Dashboards: Van A tot Z de route naar succes

13 januari 2022 Consultancy.nl 19 min. leestijd
Profiel

Het gebruik van dashboards ter ondersteuning van datagedreven werken neemt in rap tempo toe. Maar hoe ontwerp je een effectief dashboard? Hoe zorg je voor een optimale bruikbaarheid en op welke manier kunnen de inzichten het beste worden getoond? Experts van Cmotions nemen je mee in de reis naar een succesvol dashboard.

Om te komen tot een gewenste situatie waarin relevante dashboards je ondersteunen in het nemen van beslissingen zijn een aantal stappen nodig. Maar voordat we deze stappen doorlopen starten we met de basis: wat is een dashboard eigenlijk?

Allereerst is een dashboard een hulpmiddel dat een accuraat beeld geeft van de huidige stand van zaken ten opzichte van je doelstellingen. Een dashboard beantwoordt een centrale vraag en bevat voldoende details om te beoordelen of een ontwikkeling wel of niet past bij een doelstelling.

Dashboards: Van A tot Z de route naar succes

Ten tweede nodigt een goed ontworpen dashboard uit tot actie: het trekt aandacht naar cruciale onderdelen, biedt de mogelijkheid om in te zoomen op onderliggende oorzaken in de data en geeft informatie die nodig is voor het ondernemen van actie. Een dashboard is, in tegenstelling tot een rapport, dynamisch; het stelt de gebruiker in staat om te interacteren met gegevens en visualisaties. Een dashboard wordt gebruikt op een scherm en niet op papier.

Tot slot is een dashboard verbonden met dynamische bronnen die op verzoek of real-time kunnen worden ververst. Het beoordelen van de huidige status ten opzichte van doelstellingen is daarmee een dynamisch proces.

Stap 1: Het doel van een dashboard
De brede beschikbaarheid van dashboardsoftware leidt regelmatig tot wildgroei van dashboards zonder een duidelijk doel. En concrete doelen is waar het in de kern om draait.

Bij Cmotions werken we veel met het ‘Target to Data-model’ om klanten te helpen met het verbinden van hun missie en visie, via bedrijfs- en klantdoelen naar data en inzichten. Als je scherp hebt wat je doelen zijn en hoe je deze kunt beïnvloeden (de drivers) wordt het mogelijk om voortgang op doelen meetbaar te maken én te sturen op de drivers die je kunt beïnvloeden. Alleen op die manier ben je als organisatie in staat om de afstand tot je doel meetbaar te maken en je doelen te bereiken.

Target to Data model dashboard

Grip houden op de voortgang van het behalen van je doelen kan met behulp van een dashboard. Let wel: een dashboard kan een handig hulpmiddel zijn onder een aantal voorwaarden. Stel de volgende vragen voordat je een dashboard gaat ontwikkelen:

  • Wie gaat het dashboard gebruiken?
  • Op welke momenten gaat het dashboard gebruikt worden?
  • Welke centrale vraag beantwoordt het dashboard?
  • Welk detailniveau is nodig om op basis van de data actie te kunnen nemen?
  • Wie is er eindverantwoordelijk voor het ondernemen van actie op basis van de voortgang op de bedrijfsdoelen?
  • Zonder heldere afspraken hierover loop je een risico dat het dashboard antwoord geeft op een vraag die nooit is gesteld, niet bekeken wordt of het ergst van allemaal: niet leidt tot actie.

Waar voldoet een goed dashboard aan?
Een goed dashboard maakt middels performance op de drivers (KPI’s) inzichtelijk wat de performance van bedrijfs- of klantdoelen is. Er mag bij interactie met een dashboard geen twijfel bestaan of het resultaat dat wordt getoond positief of negatief is.

Dus stel dat een bedrijf als doel heeft om de omzet in 2021 met 20% te verhogen ten opzichte van 2020, dan zou één van de drivers het aantal klanten kunnen zijn en een metric om dit te meten de procentuele maandelijkse groei van het aantal klanten. Andere drivers voor het verhogen van de omzet zijn bijvoorbeeld het aantal orders of de prijs van producten.

De metrics die je gebruikt zijn in de regel relatief aan een vorige prestatie (aantal klanten vorig jaar of afgelopen 6 maanden) of een target (realisatie ten opzichte van doel). Een visualisatie in het dashboard die de behaalde resultaten afzet tegen de targets op de betreffende driver maakt dat er actie kan worden ondernomen.

