Acht manieren om te besparen op IT-diensten en ICT-kosten

IT-diensten en managed services kosten geld. In sommige gevallen veel geld, denk alleen al aan de kosten voor IT-professionals, inhuurkrachten, de benodigde software, de infrastructuur, de ontwikkeling van applicaties en de IT-outsourcingcontracten met derde partijen.

Ondanks het belang van IT – vandaag de dag een strategische ‘enabler’ van digital transformatie en dus ook innovatie en concurrentievermogen – zijn er in de praktijk vaak volop mogelijkheden om de kosten van IT te drukken. Experts van Metri delen acht manieren hoe IT-kosten verlaagd kunnen worden zonder te hoeven inboeten aan kwaliteit of rendement.

Stel niet te optimistische budgetten op

De onderzoekers waarschuwen om niet te optimistische budgetten voor IT-programma’s te hanteren. “In tegenstelling tot andere sectoren worden in de IT vaak ‘human judgement’ begrotingen gebruikt. Wetenschappelijk onderzoek toont echter aan dat deze manier van begroten vrijwel altijd tot (veel) te optimistische begrotingen leidt, met als resultaat onevenredige extra kosten in de uitvoering en daarmee falende projecten”, leggen de experts uit.

IT-projecten hebben volgens Metri een 70% hogere slagingskans, wanneer gebruik wordt gemaakt van professionele cost estimate technieken, die zijn gebaseerd op internationale standaarden, data en beproefde parametrische modellen. Dit zorgt voor een realistische begroting en geeft “objectief inzicht” in de omvang van de te realiseren requirements, de benodigde uren, kosten en de benodigde expertise per functie.

Let zorgvuldig op lopende contracten

In de praktijk ziet het adviesbureau veel organisaties die onvoldoende inzicht hebben in de lopende contracten met IT-partijen. 34% van organisaties heeft zelfs geen inzicht in de prestaties van leveranciers. Dit maakt dat de kosten onnodig hoog kunnen oplopen. “Het contractmanagement moet goed en secuur geregeld zijn”, aldus de experts, die uitleggen dat alleen met gedegen contractmanagement en de juiste tools bedrijven gedurende projecten op afgesproken KPI’s en geleverde prestaties kunnen bijsturen.

“Bovendien wordt ook een groot gedeelte van het contract managementproces geautomatiseerd en kan de inkoopafdeling daardoor een stuk efficiënter werken.”

Aflopen contracten? bespaar kosten

75% van IT-contracten tussen klanten en leveranciers wordt, zo blijkt uit het onderzoek van Metri, niet verlengd. Wanneer IT-contracten aflopen, is het dan ook belangrijk dat de organisatie opnieuw mogelijke aanbieders vergelijkt of betere voorwaarden probeert te krijgen bij de IT-leverancier(s).

Dit is niet alleen belangrijk vanuit een kostenoogpunt, leggen de adviseurs uit: “Aflopende contracten vormen een perfecte aanleiding om de totale strategie op het gebied van sourcing te herijken. Daarbij liggen er volop kansen om, naast kostenreducties, de kwaliteit, innovatie, flexibiliteit en andere sourcing drivers op te nemen als integraal onderdeel van de uitbestedingsstrategie.”

Hou grip op cloudkosten

Het terugbrengen van kosten en het verbeteren van de IT-efficiëntie zijn de voornaamste redenen voor organisaties om de overstap te maken naar de cloud. “Eén van de grote voordelen van public cloud is de extreme mate van flexibiliteit en schaalbaarheid ten opzichte van meer klassieke oplossingen.”

Toch zijn er genoeg organisaties die achteraf vaststellen dat ze te veel geld hebben uitgegeven aan cloudkosten. Met andere woorden ze hebben hun cloud economics niet op orde. “De juiste maatregelen moeten worden genomen, anders worden de kosten juist snel onbeheersbaar”, waarschuwen de experts, om daar aan toe te voegen: “Het komt aan op het managen van verwachtingen, kosten en realtime-dashboarding.”
METRI helpt klanten met het optimaal inzetten van cloud economics.

Hou grip op IT-inhuurkosten

De experts van Metri leggen uit hoe organisaties vandaag de dag meer dan ooit afhankelijk zijn geworden van een goed functionerende ICT-infrastructuur. In tegenstelling tot vroeger wordt daarbij steeds vaker een beroep gedaan op het inhuren van externe expertise. Het is voor bedrijven essentieel om voldoende inzicht en in grip te krijgen op de IT-uurtarieven van deze (externe) professionals.

Om klanten te helpen de uurtarieven van veelvoorkomende rollen in de ICT te checken op marktconformiteit, biedt Metri bijvoorbeeld een uitgebreide uurtarievendatabase. “De kennis in de opbouw van inhuurtarieven en marktconformiteit van tarieven vormen een belangrijk middel om te sturen op een goede verhouding van tarief en kwaliteit”, aldus de experts. Zo kunnen klanten grip houden op hun IT-kosten.

Hou grip op applicatiekosten

Uit het onderzoek komt naar voren dat veel organisaties die een digitale transformatie willen opstarten of hun applicatielandschap willen moderniseren, geen goed inzicht hebben in de technische staat van het applicatieportfolio en te weinig inzicht in het bedrijfsbelang van de individuele applicaties. Veel bedrijven beginnen aan een traject, zonder dit inzicht, dat soms pas enige tijd later ontstaat, waardoor er in de beginfase onnodig hoge kosten kunnen ontstaan.

Een applicatiescan kan volgens de experts uitkomst bieden om in korte tijd “een op feiten onderbouwd inzicht” te krijgen “in de kwaliteit van de business-impact, cloud readiness en de aan te bevelen transformatiestrategie per applicate.” Op basis van een helder inzicht van de applicatiekosten, kunnen door de klant, zo leggen de experts uit, “snel en gericht acties ondernomen worden, kosten bespaard en de waarde van de transformatie vergroot worden.”

IT-benchmark

Het uitvoeren van een IT-benchmark kan uitkomst bieden aan organisaties om niet te veel voor hun IT-inspanningen te betalen, benadrukken de experts: “Door de eigen uitgaven te vergelijken met andere organisaties, met vergelijkbare IT diensten, is het mogelijk de zaken transparant en inzichtelijk te maken. Veelal levert dit feitelijke verbeterpunten op en kunnen processen geoptimaliseerd worden.”

Betaal niet impulsief te veel

In tijden van crisis, zoals nu met het coronavirus, is het voor veel organisaties verleidelijk om impulsief IT-contracten af te sluiten voor (aanvullende) IT-diensten, zoals bijvoorbeeld IT-oplossingen voor remote werken (licenties voor softwaregebruik of toegang tot online omgevingen bijvoorbeeld), of verhoogde server capaciteit. Of wat te denken van de telecom-infrastructuur?

Belangrijk is volgens de experts om de huidige service level agreements met telecomaanbieders en overige IT leveranciers goed te bekijken. Maakt het toegenomen thuiswerken het echt noodzakelijk om meer aan IT (internetverbinding, veiligheid, WiFi, cybersecurity et cetera) uit te geven?

IT-dienstverleners zien daarnaast natuurlijk ook dat op bepaalde gebieden de vraag naar IT-diensten gedurende de coronacrisis toeneemt en maken mogelijk gebruik/misbruik van die situatie door hoge(re) prijzen te berekenen. Inzicht krijgen in de IT-uitgaven die echt noodzakelijk zijn en het grip houden daarop, is dan ook essentieel, besluiten de experts.

Zie de whitepaper ‘Besparen op IT doe je zo’ van Metri voor meer informatie en tips.