Zero Based Budgeting biedt uitkomst voor CIO in coronatijd

01 december 2020 Consultancy.nl 4 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Hoe bepaal je het IT-budget voor het komende jaar? Het is een vraagstuk dat veel CIO’s en IT-afdelingshoofden deze periode bezighoudt. Frank Vogelezang van strategisch adviesbureau Metri zet de voor- en nadelen van twee veelgebruikte methodes op een rij.

“Met afstand de meest gebruikte aanpak is de zogeheten baseline begroten methode”, trapt Vogelezang af. “Hier wordt het budget of de realisatie van het huidige jaar als uitgangspunt genomen en worden de onderdelen geïndexeerd en soms nog even kritisch tegen het licht gehouden.”

Vogelezang geeft aan dat deze aanpak uitermate geschikt is wanneer er tussen de twee jaren “weinig verschillen zijn in digitale strategieën en investeringen”. In dat geval is het een “zinnige keuze”. De baseline begroten methode ligt echter “minder voor de hand”, zo legt Vogelezang uit, wanneer er sprake is van een “grote verandering of koerswijziging”.

Te denken valt aan een fusie of een overname, het afsplitsen van een bedrijfsonderdeel, of het uitbesteden van een deel van de IT naar een externe partner. “Dit soort disrupties maken het budget of de bestedingen van dit jaar een volstrekt irrelevante graadmeter voor het budget van volgend jaar. In dat soort situaties is het goed om voor een andere aanpak te kiezen”, aldus Vogelezang.

Zero Based Budgeting biedt uitkomst voor CIO in coronatijd

Ook de huidige coronapandemie maakt dat er sprake is van een disruptieve omgeving. De pandemie heeft van thuiswerken en digitalisering in één klap het nieuwe normaal gemaakt. En om binnen deze nieuwe situatie effectief te zijn, moet de IT-afdeling investeringen doen om de sterke toename in digitaal werken te faciliteren.

Om te illustreren hoe groot de impact van het nieuwe normaal is op IT – volgens onderzoek van KPMG en Harvey Nash onder CIO’s wereldwijd zijn sinds de start van de uitbraak de totale (IT-)uitgaven van grote corporates met maar liefst $15 miljard per week toegenomen. Vogelezang: “Organisaties van iedere omvang hebben momenteel te maken met extra investeringen in de IT-hoek, hier moeten CIO’s goed naar kijken.”

Thema’s die vooral de aandacht verdienen zijn onder meer extra investeringen in security, in bandbreedte om tijdens meetings ook video te kunnen gebruiken, in werken in de cloud, en het versnellen van het uitfaseren van legacy-applicaties.

Maar als de baseline begroten methode niet ideaal is voor de budgetcyclus, welke dan wel? Vogelezang duikt in een andere mogelijke methode: Zero Based Budgeting.

Zero Based Budgeting

Zero Based Budgeting is een aanpak die het budget vanaf de grond weer opbouwt. “Kijkend naar de huidige omstandigheden en behoeften, wordt het budget bottom-up vanaf nul opnieuw opgebouwd”, vertelt Vogelezang. Terwijl dit meer tijdsintensief is dan baseline begroten, kleven er volgens de Metri-adviseur diverse belangrijke voordelen aan.

“Met Zero Based Budgeting worden kosten snel inzichtelijk en is de beslissing om ermee te stoppen makkelijker gemaakt.”

Om te beginnen kan hiermee gezorgd worden voor een effectievere allocatie van het budget. Vogelezang: “Er wordt nadrukkelijk gekeken naar de uitgaven die de beste return on investment hebben, zonder dat het budget van het lopende jaar daarbij in de weg zit.” Daarbij komt dat er ook wordt gekeken naar toekomstige behoeften, waardoor IT dichter kan komen te staan bij de wensen vanuit de business. 

Ook niet belangrijk, het kan in de portemonnee schelen. Volgens experts van McKinsey & Company kan de besparing tussen de 10% tot wel 25% van het budget bedragen. “Omdat er met een frisse blik wordt gekeken, biedt deze manier van begroten ruimte om niet-productieve kosten omlaag te brengen”, legt Vogelezang uit. “Met Zero Based Budgeting worden kosten snel inzichtelijk en is de beslissing om ermee te stoppen makkelijker gemaakt. Doordat er bottom-up gekeken is, vergemakkelijkt dit ook de communicatie over de beslissing om te stoppen.”

Bijkomend voordeel is dat CIO’s en IT-teams tijdens het proces doorgaans efficiënties ontdekken die anders niet boven waren komen drijven. “Zo’n proces kan tegelijk ook dienen als een strategische review van de IT-activiteiten”, legt de Metri-adviseur uit.

Dit werkt vooral goed als binnen de review sectorbenchmarks worden toegepast: “Organisaties kunnen zichzelf afzetten tegen voorlopers in de markt. Hiermee wordt het verbeterpotentieel in kaart gebracht, en dit kan dan meteen worden meegenomen in het plannings- en budgetteringscyclus.”

Beste uit twee werelden

Tot slot geeft Vogelezang aan dat bij het kiezen van een geschikte methode de één de ander niet uitsluit: in veel gevallen kunnen de twee methodes elkaar ook aanvullen

“Een hybridevorm brengt het beste uit twee werelden bijeen: de snelheid van de baseline begroten methode en de voordelen van Zero Based Budgeting”, legt hij uit. “De vaste onderdelen van het budget worden vanuit de baseline opgebouwd en de delen waarop de organisatie meer grip wil hebben of houden worden vanaf nul opgebouwd.”