Heb je duidelijkheid over doelen, drivers en metrics? Heb je tevens verantwoordelijkheden benoemd door antwoord te geven op bovenstaande vragen? Dan kan een dashboard een perfect hulpmiddel zijn om grip houden op de voortgang van het behalen van je doelen.

Stap 2: Datamodel & ontwerp keuzes

De volgende stap is het vertalen van jouw informatiebehoefte naar concrete KPI’s en bepalen welke data nodig is om de voortgang op deze KPI’s te meten. Onze tip: start met een schets. Wat ons betreft een stap die wordt onderschat en die veel impact heeft op het eindresultaat. Welke informatie ga je tonen, waar, met welke visualisaties?

In de vorige sectie verwezen we naar een voorbeeld van een manager die 20% omzetgroei ten opzichte van het vorige jaar wil realiseren. De KPI is hier 20% omzetgroei, de dimensie waartegen je dit wil afzetten is tijd. In het dashboard wil je de drivers voor deze KPI kunnen monitoren, bijvoorbeeld in de vorm van het aantal nieuwe klanten en hun gemiddelde orderwaarde.

Zorg ervoor dat je input van alle belangrijke stakeholders hebt voordat je aan het datamodel begint. Een schets helpt je hier en bepaalt welke eisen je stelt aan het ontwerp van je datamodel.

Dashboards: Van A tot Z de route naar succes

Waarom is een datamodel belangrijk voor de ontwikkeling van een dashboard?
De opbouw van een datamodel start met het matchen van de informatiebehoefte naar beschikbare kolommen in je brondata. Dit vergt vaak nog flink wat werk, de meeste brondata is niet meteen geschikt om gebruikt te worden in een rapportage. De voorwaarden waar een gedegen datamodel wat ons betreft aan moet voldoen:

  • Het datamodel moet alle data bevatten die nodig is om de KPI’s te berekenen en te kunnen afzetten tegen de gewenste dimensies, vooral niet méér (zwaarder qua performance) en uiteraard niet minder (onvoldoende inzicht in de data om besluiten te kunnen nemen).
  • Het detailniveau moet aansluiten bij de initiële vraag. Willen stakeholders maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks kunnen monitoren? En tot hoe ver terug in de tijd? En welke diepte van inzicht is nodig om de organisatie bij te kunnen sturen? Is dat op winkelniveau, (sub)productgroep/merk en welke klantgroepen moeten gemonitord worden?

Let hierbij ook op het volume van de data dat snel kan toenemen bij een hoog detailniveau, lange historie of uitbreiding van het aantal bronsystemen. De robuustheid van het model bepaalt de performance, kosten en gebruiksgemak en daarmee adoptie binnen de organisatie.

Vaak kiest men voor een STER-model, een multi-dimensionele modelleringstechniek waarbij er één of meerdere feitentabellen zijn met daar omheen de dimensietabellen die efficiënt de informatie over de feiten opslaan. Deze vorm is populair omdat er veel data op een snelle manier opgevraagd kan worden in de dashboards die erop gebaseerd zijn.

Als je deze criteria hanteert en afweegt tegen de vraag/informatiebehoefte, krijgt de data vanzelf de vereiste vorm voor maximale flexibiliteit voor het creëren van inzichten versus optimalisatie voor performance.

Het uitdenken van het datamodel krijgt echter over het algemeen te weinig aandacht. Drie veel voorkomende redenen hiervoor zijn:

  1. Tijd: je hebt de inzichten nú (lees: gisteren) nodig en vaak is er weinig tijd of onvoldoende expertise aanwezig om gestructureerd aan BI/reporting te werken;
  2. Te magere minimum viable products (MVP): het dashboard begint als een idee op basis van een aantal losse bestanden en naarmate de eerste inzichten goed ontvangen worden bouwt men hierop verder zonder eerst de data goed in te richten voor grootschalig gebruik.
  3. Databron: veel dashboardingsoftware kan direct data onttrekken aan front-end applicaties zonder tussenkomst van een datawarehouse. Visualiseren van een enkelvoudige bron is nog wel te doen, integratie van meerdere bronnen binnen je visualisatietool is niet aan te raden.

