‘Optimaliseer je teamwork voor de wereld van de hybride samenwerking’
Het zijn twee van de meest prangende vragen voor managers in de hedendaagse coronawereld: Hoe leid ik mijn virtuele of hybride teams succesvol? En hoe veranker ik de nu geleerde lessen in een strategie voor de post-coronawereld, zodat de samenwerking binnen het team blijvend verbetert? TWST-adviseurs Linde Peters en Anja Ringerwöle stellen dat de unieke situatie van dit jaar het uitgelezen moment biedt voor een reboot van de teamsamenwerking.
Begin 2020 zag niemand aankomen dat het zo’n bizar jaar zou worden. De intelligente lockdown ging voor werkend Nederland echter ook gepaard met een positieve verrassing. Waar veel organisaties jarenlang hadden aangehikt tegen verdere digitalisering en de wens om thuis te werken vaak stuitte op bezwaren, bleek deze slag nu ineens heel snel te maken. Massaal digitaal werken bleek niet alleen mogelijk, maar in verschillende opzichten zelfs beter te gaan dan samen op kantoor/locatie.
Toch kwam dit niet voor iedereen als een verrassing. TWST onderzocht verschillende publicaties rond het thema, waaronder die van Keith Ferrazzi, Amerikaans schrijver en oprichter van advies- en onderzoeksbureau Ferrazzi Greenlight. Hij doet al meer dan tien jaar onderzoek naar virtuele teams. Zijn conclusie: “Virtuele teams presteren beter.”
“Het is nogal een statement”, erkent Linde Peters, vennoot en organisatieadviseur bij TWST. “De afgelopen maanden heb ik echter veel teams virtueel ondersteund. Wat blijkt: teams kunnen inderdaad op afstand geleid worden en effectief zijn.”
Peters moedigt leiders aan om “deze unieke periode goed te benutten, er het beste uit te halen en ervan te leren”. Ze pleit voor een ‘reboot’ van de manier waarop teams samenwerken: “Je computer rebooten of herstarten is vaak de ideale manier om niet werkende programma’s af te sluiten en met een schoon bureaublad te beginnen.”
Op basis van de bevindingen van Ferrazzi bieden Peters en Ringerwöle managers verschillende handvatten voor zo’n reboot.
Strategie, productiviteit en verbinding
Om de voordelen van het virtuele werken te plukken, is het wel belangrijk aandacht te schenken aan het gevoel van afstand binnen virtuele teams, vertelt collega-vennoot en organisatieadviseur Anja Ringerwöle. “Het onderzoek van Ferazzi laat zien dat het niet de letterlijke afstand is die als belemmering ervaren wordt. Als een team van fysieke samenwerking naar een virtuele samenwerking beweegt, wordt zichtbaar wat de staat van samenwerking was in de oude situatie. In de virtuele omgeving wordt als het ware een vergrootglas gelegd op de effectiviteit van het team.”
Daarmee komen krachten én pijnpunten bloot te liggen. “Als de teamdoelen en persoonlijke doelen voorheen niet helder waren, wordt dit in de virtuele setting meteen zichtbaar”, aldus Ringerwöle. “Als het team al gewend was zaken helder te benoemen en elkaar te helpen en uit te dagen gaat dat in de virtuele teamsamenwerking ook goed. Teamleden blijven dan benoemen wat wel en niet goed gaat en hoe ze zich voelen of wat ze denken. Kortom, de letterlijke afstand maakt helder waar al afstand was.”
Ze geeft aan dat afstand in teams wordt ervaren op drie thema’s: “Strategie, productiviteit en verbinding met het team. Het is aan jou als leider om juist aan deze thema’s extra aandacht te schenken.”
Ten aanzien van strategie kun je maar beter de impuls onderdrukken om strategiesessies uit te stellen tot het team weer live bij elkaar komt.
“Mensen hebben nu juist meer dan ooit nodig om te weten waar ze het voor doen”, benadrukt Ringerwöle. “Vanuit het eigen thuiskantoor is het gemakkelijk om het zicht te verliezen op je gezamenlijke ambitie. Daardoor daalt de motivatie. Strategische afstand draait om de vraag of het team op de hoogte is van elkaars langetermijndoelen, en de samenhang van de teamdoelen met de organisatieambities kent.”
“In de virtuele omgeving wordt als het ware een vergrootglas gelegd op de effectiviteit van het team.”
“Ook moet het team zichzelf de vraag stellen of zij nog steeds voldoen aan de behoefte van de klant, de markt of interne opdrachtgever”, legt ze uit. “Hiervoor heeft TWST een digitale klantarena ontwikkeld, waarbij je in een digitale sessie op een verrassende manier met je klant in gesprek gaat over verwachtingen en wensen. Dit geeft de onderlinge samenwerking een boost en focus in de samenwerkingsrelatie.”
