Hechte samenwerking sleutel tot succesvol infraproject A9

Met een budget van zo’n €700 miljoen is de weguitbreiding van de A9 Gaasperdammerweg tussen Holendrecht en Diemen een van de grootste infrastructuurprojecten van de afgelopen jaren. De uitbreiding moet zorgen voor een flinke versoepeling van de doorstroom van auto’s en een betere aansluiting op de A1 en A2. Een unieke integrale manier van samenwerking tussen Rijkswaterstaat en het uitvoerende consortium IXAS speelt een grote rol in het garanderen dat het omvangrijke project aan de hoge kwaliteitseisen voldoet en binnen het geplande tijdspad wordt opgeleverd. Tijdens het gehele traject – van tender tot en met uitvoering – wordt IXAS ondersteund door organisatieadviseurs van TWST.

Afgelopen zomer was het dan zover: op de geplande beschikbaarheidsdatum werd beschikbaarheidscertificaat door Rijkswaterstaat afgegeven aan IXAS. Hiermee bereikte het uitvoerend consortium IXAS na vijf jaar hard werken een belangrijke mijlpaal in een bijzonder uitdagend wegenbouwproject. Dit werd gezamenlijk met een groot feest gevierd. Het grootste technische hoogstandje? De aanleg van een ruim drie kilometer lange tunnel, de één-na-langste autotunnel van Nederland en de enige met een op- en afrit in de tunnel zelf.

Tijdens de bouw van de tunnel moest het verkeer op de Gaasperdammerweg gewoon door kunnen blijven rijden en diende de hinder voor weggebruikers en omwonenden tot een minimum beperkt blijven, en dat allemaal in een 90.000 inwoners tellende woonwijk. In een tijd waarin grote bouwprojecten regelmatig het nieuws halen vanwege jarenlange vertragingen en astronomische kostenoverschrijdingen, wist IXAS de negen kilometer lange weguitbreiding van de Gaasperdammerweg ruim binnen de tijd en met een minimale budgetoverschrijding te realiseren. Dit succes wordt door de betrokken partijen grotendeels toegeschreven aan de bijzondere samenwerking tussen opdrachtgever Rijkswaterstaat (RWS) en opdrachtnemer IXAS.

Ruimte voor iets nieuws

Het verhaal begint in 2011, als toenmalig minister van Verkeer & Waterstaat Melanie Schultz van Haegen het tracébesluit ondertekent waarin wordt besloten tot de verbreding van een deel van de A9, inclusief de Gaasperdammerweg. Dit zuidelijke uiteinde van de A9 loopt van knooppunt Holendrecht tot knooppunt Diemen. Daarmee vormt de weg een belangrijke verbinding tussen de A2 en de A1. Als soort van tweede ringweg, is dit deel van de A9 – dat door de Zuidoostelijke stadsdelen van Amsterdam voert – uitgegroeid tot een zwaarbelaste route. De weguitbreiding moet de doorstroom op deze belangrijke verbindingsweg verbeteren.

Als de tender voor het project wordt uitgeschreven, vormen Ballast Nedam, Fluor en Heijmans het consortium IXAS om gezamenlijk met een ontwerpvoorstel te komen. Ter begeleiding van de samenwerking, zowel intern als met opdrachtgever RWS, is TWST-partner Anja Ringerwöle vanaf het begin betrokken bij het project. In deze tenderfase wordt de basis gelegd voor de unieke samenwerking tussen alle betrokken partijen. Een samenloop van omstandigheden creëert de ruimte om deze tender met een nieuwe aanpak vorm te geven. 

Ten eerste is er in de nasleep van de bouwfraude sprake van een vertrouwensbreuk tussen opdrachtnemers en opdrachtgevers, waardoor er uitsluitend nog wordt gewerkt via contracten, boetes en maatregelen. Ten tweede is er net een nieuwe landelijke tunnelstandaard ontwikkeld, die zowel aan de opdrachtgevers- als opdrachtnemerskant zorgt voor extra druk om te presteren conform de nieuwe regels. Ten derde wordt de tender ook nog eens uitgeschreven op het dieptepunt van de crisis in de bouwsector. Er was dus behoefte aan een andere aanpak, aan beide kanten van de tafel. 

“Het was op dat moment het enige project van die omvang”, vertelt Helen Miley, contractmanager bij RWS: “Daardoor was veel talent enthousiast en bovendien beschikbaar. Zowel aan RWS-zijde als aan IXAS-kant verzamelde zich een groep mensen die er helemaal voor wilden gaan en ook de kwaliteiten bezaten om van het project een succes te maken.” Al met al zorgen deze factoren ervoor dat beide kanten openstaan voor een nieuwe benadering van het tenderproces, waarbij minder vanuit de techniek gekeken wordt en meer vanuit de klantvraag. 