Onvoldoende aandacht besteden aan het datamodel en de verversingstermijn van gegevens kan later in het proces niet alleen een grote impact op de performance of adoptie van je dashboard hebben (niemand gebruikt een traag of gedateerd dashboard), maar ook de totale tijdsinvestering. Een inefficiënt dashboard vergt veel tijd in onderhoud en leidt geregeld tot aanpassing van het datamodel en het dashboard. Kortom, te laat starten met een datamodel leidt tot extra werk.

Wie schrijft die blijft
De opbouw van de KPI’s en dimensies en (meta)data die daarmee gemoeid is, moeten goed gedocumenteerd en bijgehouden worden. Zowel eindgebruikers als beheerders waarderen het als de oorsprong van de data en de berekeningen gedocumenteerd zijn.

Wijzigingen worden vaak in een andere hoek van de organisatie gedaan (bijvoorbeeld product development) en het is belangrijk dat er procesafspraken gemaakt worden over het aankondigen, interpreteren en implementeren van deze wijzigingen door de dataketen heen (van bronsysteem, naar BI-team, naar eindgebruikers). Documenteren kan natuurlijk in PowerPoint, Word of Excel maar ook tools als Confluence en Microsoft Data Catalog zijn hier erg voor geschikt.

Met deze punten in het achterhoofd is de kans groot dat je komt tot een solide datamodel als basis voor de visualisaties in je dashboards. Het datamodel bevat namelijk alle data die nodig is om aan de vraag te voldoen, is geaggregeerd op het gewenste detailniveau, en transparant opgebouwd wat het overzichtelijk houdt voor alle stakeholders. Daarnaast is erop gelet dat de impact op de systemen, en daarmee gepaarde kosten, zo laag mogelijk gehouden wordt.

Stap 3: Visualisatie en bruikbaarheid

De derde stap richt zich op het ontwerp van de visualisaties, zodat het dashboard gebruiksvriendelijk is en antwoord geeft op centrale vragen.

Het kiezen van de beste visualisatie voor je dashboard
Een goed ontworpen dashboard trekt je aandacht naar onderdelen waar actie nodig is. Visualisatie speelt hierin een niet te onderschatten rol. Mensen zijn veel beter in staat om beelden te verwerken en op waarde te schatten dan geschreven tekst. De voorwaarde is wel dat de visualisatie zo wordt opgezet dat deze optimaal de boodschap ondersteunt.

Dus in ons voorbeeld, waar een manager 20% omzetgroei wil realiseren ten opzichte van vorig jaar, bevat het dashboard het aantal nieuwe klanten en de gemiddelde orderwaarde. De visualisatie wordt interessant wanneer het resultaat een benchmark heeft en als het kleurgebruik de aandacht trekt.

Gemiddeld orderwaarde per klant

Start met de boodschap
Het is verleidelijk om visualisaties te ontwerpen in de tool, maar ons advies is om dit niet te doen! Start met de boodschap. Wat is het belangrijkste dat ik wil laten zien? Aan wie wil ik dit laten zien? Op welke vraag geeft deze visualisatie antwoord?

Zoals we al eerder hebben geadviseerd: begin met een ruwe schets van je idee op papier. Hierdoor maximaliseer je het creatieve proces. Neem pas daarna je idee over in de tool waarmee je de visualisatie maakt. Deze werkwijze zorgt ervoor dat je focus houdt op de boodschap en dat je aandacht niet wordt opgeslokt door alle fancy mogelijkheden die een tool biedt.

Schets dus eerst een algemeen beeld voor elke KPI die je weer wilt geven en kies dan een passend type visualisatie. Er zijn bijzonder veel mogelijkheden beschikbaar. Dit lijkt makkelijk en een open deur, maar wij komen elke week visualisaties tegen waarvan we ons afvragen wat de boodschap nu precies is.

Kleurgebruik in je visualisaties
Als de basis van je visualisatie staat, kun je deze uitbreiden met vorm en kleur. Houdt er rekening mee dat kleur een betekenis heeft in dashboards, gebruik het dus alleen voor een doel zoals het onderscheid tussen categorieën of het verduidelijken van een trend en houdt rekening met kleurenblindheid. Ruim 10% van de wereldbevolking is kleurenblind en het kiezen van een aantal kleuren die goed bij elkaar passen is moeilijker dan je denkt.

Het kiezen van een kleurenpalet voor de opbouw van de visualisaties kun je het beste over laten aan experts. Wij maken daarom veel gebruik van een kleurengenerator die rekening houdt met kleurenblindheid en kleuren kiest die goed bij elkaar passen, zoals het voorbeeld hieronder.

