Quintop helpt financiële instelling met verbeteren van bonusproces

12 november 2020 Consultancy.nl 3 min. leestijd

Vier consultants van Quintop hebben recent een grote financiële instelling ondersteund bij het proces omtrent bonusvaststelling en -uitkering. Het team verantwoordelijk voor dit proces kon extra handen gebruiken. 

De instelling heeft locaties wereldwijd. Dit betekent dat er sprake is van land-specifieke wet- en regelgeving, waardoor HR-data op verschillende wijzen wordt verwerkt en opgeslagen. Om die reden moest het bonusproces gestructureerd worden opgezet en de taken die hierbij komen kijken uiterst gedetailleerd worden uitgevoerd. 

Aangezien elk land beschikt over zijn eigen dataset, is het daarnaast van belang om lokale HR-managers bij het gehele proces actief te betrekken. De consultants van Quintop hebben daartoe onder andere trainingen opgezet om de verschillende fasen en de doelen van het bonusproces toe te lichten. 

Quintop helpt financiële instelling met verbeteren van bonusproces

Data, data, en nog meer data

Omdat het bonusproces grotendeels handmatig verloopt, ligt de focus voornamelijk op het optimaliseren van de datakwaliteit. Binnen het gehele proces zijn er dan ook verschillende momenten gewijd aan data-analyse. De consultants hebben hierin een grote rol gespeeld. De data die het team vanuit de verschillende landen ontving werd door hen gecheckt op juistheid en volledigheid.

Op basis hiervan konden zij voorstellen doen met betrekking tot de totale hoeveelheid bonus die per bedrijfstak beschikbaar zou moeten worden gesteld. Deze voorstellen presenteerden zij aan het bestuur ter validatie en initiële goedkeuring.

Tevens hielpen de consultants bij het opzetten en inrichten van het compensatiedeel van het HR-systeem van de financiële instelling. Alle verzamelde data werd hierin opgeslagen en beschikbaar gesteld aan lokale HR-managers.

De rol van Quintop was divers: ze coördineerden de datawijzigingsverzoeken vanuit de lokale HR-managers, controleerden deze op relevantie en juistheid, en vormden de brug tussen de business en het technische team dat de doorgevoerde wijzigingen in het systeem verwerkte.

Zodoende hadden de lokale HR-managers bij aanvang van het daadwerkelijke bonusproces inzicht in onder meer het voor hen beschikbare budget, zodat zij de bonusvoorstellen voor hun medewerkers konden opstellen. 

Procesevaluatie en -verbetering

Na afloop van het bonusproces organiseerden de consultants zogenaamde Lessons Learned-sessies, waarin het gehele proces op interactieve wijze werd geëvalueerd. Op basis van deze evaluaties kwam Quintop met concrete verbetersuggesties, waarmee het team direct aan de slag kon. Zo werd er gewerkt aan het opstellen van een escalation policy, werd de interne en externe communicatie verbeterd en werden bepaalde processen na een gedetailleerde analyse vereenvoudigd. 

De inzet van Quintop was dan ook tweeledig: aan de ene kant konden de consultants vanwege hun projectmanagementervaring op pragmatische wijze ondersteuning bieden bij het gehele proces; aan de andere kant wisten zij met hun analytische en frisse blik diverse verbeterslagen te maken. 

Met als resultaat: een bonusproces dat de volgende keer effectiever en efficiënter kan worden uitgevoerd.