Mensen maken het project

Hierbij wordt door het tenderteam continu gezocht naar een balans tussen formeel en informeel samenwerken. Waar nodig, worden harde afspraken gemaakt en contractuele stukken opgesteld, maar over alles wat formeel moet worden vastgelegd, wordt ook via de informele weg overeenstemming bereikt: “Voorafgaand aan formele overleggen, belden we altijd met elkaar om te zorgen dat we van elkaar wisten wat de belangen waren. We bespraken hoe we zaken voor elkaar konden krijgen en waar de speelruimte zat,” stelt Aris van Erkel, namens Ballast Nedam TTI-manager van IXAS. Hij voegt toe dat dit vroeg om emotioneel wendbare mensen die in staat zijn te schakelen tussen het formele en informele: “We hebben afscheid moeten nemen van de mensen die dat niet konden of wilden.”

De aandacht voor dergelijke criteria is illustratief voor de wijze waarop het projectteam wordt samengesteld. Bij het selecteren van mensen wordt niet alleen gekeken naar technische kennis maar ook naar zaken als karakter en intrinsieke motivatie. “Ook al gaat een tender om de techniek van beton en staal. Een tender win je met je mensen,” aldus Peter Schouten, namens Fluor Infrastructure EPCM-projectdirecteur bij IXAS. Vanaf dag één staat het bouwen van een goed team dan ook centraal bij IXAS. 

“Het team van IXAS was een team dat Champions League-niveau kon en wilde spelen.”
_{– Helen Miley, contractmanager bij RWS}

In de tenderfase zijn er meerdere partijen die zeer goed beslagen ten ijs komen en het project gegund kunnen krijgen. IXAS laat diversiteit in karakters, ervaring en kennis zien en zorgt voor een team met ambitie, focus en energie. Een team dat zaken durft te benoemen en dat bereid is voor elkaar door het vuur te gaan. Dit blijft niet onopgemerkt bij opdrachtgever RWS, dat zelf ook een team van hoog niveau heeft geformeerd. Al in de eerste formele bijeenkomst tussen de partijen tijdens het aanbestedingstraject springt de groep in het oog: “Het team van IXAS was een team dat Champions League-niveau kon en wilde spelen”, aldus Miley: “Een team dat inventief was, begrip had van de techniek, maar ook het politieke spel kon spelen. Toen ontstond de openheid om het echt samen te gaan doen.”

RIXWAS

Nadat IXAS de gunning binnenhaalt, kan er echt aan de uitvoering van de megaklus worden begonnen. Al tijdens de eerste alignmentdag na de gunning komt Frank de Vries van RWS met de naam RIXWAS, een samentrekking van RWS en IXAS. De naam blijkt uiteindelijk symbolisch voor de bijzondere en hechte samenwerking tussen de opdrachtgever en -nemer: “Als ik RIXWAS hoor dan word ik warm, dat raakt me nog steeds”, geeft Miley aan. “Het is een groep mensen die heeft geloofd dat ze samen dit project konden maken.” 

De adviseurs van TWST spelen een belangrijke rol in het mogelijk maken van deze samenwerking: “Wij hielpen de projectdirecteur en het managementteam van IXAS vooruit te kijken en te anticiperen”, vertelt Ringerwöle: “Dit betekent dat we ons bezighielden met zaken als stakeholdermanagement, werkstrategie en teambegeleiding. Wat is er in de volgende fase van het project van belang voor RWS en voor de realisatie van het project? Hoe organiseren we dit binnen IXAS?”

Verder begeleidt TWST regelmatig project follow up sessies (PFU’s) van de teams van IXAS en RWS. Robert Oskam, partner bij TWST: “Dan bespraken we de voortgang en de onbespreekbare zaken: Wat gaat er goed? Wat gaat er niet goed? Wat leren we hiervan en gaan we anders doen?” Schouten vult aan: “Dan zorgde TWST ervoor dat echt de ‘fish on the table’ kwam. Waar staat spanning op het project? En hoe gaan we dat samen oplossen? Wat is hiervoor nodig?” 

Samen leren

Net als bij de oorspronkelijke samenstelling van het team, wordt ook tijdens de uitvoering goed in de gaten gehouden dat de juiste mensen worden ingezet. Wanneer Schouten vanuit één van de partijen binnen het consortium ‘bankzitters’ krijgt aangereikt – mensen die even zonder project zitten – wijst hij hen in veel gevallen af: “Het gaat erom continu alleen maar mensen bij het project te betrekken die op dat moment passen en die er helemaal voor willen gaan.”

Dit past ook binnen de hechte samenwerking die centraal staat in het gehele traject: “We wilden gedurende het project zoveel mogelijk blijven werken met de mensen met wie we begonnen waren”, aldus Schouten. “We wilden samen leren. Dat deden we door nieuwsgierig te zijn naar elkaar en elkaars belang en transparant te zijn.” Dit maakt het behouden van het aanwezige talent ook een stuk eenvoudiger. De bijzondere cultuur zorgt ervoor dat de mensen intrinsiek gemotiveerd zijn om tot het eind te blijven. Dat geldt ook aan RWS-zijde.

