ProRail kiest vier partners voor lerend veranderen transitie
Als onderdeel van zijn nieuwe strategie – ‘ProRail verbindt, verbetert en verduurzaamt’ – wil de spoorbeheerder gaan uitblinken in competenties als eigenaarschap, ontwikkel- en resultaatgerichtheid, lef en connectiviteit. Vier externe partijen zijn na een aanbestedingstraject – waar bijzonder veel interesse voor was – geselecteerd om ProRail te ondersteunen bij het grootschalige transformatieproject.
Voor zowel het bedrijfsleven als publieke instanties is de wereld aan het veranderen. Voor ProRail is dat niet anders. De railbeheerder heeft zo’n 4.500 medewerkers in dienst die samen de verantwoordelijk op zich nemen voor het gehele spoornetwerk: denk hierbij aan de aanleg van trajecten, maar ook aan onderhoud, beheer en veiligheid. Door het hele land beheert ProRail meer dan 7.000 kilometer spoor, meer dan 400 stations van Maastricht tot Den Helder, 725 spoorviaducten, 455 spoorbruggen, 56 beweegbare bruggen en 15 tunnels.
Zijn kerntaken voert de spoorinfrastructuurbeheerder naar behoren uit. Nederland heeft een van de drukst bereden spoornetwerken van Europa en dankzij de inspanningen van ProRail behoort ons spoorwegennet niet alleen tot een van de veiligste van het continent, maar ook tot een van de meest efficiënte.
Toch staat ProRail onder druk van de politiek, van partijen uit de spoorsector en van reizigers. In zijn meest recente klanttevredenheidsonderzoek (over het boekjaar 2018) gaven klanten ProRail een score van 6,8. Een deel van de respondenten zegt daarbij dat ze het idee hebben dat er bij ProRail intern vaak te weinig wordt afgestemd en samengewerkt. Hierdoor ervaren ze ProRail vaak als inefficiënt en niet als bijzonder klantgericht. Goederenvervoerders gaven ProRail een gemiddelde klanttevredenheidsscore van 6,3. Deze groep wijst op allerlei verbeterpunten, zoals het optimaliseren van de betrouwbaarheid van de infrastructuur, het intensiveren van onderlinge communicatie en het verhogen van de deskundigheid van ProRail-medewerkers.
“Er moet veel veranderen”
ProRail werkt al een tijdje actief aan verschillende verbeterpunten. Tijdens de laatste algemene ledenvergadering zei topman Pier Eringa nog dat “bij ProRail veel moet veranderen en dat er inmiddels ook al veel verandert binnen de organisatie”. Via verschillende programma’s probeert het concern onder meer het veiligheidsdenken tot normale proporties terug te brengen, de beheersing van grote complexe projecten te verbeteren en reizigers en vervoerders meer centraal te stellen in zijn bedrijfsvoering. “Met horten en stoten zetten we stappen in de goede richting”, aldus Eringa.
De medewerkers van ProRail spelen uiteraard een belangrijke rol binnen de grootschalige transformatie die het bedrijf ondergaat: zij vormen zogezegd het kloppende hart van het verandertraject. Of het nou gaat om het optimaliseren van de customer experience, betere afstemming tussen planning en logistiek, het omarmen van agile werken of het scherper uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden, het zijn uiteindelijk mensen die het verschil maken en de sleutel zijn tot een succesvol transformatieproject. Ze dragen immers de nieuwe manier van werken uit en zorgen dat processen, intelligente systemen en innovaties op een succesvolle manier worden toegepast.
Ervoor zorgen dat medewerkers beschikken over de juiste capaciteiten en vaardigheden om succesvol te opereren is essentieel voor de realisatie van ProRails strategie. Ook is het scheppen van de juiste leercultuur van groot belang, want alleen daarmee realiseren teams en individuen continue verbetering. Om deze twee randvoorwaarden voor succes te waarborgen, startte de spoorbeheerder een zoektocht naar een aantal vaste partners voor advies- en maatwerk bij leer- en ontwikkelvraagstukken.
