VKA ontwikkelt nieuwe IT-strategie voor Bodegraven-Reeuwijk
De gemeente Bodegraven-Reeuwijk heeft samen met adviseurs van Verdonck Klooster & Associates een nieuwe ICT-visie ontwikkeld.
Om zijn dienstverlening aan de circa 35.000 inwoners en de efficiëntie van de eigen bedrijfsvoering te verbeteren, heeft gemeente Bodegraven-Reeuwijk de stap naar de cloud gemaakt. Werken in de cloud biedt allerlei voordelen, zoals toegang tot applicaties en data vanuit iedere locatie, meer flexibiliteit in IT-keuzes, een lagere total cost of ownership (tco) en beter security management.
Voor het besluit werd genomen is gedegen onderzoek gedaan, waardoor de gemeente een compleet beeld kreeg van wat het betekent om een transitie van on premise naar de cloud te maken. Aspecten als de kosten en baten, de projecten-routekaart, doelarchitectuur en de impact op IT-processen en mensen werden onder de loep genomen.
Ondersteuning VKA
Het traject om tot een IT-strategie te komen is begeleid door Verdonck Klooster & Associates (VKA). Het gecombineerde projectteam trapte af door de behoeften, verbeterkansen en randvoorwaarden van de verschillende gemeentelijke onderdelen in kaart te brengen. Ook werden samen met leidinggevenden van de IT-afdeling tal van leidende IT-principes vastgesteld.
Met de contouren van het traject duidelijk gedefinieerd dook het projectteam de diepte in. Aan de hand van analyses, scans, interviews en workshops is de omgeving van de gemeente Bodegraven in kaart gebracht en is vastgesteld waar de aandachtspunten op het gebied van de informatievoorziening liggen. Daarnaast is de ICT van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk onder de loep genomen – zowel organisatie, IT-beleid als lopende IT-projecten – en zijn verbeterkansen benoemd.
Alle beschikbare informatie is vervolgens geanalyseerd, resulterend in een uiteindelijke IT-visie en -strategie. Ook is een roadmap opgesteld die een overzicht geeft van de benodigde initiatieven om de strategie te kunnen realiseren, waaronder gerelateerde kosten en investeringen voor de periode 2020-2023. Ter ondersteuning van de IT-strategie zijn verder verschillende documenten opgesteld met daarin gedetailleerde informatie, zoals het portfolio van voorgestelde projecten, een nieuwe inrichting van de werkplekken, de benodigde informatie van de beheerorganisatie, de IT-governance en de doelarchitectuur die nodig is om de hele verandering mogelijk te maken.
Breed draagvlak
Peter van Boggelen, directeur bedrijfsvoering en dienstverlening van de gemeente, kijkt tevreden terug op de manier waarop de nieuwe strategische documenten tot stand zijn gekomen. “Het gelopen traject was er één met enkele pittige discussies tussen adviseur en gemeente die tot wederzijds begrip hebben geleid, waardoor er een gezamenlijk gedeeld eindresultaat is bereikt”, geeft hij aan. “VKA heeft een voor de hele organisatie begrijpelijk en toepasbaar product opgeleverd, waarmee een breed draagvlak is gecreëerd voor de stappen die wij gaan zetten om onze doelen te bereiken.”
De belangrijkste koerswijziging voor Bodegraven-Reeuwijk? Er wordt versneld de overstap gemaakt naar de cloud. In eerste instantie zal de gemeente inzetten op een IaaS- of PaaS-omgeving, maar later doorgroeien naar een zoveel mogelijk op SaaS-gebaseerde omgeving.
Als de cloudbasis eenmaal staat, zal de gemeente ook in staat zijn de verschillende voordelen van de cloud te kunnen plukken in andere gebieden. Te denken valt aan gebieden als datagedreven werken of de inzet van nieuwe technologie, zoals kunstmatige intelligentie en Internet of Things (IoT).
