, aldus Oskam. “Ook bieden we begeleiding in het werk, bijvoorbeeld als ‘fly on the wall’. In het werk gebeurt ‘het’ ten slotte. Daar kan TWST observeren, in actie reflecteren en de teamleden in het moment anders laten kijken, denken en doen in de samenwerking.”

En waar die uitvoering ongetwijfeld nog gepaard zal gaan met uitdagingen, voorzien Booster en Van de Rest dankzij het lange en zorgvuldige voortraject minder tegenvallers dan onder de traditionele contractvorm.

“We onderschatten bijvoorbeeld de uitvoeringstijd niet”, legt Van de Rest uit. “We hebben relatief lange zettingstijden en moeten daardoor de versterking uitvoeren met tussenperiode. Dat nemen we nu al op voorhand heel goed mee.”

“We hebben veel kennis in huis vanuit de eerste fase”, vult Booster aan. “Er worden nu nieuwe mensen toegevoegd in de teams omdat we richting uitvoer gaan. Het mooie is dat we de lessen die we in de eerste fase opdeden dus ook echt sneller mee kunnen nemen in de uitvoering.”