Met de juiste kennis en kunde op een PMO-rol bij klanten
Bij Zestgroup vervullen veel consultants de rol van Project Management Officer (PMO), op project-, programma- of portfolioniveau. De Focusgroep PMO zorgt ervoor dat de consultants de juiste kennis en kunde hebben om hun projectrol met succes uit te voeren.
Zestgroup is sinds de oprichting in 2003 actief in onder meer het PMO-werkveld. “Het takenpakket van de Zestgroup-PMO’er is veelomvattend”, vertelt Marlou Formijn, business consultant bij Zestgroup en lid van de Focusgroep PMO. “De consultant ondersteunt een project-, programma- of portfoliomanager met het uitvoeren van taken op het gebied van status reporting, resource management, financieel management, contract- en leveranciersmanagement en risicomanagement.”
Om een dergelijke rol naar behoren te kunnen uitvoeren – veelal binnen een complexe omgeving – is de nodige kennis en kunde nodig. Vooral voor jonge consultants die instromen via het traineeshipprogramma is er behoefte aan het opbouwen van de benodigde vaardigheden.
Dit is waar de Focusgroep PMO om de hoek komt kijken. Kennisontwikkeling staat centraal binnen de focusgroep, enerzijds om de expertise gericht op opdrachten met een PMO-component over te dragen, anderzijds om “onze consultants en klanten niet opnieuw het wiel te hoeven laten uitvinden”, legt business consultant en trekker van de focusgroep Jeroen van Hunsel uit: “We leren van elkaars ervaringen en delen oplossingen.”
Naast het bespreken van opdrachtvraagstukken en de ‘lessons learned’, creëert de Focusgroep ‘use cases en best practices’ omtrent definities, takenlijsten, tooling en templates. “Op deze manier willen we de rol van Project Management Officer naar een hoger niveau tillen, zowel binnen Zestgroup als bij de klantorganisatie zelf”, geeft Van Hunsel aan.
Vier projectfasen
Het materiaal van de PMO-focusgroep wordt ontwikkeld aan de hand van de vier projectfasen waarin PMO’ers actief zijn. Zo kunnen consultants die betrokken zijn bij de opstartfase van een programma/project gebruikmaken van een handig PMO-volwassenheidsmodel.
“Hiermee brengen we in kaart op welk niveau de PMO-processen zijn ingericht. Om vervolgens te kijken hoe we de ‘gap’ tussen het huidige en gewenste niveau kunnen overbruggen”, legt Formijn uit. “Uiteraard houden we hierin rekening met de implementatieaanpak, denk aan Agile of SAFe”, vult Van Hunsel aan:
In de uitvoeringsfase biedt de Focusgroep templates voor onder meer rapportages, implementatieplannen, stakeholder mapping, communicatie en budgettering. Al met al biedt de ‘toolkit’ van de Zest-consultants meer dan twintig van zulke ‘best practices’.
De focusgroep zorgt ook voor de benodigde infrastructuur om ondersteuning te kunnen bieden. En wat als een consultant meer expertise nodig heeft? Of even wil sparren? “Dan kunnen ze via de Focusgroep sparren met een senior expert”, laat managing director John Starrenburg weten, die binnen Zestgroup verantwoordelijk is voor Business Development. Of met een van de trainers van de Zest Academy, de interne opleidingstak van het bureau.
Zest Academy zorgt voor de gecertificeerde kennis die de consultants nodig hebben en voor trainingen en maatwerkprogramma’s voor klanten van Zestgroup. Denk hierbij aan trainingen op het gebied van PRINCE2, AgilePM, Scrum Product Owner, Stakeholder Engagement, SAFe, Lean Six Sigma Yellow Belt en Lean Six Sigma Green Belt.
