First Consulting begeleidt herstructurering van het organisatiemodel

Nu de eerste klap van het coronavirus achter de rug is, kijken organisaties weer voorzichtig naar de toekomst. Eén onderwerp waar juist nu extra kritisch naar gekeken wordt, is het organisatiemodel en de mogelijke herstructurering ervan.

Fieke Schopenhouer, partner bij First Consulting, ziet in de markt een stijgende vraag naar diensten op het gebied organisatiestructuur. Vragen die naar voren komen zijn onder meer:

• ‘‘We zijn bezig met een verandering in ons businessmodel. In plaats van voornamelijk producten te leveren willen we op basis van data een meer adviserende rol richting onze klanten gaan spelen. Wat betekent dit voor de manier waarop we nu georganiseerd zijn?’’
• ‘‘Wij hebben veelal te maken met snel veranderende marktomstandigheden. Hoe kunnen wij snel een taakgericht team operationaliseren zodat we voldoen aan de wettelijke normen? Hoe zorgen we ervoor dat het nieuwe team en de processen worden geborgd binnen de organisatie?’’ 

In dit artikel legt Schopenhouer uit hoe een herstructurering van het organisatiemodel bedrijven kan helpen met het beantwoorden van dit soort vragen. 

Waarom herstructureren?

Door het organisatiemodel te herstructureren kan ervoor worden gezorgd dat het organisatieontwerp naadloos aansluit op de bedrijfsprocessen en de doelstellingen van de organisatie. De nieuwe organisatie werkt hierdoor efficiënter waardoor een kostenbesparing kan worden gerealiseerd. 

Door dit in samenwerking te doen met de business en het niet van bovenaf te pushen worden alle lagen van de organisatie betrokken bij de herstructurering waardoor de medewerkers de rationale achter de verandering beter begrijpen. Dit leidt tot minder weerstand. Wanneer deze organisatieverandering personele consequenties heeft, zorgt een zorgvuldig uitgevoerd herplaatsingsproces ervoor dat de juiste mensen tijdig op de juiste plek geselecteerd én geplaatst worden in de nieuwe organisatie.

De visie en aanpak van First Consulting

De twee hierboven genoemde thema’s, het organisatie ontwerp en het herplaatsingsproces, ziet First Consulting als basis voor een geslaagde herstructurering van het organisatiemodel. Bij het organisatieontwerp wordt er bottom-up gekeken naar alle aspecten van de inrichting van een organisatie of afdeling; vanuit doelstellingen, processen en taken worden functies, formatie en de structuur gedefinieerd die de gestelde ambitie maximaal faciliteren. Belangrijke onderdelen van dit traject zijn:

• Het inzichtelijk maken van de huidige taken, functies en doelen van de organisatie zodat besloten kan worden hoe de organisatie het best kan worden ingericht.
• Het kiezen van de benodigde organisatiestructuur en het operationaliseren van de organisatie/afdeling.

In onderstaande figuur wordt de aanpak van First Consulting bij het opstellen van een organisatieontwerp en de vervolgstappen voor uitvoering en implementatie weergeven.

Nadat het organisatieontwerp is vastgesteld en deze organisatieverandering personele consequenties heeft, wordt er na een goedgekeurd OR-advies met behulp van een herplaatsingsproces voor gezorgd dat tijdig de juiste mensen op de juiste plek komen in de vernieuwde organisatie. Belangrijke onderdelen van dit traject zijn:

• Communicatie (zoals benoemingsbrieven en FAQ)
• Opstellen van herplaatsingsbeleid (zoals HR-beleid en kaders omtrent bijv. recruitmentstrategie)
• Opstellen van herplaatsingsproces (zoals planning en aanpak van vacatureteksten, belangstellingsregistratie)
• Aanpassen HR-administratie (zoals doorvoeren van wijzigingen in systemen) 

Het herplaatsingstraject bestaat uit een aantal verschillende bouwstenen die worden doorlopen. Deze vijf bouwstenen en onderliggende activiteiten bestaan uit: 

First Consulting heeft deze methode succesvol toegepast bij de herstructurering van organisatie/afdelingen bij enkele netbeheerders (zoals Enexis, Stedin en Alliander), spelers in de financiële sector en spelers in de infrastructuursector. 

Lees ook: First Consulting biedt hulp bij strategische personeelsplanning. 

Onafhankelijk of het nu een gehele organisatie (>10.000 medewerkers), enkele afdelingen (~500 medewerkers) of een losse afdeling betreft, een aantal randvoorwaarden blijven van kracht:

• Het ontwikkelen van het nieuwe organisatieontwerp moet een gecombineerd team zijn van Business en HR.
• Het organisatieontwerp moet goed onderbouwd zijn met een duidelijke rationale, die door de gehele organisatie gedragen wordt.
• Strakke coördinatie en facilitatie ten tijde van het gehele proces is cruciaal (zowel het ontwikkelen van het nieuwe organisatiemodel als een eventueel herplaatsingstraject): zie het als een militaire operatie.
• De inzet van change management om medewerkers mee te nemen in de verandering en mogelijk nieuwe functies en teams is onlosmakelijk verbonden met een herstructurering. Het is meer dan alleen maar communicatie.

Conclusie

Een goed uitgevoerde herstructurering zorgt ervoor dat processen efficiënter worden ingericht en personeel beter ingezet wordt waardoor kosten bespaard worden. Met een bottom-up approach voor het organisatieontwerp kan in samenwerking met kennis vanuit de operatie het beste ontwerp worden vastgesteld, waarna er een beperkt of uitgebreid herplaatsingstraject gestart wordt. Op die manier is de organisatie weer toekomstbestendig.