Kleuren generator

In veel gevallen ben je beperkt in je keuzevrijheid omdat je aangewezen bent op de huisstijlkleuren van jouw bedrijf of opdrachtgever. Als deze huisstijlkleuren je verhinderen een boodschap goed over te brengen, ga dan in overleg met de eindverantwoordelijke van de huisstijl. Vaak kun je met de aanpassing van de verzadiging en de tint veel bereiken.

Opmaak van je visualisaties
Naast kleur speelt de opmaak van je visualisaties een belangrijke rol bij het overbrengen van de boodschap. Het is vooral noodzakelijk dat er weinig afleiding aanwezig is. Gebruik daarom één lettertype, dezelfde lettertypegrootte tussen visualisaties en gebruik accenten (vet, cursief) alleen als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld in een titel.

Focus tevens niet op het toevoegen van extra kenmerken aan een visualisatie, maar stel juist de vraag welke onderdelen je nog meer zou verwijderen. Hoe minder afleiding hoe beter.

Begeleid je gebruiker
Ons advies voor dashboards is inmiddels bekend, het moet: antwoord geven op centrale vragen; aandacht trekken naar onderdelen waar aandacht nodig is; leiden tot actie.

Voor de opbouw van een dashboard betekent dit dat het eerste scherm de status van KPI’s laat zien: waar gaat het goed, waar is aandacht nodig? Vervolgens moet een gebruiker uitgenodigd worden om onderliggende oorzaken te verkennen. Waarom is het gemiddeld aantal orders per klant lager dan vorig jaar?

Dit doe je door gebruik te maken van mouse-over tooltips met extra informatie of door navigatie in te bouwen. Bij dit laatste klikken gebruikers op een visualisatie om een verdieping van de cijfers te zien. Hiermee verschaf je de gebruiker informatie zodat deze over kan gaan tot actie.

Gebruik een basislayout
In de regel werken wij voor opdrachtgevers met een wireframe, dit is een basislayout/schets van het dasboard waarbij filters, navigatie, uitleg en legenda’s dezelfde plaats hebben. Ook dit start op papier en na afstemming nemen we dit ontwerp over in de tool. Er is geen basisontwerp dat het beste werkt voor elke situatie. Hieronder zie je een voorbeeld, belangrijker is echter dat je consistent werkt.

Voorbeeld van een dashboard wireframe

Dit maakt het voor eindgebruikers eenvoudiger om een dashboard te gebruiken en te begrijpen. Plaats titels, knoppen en filters op dezelfde plaats wanneer je dashboard uit meerdere tabbladen bestaat. En vergeet de ‘verborgen’ features niet toe te lichten. Zoals interacties tussen visualisaties of tooltips. Met een symbool of korte toelichting in de subtitel is direct duidelijk dat een visualisatie deze opties heeft.

Blijf je tijdens de opbouw van je wireframe of je dashboard nieuwe filters toevoegen, dan kun je je afvragen of de opdrachtgever niet een dashboard nodig heeft maar een analist. Een lange batterij aan mogelijke filters is voor veel gebruikers onoverzichtelijk en leidt tot verwarring.

Gebruiker A ziet andere resultaten dan gebruiker B omdat er net even een andere filterselectie is gekozen. In onze ervaring ligt de grens bij 5 filters in een dashboard. Heb je meer filters nodig: dan heb je of een complex businessmodel of de doelen van het dashboard zijn toch niet zo scherp als je initieel dacht.

Meer data visualisatie tips? Bekijk de Datavisualisatie rubriek op de site van Cmotions.

Stap 4: adoptie en gebruik

Tot slot, welke middelen kun je inzetten voor een succesvolle adoptie? Hoe zorg je ervoor dat je een toegankelijk dashboard creëert, dat wordt gebruikt voor het doel waarvoor het ontwikkeld is?

Je kan hiervoor diverse middelen inzetten. Welke je inzet is afhankelijk van de doelgroep, de gebruiksfrequentie, de complexiteit en de afstand tussen de opdrachtgever en gebruiker. We geven een aantal voorbeelden om je te inspireren. Jij kunt het beste inschatten welke middelen passen bij jouw situatie.

Vindbaarheid
Een goed dashboard is ontwikkeld in nauwe samenwerking met de stakeholders, met een duidelijk doel en geeft antwoord op één of meerdere business vragen. Op de datum dat het dashboard gelanceerd wordt mag de inhoud voor stakeholders geen verrassing zijn.