De vraag om ondersteuning leverde een gigantische interesse op. Maar liefst zeventig externe partijen bezochten de informatiebijeenkomst, terwijl zevenendertig organisaties een voorstel bij ProRail op tafel legden. Dit hoge aantal is eerder uitzondering dan regel bij openbare aanbesteding, wat laat zien dat het ondersteunen van de strategische veranderwens van ProRail gepaard gaat met een hoge dosis prestige. De inkopers en besluitvormers van de spoorbeheerder nodigden negen bureaus uit voor gesprekken, waarna er vier werden geselecteerd voor verdere samenwerking. Dat zijn Forzes, een klein veranderbureau uit Den Haag; TWST, een organisatieadviesbureau uit Naarden; Pentascope, een verandermanagementspecialist uit Amersfoort; en de combinatie van Pragmavision en PAK Organisatieontwikkeling, twee bureaus die zich richten op training & ontwikkeling.
De vier partners
Jacco Westerbeek, een van de oprichters van Forzes, zegt dat het bedrijf enorm uitkijkt naar de samenwerking: “Dit is een opdracht die ons op het lijf geschreven is. Samen met de andere aanbieders en HRM, L&D en leidinggevenden van ProRail zullen we hier de komende jaren met veel plezier de tanden in gaan zetten.” Het adviesbureau – een netwerkorganisatie van zo’n tien zelfstandige adviseurs – werkte de afgelopen jaren regelmatig samen met ProRail via losse opdrachten. “Nu mogen we structureel helpen bij het versterken en inbedden van wendbaarheid en toekomst-bestendige competenties.” Vijf adviseurs worden vrijgemaakt voor de werkzaamheden; naast Westerbeek zelf zijn dat Thelma Sweijen, Nicole Toorenaar, Sander Kamp en Evert Pruis.
“De kunst is verbeteren zo aanstekelijk te maken dat de hele ProRail-organisatie wordt geïnspireerd en erin meegaat en blijft werken. Dat levert tevredener klanten, geïnspireerde medewerkers en betere bedrijfscijfers op.”
– Dictus Nicolai (TWST)
“Ook wij zijn trots op deze opdracht”, zegt Dictus Nicolai, partner bij TWST, een bureau dat hij in 2011 samen met drie andere Big Four-alumni oprichtte. “In de kern gaat het om het in co-creatie ontwikkelen en uitvoeren van trajecten en interventies rondom geïntegreerd lerend veranderen.” TWST kan bogen op een aardig trackrecord bij de spoorbeheerder. “Door de opdrachten die we al eerder voor ProRail hebben gedaan weten we dat onze manier van werken goed aansluit op de wens van ProRail om veranderen en leren meer bij elkaar te brengen. In onze aanpak brengen we onze ervaringen, kennis en vaardigheden over op de leidinggevenden en medewerkers.”
Met de keuze voor PAK Organisatieontwikkeling kiest ProRail wederom voor een bekend gezicht. Het bedrijf, dat werd opgericht in 2006, heeft verschillende trainingen ontwikkeld en geleverd aan de organisatie. Zo heeft PAK de training KIES ontworpen, die is ontwikkeld om ProRail te helpen bij de implementatie van Rail Systems Engineering (RSE), een model dat door de systeemingenieurs van de afdeling Railtechniek wordt gebruikt. Meer dan 180 systeemingenieurs zijn getraind om de nieuwe manier van werken te kunnen toepassen. Over eerdere samenwerkingen tussen Prorail en Van Pentascope en Pragmavision is op het moment van schrijven nog niks bekendgemaakt.
Samen gaan de vier partijen interventies bedenken en uitvoeren om ervoor te zorgen dat ProRails ambities om wendbaarder en slimmer te te zijn worden gerealiseerd. Een verbetercultuur creëren in de bestaande organisatie en in de projectenorganisatie staat daarbij centraal. “De kunst is verbeteren zo aanstekelijk te maken dat de hele ProRail-organisatie wordt geïnspireerd en erin meegaat en blijft werken. Dat levert tevredener klanten, geïnspireerde medewerkers en betere bedrijfscijfers op. We ondersteunen leidinggevenden en medewerkers in de organisatie daarbij op zo’n manier dat zij zelf hun ambities duurzaam gaan realiseren”, besluit Nicolai.
