Flatland helpt ProRail met meer inzicht in organisatiestructuur
Adviesbureau Flatland heeft spoorbeheerder ProRail geholpen meer inzicht te krijgen in zijn organisatiestructuur.
Na Zwitserland en Japan heeft Nederland volgens het CBS het drukst bereden spoorwegennet van de wereld. Niet voor niets is het onderhouden en verbeteren van al deze kilometers rails een gigantische klus, waaraan vele teams en afdelingen van ProRail, maar ook tal van externe organisaties werken.
Met zoveel verschillende partijen en activiteiten is het soms lastig om het overzicht te bewaren. Om daarbij te helpen schakelde ProRail Flatland in. Samen met experts van het adviesbureau, dat is gespecialiseerd in design thinking, ontwikkelde de spoornetbeheerder een duidelijk overzicht van zijn organisatiestructuur.
“ProRail wilde alle werkzaamheden, omgevingen en belangen overzichtelijk maken voor al zijn interne én externe stakeholders, zodat iedereen op de hoogte is van elkaar”, vertelt Tom van ’t Westeinde, adviseur bij Flatland en betrokken bij het project. “Dat overzicht was nodig omdat in het verleden soms bepaalde teams te laat betrokken werden, wat vertraging opleverde.”
Aan de slag
In meerdere co-creatiesessies, in eerste instantie met medewerkers van ProRail, ontwikkelden de adviseurs van Flatland een visueel overzicht met een bijbehorend verhaal. “Flatland maakt deze visualisaties altijd samen met de klant, omdat dat degene is die het verhaal uitdraagt en daarvoor een helder en gedeeld beeld moet hebben”, vertelt Van ’t Westeinde.
Het team van Flatland kwam samen met ProRail stap voor stap tot een helder visueel overzicht van zijn organisatiestructuur, legt Van ’t Westeinde uit: “Met zoveel stakeholders en activiteiten is het onmogelijk om in één keer tot een compleet overzicht te geraken. Daarom gingen we per stap telkens met andere mensen in gesprek. Dat leverde voldoende verschillende perspectieven op. En bovendien zorgden we zo ook voor enthousiasme voor en betrokkenheid bij dit project.”
Helder verhaal vertellen
Na tal van online sessies met medewerkers van ProRail en externe stakeholders leverde Flatland onlangs de eindversie af van het visuele overzicht, dat alle betrokkenen helpt om een helder verhaal te vertellen, aldus Van ’t Westeinde: “Het visuele overzicht neemt mensen mee en verbindt alle assets en complexiteit met de dagelijkse werkpraktijk.”
Opdrachtgever ProRail is enthousiast over het eindresultaat: “Met dit visuele overzicht onder de arm brengen we alle collega’s en nieuwe leidinggevenden supersnel up-to-speed!”