Om te voorkomen dat afstand ontstaat tot productiviteit is het essentieel om te zorgen dat de bijdrage van individuele medewerkers aan het teamresultaat zichtbaar en helder is.
“In veel teamoverleggen zien we maar weinig resultaatgerichtheid terug”, aldus Peters. “Een veelvoorkomende valkuil is de nadruk op actielijstjes. Teamleden delen om de beurt waar ze mee bezig zijn. Het is natuurlijk goed om op de hoogte te zijn waar een ander mee bezig is, maar het stimuleert geen betrokkenheid bij elkaars werk. De motivatie van het team neemt toe als je wel wekelijks je resultaat deelt en daarnaast de tijd neemt om samen een probleem of vraagstuk aan te pakken. Hierbij helpt het team een collega door met hem of haar mee te denken. Bijvoorbeeld met de ‘five times WHY’-methode.”
Ten derde is ook verbinding natuurlijk van groot belang. Peters benadrukt echter dat deze uitdaging geenszins uniek is aan virtueel werken: “Veel leiders geven aan dat ze niet met al hun teamleden even gemakkelijk contact maken op afstand. Besef dat je relatie pre-corona ook niet met iedereen even sterk was.”
Daarnaast is het op dit punt goed om te beseffen dát je een team bent: “Je bent niet alleen verantwoordelijk voor die verbinding. Maak er een teameffort van en stimuleer collega’s mee te denken over jullie manier van samenwerken. Pak samen de verantwoordelijkheid om elkaar te helpen en te coachen. Als leider ben je er wel verantwoordelijk voor om dit proces te faciliteren en het een belangrijke plek te geven in het team.
Reboot
Dit nadenken over de manier van samenwerken gaat verder dan alleen het bevorderen van de verbinding binnen het team. Als het virtuele werken goed is ingericht, kan gezamenlijk worden gekeken welke aspecten daarvan voor de lange termijn waardevol blijken – ook nadat het weer mogelijk is om op kantoor bij elkaar te komen.
“Welke voordelen uit de virtuele samenwerking wil je behouden en welke belemmerende patronen ga je voor eens en voor altijd loslaten?”
“Dit is het moment om opnieuw te bepalen hoe je wilt samenwerken”, aldus Ringerwöle. “Wat is daarin belangrijk en wat zou je anders zou willen doen? Welke voordelen uit de virtuele samenwerking wil je behouden en welke belemmerende patronen ga je voor eens en voor altijd loslaten?”
Ze beschrijft vier stappen voor deze reboot: “Maak om te beginnen samen een diagnose van de ‘normale’ gedragspatronen in het team. Kijk vervolgens welke gedragspatronen zijn veranderd in het team in de remote-situatie. Vraag je dan af welke gedrag jullie nodig hebben om je aan te passen aan de veranderde werkelijkheid. En vraag tot slot commitment van iedereen in het team.”
De Yoda in de virtuele kamer
Om managers en hun teams een eindje op weg te helpen, geeft Peters tot besluit nog enkele concrete mogelijkheden om de samenwerking – of deze nou virtueel is of live – te verbeteren.
Aan het begin van elke bijeenkomst is het waardevol om een check-in te doen met de zogeheten ‘sweet en sour’-techniek. “Dit is hét moment om te toetsen wat er speelt bij je teamleden. Elk teamlid deelt een sweet- en sour-aspect uit haar of zijn leven: waar ben je momenteel dankbaar voor, en waar ben je niet zo blij mee? Dit hoeft niet werkgerelateerd te zijn. Belangrijk is wel om als gespreksleider zelf het goede voorbeeld te geven.”
Ook adviseert ze om “de Yoda in de kamer” te benoemen. “Yoda uit Star Wars staat bekend om zijn wijze en soms ongemakkelijke uitspraken. Stel bij een overleg een teamlid aan als Yoda – en start met iemand die dit graag doet en goed kan. Het is Yoda’s taak om onuitgesproken gedachten te uiten, wat het makkelijker maakt spannende thema’s aan te snijden – het is immers haar of zijn taak. Het kan zijn dat informatie ter tafel komt waar je niet blij mee bent of het niet mee eens bent. Benoem toch altijd dat het goed is dat het ter sprake is gekomen en bedank de Yoda. Een bonus is dat je zult zien dat anderen de rol van de Yoda vanzelf zullen overnemen.”
Ten slotte is het belangrijk om altijd te blijven leren. Daarvoor raadt Peters de ‘5x5x5’-tool aan. “Met 5x5x5 stimuleer je in vijf stappen het probleemoplossend vermogen in je team. Vraag ten eerste een medewerker om een uitdaging van het team voor te bereiden. Deze presenteert hij of zij in vijf minuten aan de rest. Het team krijgt daarop vijf minuten om vragen te stellen. In de laatste vijf minuten geven de collega’s adviezen. De vijfde en laatste stap vindt plaats in de volgende vergadering: check dan of het probleem is opgelost.”
