First Consulting helpt HR bij de transitie naar nieuw organisatiemodel

First Consulting heeft door de jaren heen tal van opdrachtgevers geholpen met de transitie naar een nieuw organisatiemodel. Consultants vertellen hoe zo’n traject eruitziet en wat de belangrijkste succesfactoren zijn.

De transitie naar een nieuw organisatiemodel begint met de ontwikkeling van een organisatie-ontwerp, inclusief goedkeuring van de ondernemingsraad. Met de blauwdruk uitgewerkt en alle seinen op groen, kan gestart worden met de volgende fase: het begeleiden van individuen, teams en organisaties van een huidige situatie naar een beoogde nieuwe situatie. 

Zo’n transitie brengt vaak een spannende periode voor medewerkers met zich mee, waarin veel voor hen kan veranderen. Mensen stellen zich hardop vragen als ‘waar kom ik terecht in de nieuwe organisatie?’ en ‘wat betekent de organisatiewijziging voor mijn dagelijkse werkzaamheden?’

Omdat een organisatie-verandertraject een complexe en ingrijpende opgave kan zijn voor veel medewerkers, is het van uiterst belang om de implementatie zorgvuldig, gestructureerd en transparant vorm te geven. Dit vergroot de kans op draagvlak, begrip en een succesvolle implementatie.

De aanpak van First Consulting stelt de mensen centraal en kent vier belangrijke succesfactoren. 

1. Planning

Vaak is er sprake van tijdsdruk bij het implementeren van een nieuw organisatieontwerp. Deze tijdsdruk vormt een risico voor een zorgvuldige implementatie. Zorg daarom voor een duidelijke prioritering van activiteiten en stel de implementatieplanning vooraf op in samenwerking met de ondernemingsraad. Het is van belang deze planning transparant te maken en als leidend te bestempelen voor het gehele proces.

Bij voorkeur wordt deze planning uitgevoerd als een militaire operatie; medewerkers die geraakt worden door een organisatiewijziging zijn gebaat bij een voorspelbare, transparante en gestructureerde uitvoering.

2. Kernteam

Bij de implementatie van een nieuwe organisatie-ontwerp is, naast uitgebreide HR inzet, kennis en kunde van verschillende andere disciplines benodigd. Het samenstellen van een kernteam met mensen vanuit deze verschillende disciplines is de succesfactor om kwaliteit en snelheid te waarborgen. Dit kernteam is in staat vanuit verschillende perspectieven naar de aanpak te kijken, te adviseren en te waarschuwen. Daarnaast zijn de lijntjes naar de rest van de organisatie vaak kort.

Ondanks dat er zwaartepunten voor een discipline zijn op verschillende momenten in het proces, is het belangrijk dat elke discipline vanaf begin tot eind betrokken is. Op deze manier wordt kennis van beslissingen, gebeurtenissen en uitzonderingen uit eerdere fases in het traject geborgd in het kernteam. 

3. Betrek de business

De implementatie van een nieuw organisatie-ontwerp verloopt volgens vaste stappen en procedures (vanuit wet- en regelgeving) en kent een juridisch aspect. De HR-afdeling heeft daarom een belangrijke en leidende rol in het traject. Het is echter van groot belang dat ook het management een leidende rol pakt in het overbrengen van de visie en strategie naar de organisatie.

Ruimte voor inspraak en feedback op de HR-processen vanuit de organisatie bevordert hierbij het implementatieproces. Hoe groter deze betrokkenheid en inspraak, hoe groter het succes.

4. Communicatiestrategie

Omdat een nieuw organisatie-ontwerp onzekerheid met zich meebrengt voor de medewerkers is duidelijke communicatie cruciaal. Stel daarom direct een duidelijke communicatiestrategie op waarin doelgroep, moment en inhoud vastgelegd zijn. Hierbij moet nagedacht worden over welke informatie persoonlijk gedeeld moet worden en welke informatie voor iedereen geldt. Ook moet er zorg gedragen worden dat de gedeelde informatie goed terug te vinden is. 

Ondanks dat medewerkers graag direct duidelijkheid wil hebben, is het bundelen van de informatie en doseren van informatiemomenten belangrijk om te voorkomen dat er een informatie-overload ontstaat en medewerkers door de bomen het bos niet meer zien. Een communicatiekalender, gebaseerd op de planning, biedt inzicht in welke informatie wanneer wordt verstrekt en helpt de medewerkers om de informatie te verwerken.