Door de businessvragen als vertrekpunt te kiezen in het dashboard help je gebruikers om eenvoudig de benodigde informatie te vinden. Hiermee stimuleer je de adoptie van het dashboard. Dit geldt niet alleen voor de vindbaarheid van een specifiek dashboard, maar ook over meerdere dashboards heen. Navigeer je gebruikers aan de hand van hun vraag, afdeling of functie naar het juiste dashboard, bijvoorbeeld middels een SharePoint-pagina, Intranet of een apart dashboard, om zo de vindbaarheid van dashboards te optimaliseren.

Documentatie
Het is niet het leukste werk en het kan veel tijd kosten, maar documentatie is uitermate belangrijk voor de adoptie van een dashboard. Leg de gehanteerde definities vast zodat de gebruikers weten hoe ze de cijfers moeten interpreteren. Doe dit op een logische en toegankelijke plaats (bijvoorbeeld Confluence) gerelateerd aan het dashboard.

Vergeet daarbij niet de technische documentatie. Zodat bij wijzigingen (aan de data of definities) makkelijk teruggevonden kan worden uit welke bron de informatie komt en welke bewerkingen gemaakt zijn. In de praktijk is hier vaak te weinig aandacht voor, wat een negatieve impact heeft op het onderhoud en de continuïteit van een dashboard. In een later stadium kost het veel meer tijd om uit te zoeken hoe de inhoud van een dashboard vanuit de brondata tot stand is gekomen, dus investeer daarin vanaf het begin.

Verantwoordelijkheid
Wanneer je een dashboard introduceert, moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het beheer en de inhoud. Zo weten eindgebruikers dat hier controle op wordt uitgevoerd en bij wie ze terecht kunnen met vragen. De beheerder moet ervoor zorgen dat het dashboard beschikbaar is, dat de data periodiek wordt geüpdatet en dat alleen de geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot het dashboard.

Daarnaast moet er iemand zijn die vragen kan beantwoorden over de inhoud van het dashboard. En die eventueel een lijst kan opstellen met ontwikkelpunten. Blijf ook na de lancering van een dashboard feedback verzamelen en monitor het gebruik ervan. Dit helpt je waar nodig aanpassingen te doen, gedateerde dashboards uit te faseren en behoeften voor de ontwikkeling van nieuwe te signaleren.

Lancering
Als het dashboard ontwikkeld is, het via een heldere navigatie op een goed vindbare locatie is geplaatst, de documentatie gereed is en de verantwoordelijkheden voor beheer en inhoud duidelijk zijn, is het de hoogste tijd om je dashboard vol trots aan de potentiële gebruikers te tonen.

Afhankelijk van de grootte van je doelgroep kun je hierbij denken aan een demo sessie, launch party, roadshow of marketingcampagne. Het gaat erom dat je dit moment niet ongemerkt voorbij laat gaan. Enerzijds omdat het als ontwikkelaar fijn is om het succes te vieren, maar ook omdat een goede lancering enorm bijdraagt aan de uiteindelijke adoptie van het dashboard.

Training
Nadat je het dashboard gelanceerd hebt is het goed om de gebruikers comfortabel te maken met het gebruik ervan. Een training is hier uitermate geschikt voor, maar ook een korte instructievideo of -animatie kan helpen. Hierin moet naar voren komen hoe je toegang krijgt tot het dashboard, waarvoor je het gebruikt, wanneer je het gebruikt en hoe je het gebruikt.

Zowel een training als video kan eenvoudig opnieuw ingezet worden voor toelichting aan nieuwe gebruikers.

Ambassadeurs
Het succes van een dashboard hangt af van de gebruikers. Daarom is het belangrijk dat er mensen zijn die weten hoe ze het dashboard moeten gebruiken en hun ervaringen delen met de organisatie. Als dit niet aan één persoon opgehangen kan worden, kun je dit stimuleren door het dashboard onderdeel te maken van een wekelijks overleg. Of bij een strategisch dashboard eens per kwartaal, waarbij iemand de belangrijkste bevindingen vanuit het dashboard presenteert.

Zoals gezegd zijn er veel middelen om ervoor te zorgen dat je dashboard succesvol wordt geadopteerd. Iedere situatie vraagt daarin om andere keuzes.