Organisatieontwerp: de visie en aanpak van First Consulting

07 december 2018 Consultancy.nl

Het ontwerp van organisaties bepaalt voor een groot deel hoe organisatiepijlers als strategie, structuur, systemen en cultuur onderling presteren en samenwerken. Vooral in een tijd wanneer excellente dienstverlening en een wendbare bedrijfsvoering belangrijker zijn dan ooit tevoren, staat organisatieontwerp – oftewel: organization design – volop in de schijnwerpers. First Consulting adviseurs delen hun visie en aanpak op het thema. 

First Consulting is een consultancyorganisatie die toonaangevende bedrijven helpt bij het verbeteren van hun operationele performance in de mix van proces, technologie en businessimplementatie. Binnen het Business Implementatie domein staan mensen centraal: er wordt een aanpak gehanteerd waarbij individuen, teams en organisaties van een huidige situatie naar een beoogd nieuwe situatie worden begeleid. Dit gebeurt vanuit 3 invalshoeken:

  • Change management: de aanpak zorgt voor draagvlak en eigenaarschap van de verandering. Hierbij houden consultants zich bezig met het begeleiden van medewerkers, managers en stakeholders voor, tijdens en na de invoering van de verandering, gericht op duurzaam resultaat;
  • Learning & collaboration: de benodigde kennis, vaardigheden en gedrag worden in kaart gebracht op basis van organisatie en procesontwerp, worden materialen ontwikkeld en worden deze op verschillende manieren die bij de klant past, geïmplementeerd. Ook worden slimme manieren bedacht om samen te werken om gedrag, kennis en vaardigheden optimaal te benutten;
  • Organization design: gekeken wordt hoé een organisatie of afdeling het beste kan worden ingericht om gestelde doelen te behalen. Daarbij gaat het om alle aspecten van de inrichting van een organisatie: van doelen, processen, taken en verantwoordelijkheden tot rollen, functies, teams en (uiteindelijk) structuur.

Organisatieontwerp

Vraagstukken die de consultants tegenkomen op het gebied van organisatieontwerp zijn bijvoorbeeld: “We willen meer werk uitbesteden aan onze aannemers, zodat we flexibeler, innovatiever en kostenefficiënter zijn. Daarnaast hebben we zelf de capaciteit niet. We willen hiervoor een nieuwe afdeling inrichten. Welke ingrediënten zijn hiervoor nodig? En wat betekent dit voor andere afdelingen?” of “We willen agile gaan werken, business en IT dicht tegen elkaar laten werken en onze organisatie daar naar inrichten. Wat betekent dit voor processen, functies en structuur?”

De vier succesfactoren voor organization design

Uit de ervaringen en lessen die het bureau in de afgelopen jaren heeft getrokken komen volgens de organization design-experts van het advieskantoor een aantal gemeenschappelijke thema’s naar voren: 

Een organisatieontwerp is veel meer dan alleen een structuur

“We hebben het harkje al getekend” is een veelgehoorde uitspraak wanneer managers over organisatieverandering praten. Hoewel het goed is dat er over de toekomst wordt nagedacht, is het verstandig dit net andersom te doen. Een goede structuur van teams en afdelingen is belangrijk, maar is primair bedoeld om de doelstellingen, processen en rollen en functies daarbinnen te faciliteren. Bekijk dus eerst wát de doelstelling is en welke ingrediënten daarvoor nodig zijn, voordat de structuur wordt uitgedacht.

Investeer in een gedragen fundament van je ontwerp

Om succesvol te kunnen veranderen, is het van belang om met de toekomst bezig te zijn. Het lijkt verloren tijd om goed in kaart te brengen hoe er nú gewerkt wordt en duidelijke kaders voor het toekomstontwerp af te spreken. Echter, een helder beeld van de huidige situatie is cruciaal als verandering potentieel impact op functies heeft. Heldere ontwerpkaders (‘ontwerpprincipes’) helpen om later in het traject keuzes te kunnen verantwoorden en onnodig trage besluitvorming te voorkomen. Denk aan keuzes als ‘centraal versus decentraal’ en ‘gebiedsgericht versus functioneel gericht’.

Kijk met een frisse blik naar de verdeling van taken en verantwoordelijkheden

Bij het inrichten van een organisatie of afdeling is de verleiding groot om voor ‘grote stappen snel thuis’ te gaan en de bestaande rollen en functies als uitgangspunt te nemen. Hieraan wordt vaak hier en daar een taak toegevoegd of juist weggehaald. Bij een kleine verandering is dat een prima aanpak. Als écht een nieuwe werkwijze wordt verwacht, kan het goed zijn om de verdeling van taken en verantwoordelijkheden opnieuw onder de loep te nemen. Op deze manier kunnen functies zó ingericht worden dat iedere medewerker duidelijk eigenaarschap en verantwoordelijkheid krijgt en weet aan welke doelstellingen hij of zij dagelijks bijdraagt.

Implementatie van groot belang

Door sámen met de organisatie een goede analyse van de huidige situatie uit te voeren en kennishouders te betrekken bij het toekomstontwerp, wordt aangetoond dat de huidige werkzaamheden serieus genomen wordt, en dat de aanwezige kennis en expertise zo goed mogelijk wordt benut en geborgd. De consultants van First Consulting adviseren om (nieuwe) teams zelf (onder begeleiding) de detailuitwerking te laten doen, zodat de ‘klant’ zich nieuwe processen en werkwijzen snel eigen maakt en er een eigen kleur aan kan geven.

Daarnaast, benadrukken de consultants, is het laten beklijven van de verandering essentieel voor duurzame verbetering. Consultants zouden nooit meteen na de ‘go live’ weg moeten gaan: First Consulting begeleidt een eerste verbetercyclus (Plan – Do – Check - Act) en bekijkt samen met de organisatie of het ontwerp in de praktijk goed werkt en waar mogelijke verbetering nodig is.

De organization design-dienstverlening van First Consulting focust op hoé een organisatie of afdeling het beste kan worden ingericht om gestelde doelen te behalen. Daarbij gaat het om alle aspecten van de inrichting van een organisatie: van doelen, processen, taken en verantwoordelijkheden tot rollen, functies, teams en (uiteindelijk) structuur.

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company KplusV KPMG Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zestgroup