Stick to the plan 

Ook ten aanzien van het plan wordt de continuïteit goed bewaakt. Omdat iedereen bij de aanvang van het project een goed begrip heeft van het complexe ontwerp van de weguitbreiding, is het belangrijk de verleiding te weerstaan om telkens nieuwe dingen toe te voegen om het nog mooier en beter te maken. Daarmee ontstaat het risico dat er te veel wordt afgeweken van de oorspronkelijke plannen, en zich onverwachte problemen voordoen die de planning en het budget in de war schoppen.

“Er heerst aan beide kanten trots op hoe er is samengewerkt. Zowel mensen van IXAS als van RWS hebben het gevoel dat het ‘mijn tunnel’ is als ze er nu langs rijden.”
_{– Peter Schouten, projectdirecteur bij IXAS}

“‘Stick to the plan’ was het credo van IXAS”, geeft Oskam aan: “Vanuit TWST hielpen we het team om integraal te blijven werken en voortdurend de afstemming met elkaar en RWS te houden. Wij letten erop dat men vanuit het grotere doel en gezamenlijke belangen opereerde. Vervolgens ondersteunden we als coaches ‘on the job’ het MT van IXAS in hoe ze de eigen teams hierin konden betrekken. En hielpen we de organisatie-inrichting en manier van werken per fase vorm te geven met de projectdirecteur.”

Deze MT-dagen blijken vaak zeer welkom, aangezien het werken in een consortium veel vraagt van partijen: “We vonden elkaar altijd binnen het MT van IXAS in het bedienen van de opdrachtgever en de gezamenlijke ambitie, maar lang niet altijd op de gezamenlijke aanpak”, vertelt van Erkel: “Hierdoor ontstonden soms strubbelingen, bijvoorbeeld over staffing-besluiten, en werden issues soms buiten de reguliere overlegmomenten beslecht. Gelukkig hadden we wel altijd een consistent verhaal richting de opdrachtgever.”

Mijn tunnel

Dergelijke strubbelingen laten zien dat de samenwerking natuurlijk ook weleens stroef verloopt. Het lukt niet altijd om integraal met elkaar te werken en soms staat er zoveel druk op het project dat mensen heel hard werken en toch de deadlines niet halen. “Ja, we hebben er allemaal weleens van wakker gelegen, er is geëscaleerd, soms werd het spel hard gespeeld en raakte het mensen ook persoonlijk. Maar altijd hard op de inhoud en zacht op de man”, stelt Miley. 

De betrokkenen kijken dan ook allen met een goed gevoel terug op de samenwerking: “IXAS is een succes voor de opdrachtgever. Het eindproduct is goed en tijdig gerealiseerd”, stelt Schouten. “Er heerst aan beide kanten trots op hoe er is samengewerkt. Zowel mensen van IXAS als van RWS hebben het gevoel dat het ‘mijn tunnel’ is als ze er nu langs rijden. We kunnen nu al terugkijken op een bijzondere prestatie: er is maar liefst drie keer sneller gebouwd dan normaal gebeurt en ook nog eens met veel minder dossiervorming.”

Blijven leren

De weguitbreiding van de A9 zit nog in zijn afrondende fase – er wordt op duurzame wijze nog een heel park gerealiseerd op het dak van de tunnel – maar een deel van de betrokken partijen is alweer druk bezig met de volgende tunnel: in Rotterdam werken onder meer RWS en Ballast Nedam aan de Blankenburgverbinding, die de A20 bij Vlaardingen verbindt met de A15 bij Rozenburg. Voortbouwend op het succes van de Gaasperdammerweg wordt hierbij opnieuw ingezet op een hechte samenwerking tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Opnieuw wordt deze samenwerking ondersteund vanuit TWST.

“Hierbij gebruikt men ook de inzichten over de bijzondere samenwerking uit het wetenschappelijk onderzoek van TU Delft Hoogleraar Marcel Hertogh en voorzitter COB-begeleidingscommissie, genaamd ‘Leren van de Gaasperdammertunnel’”, vertelt Schouten. Terwijl de resultaten van dit onderzoek nog voortdurend worden aangevuld, lijkt de waarde voor het RIXWAS-team al bewezen: “Overall heerst het gevoel dat er een unieke prestatie is geleverd vanuit een bijzondere samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, vanaf het eerste uur totdat het project gerealiseerd is”, besluit Miley.

De quotes in dit artikel komen uit interviews die TWST eind vorig jaar hield met betrokkenen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Anja Ringerwöle en Robert Oskam via de site van TWST.