Financiële instelling kiest voor offshoring van werkzaamheden
Vanuit Solid Professionals is Marianne Reussing betrokken bij een offshoringsvraagstuk bij een klant in de financiële sector. In gesprek met Consultancy.nl vertelt ze over de opdracht en wat haar rol zo boeiend maakt.
De financiële instelling kiest bewust voor offshoring – het verplaatsen van taken naar een ander land – want hiermee blijft de kennis en expertise behouden binnen het bedrijf. Dit in tegenstelling tot outsourcing, wat draait om het uitbesteden van taken naar een externe partij.
Marianne Reussing, Consultant Finance & Risk bij Solid Professionals en vanuit het adviesbureau betrokken bij het offshoringprogramma, vertelt tegenover Consultancy.nl over de doelstellingen van het programma: “De belangrijkste drijfveer van de instelling achter hun keuze voor een offshoringproject, was om meer te kunnen focussen op de kerntaken van de organisatie, door de ondersteunende, meer operationele taken naar het buitenland te verplaatsen.”
“Hierdoor hoopt men de kwaliteit van de producten en diensten te verhogen en daarnaast de flexibiliteit”, legt ze uit. “Ook het realiseren van efficiencyverbeteringen was vanzelfsprekend een van de doelstellingen.”
Succesfactoren
Gevraagd wanneer een offshoringproject volgens haar de grootste kans van slagen heeft, vertelt Reussing hoe succesvolle bedrijven meer aandacht lijken te besteden aan diverse inrichtingsvraagstukken: “Het is ten eerste van belang om te bepalen welke processen in aanmerking komen. Hierbij is het belangrijk om goed na te denken over hoe je op afstand in control kunt blijven op deze processen.”
Ten tweede, zo legt Reussing uit, “is het belangrijk om goed na te denken over hoe die processen eruit moeten zien. Wie doet wat, welke contactmomenten bouw je in en hoe zien deze contactmomenten eruit?”
Een andere belangrijke succesfactor is het samenwerken en elkaar begrijpen: “Niet alleen de nieuwe medewerkers, maar zeker ook de medewerkers in Nederland moeten goed met de nieuwe situatie uit de voeten kunnen.
Tot slot is een belangrijke voorwaarde voor succesvolle offshoring dat cultuurverschillen overbrugd worden: “Bedrijven onderschatten vaak dat culturele verschillen de samenwerking uitdagend maken. Dit kost tijd en moeite, maar is ook ontzettend leuk om aan te werken en het resultaat direct te ervaren.” Voor het overbruggen van deze culturele verschillen en om tot goede samenwerking te komen zijn trainingen bij offshoring van groot belang.
Agile werken
Reussing is momenteel bezig met het samenstellen van een dergelijk trainingsprogramma. Ze vertelt over het belang van de contactmomenten tussen de medewerkers, niet alleen tijdens de trainingen maar ook daarna: “Zo zijn er feedbackmomenten ingebouwd in de processen en worden er vanuit het Agile werken contactmomenten georganiseerd. De contactmomenten worden gefaciliteerd door een Agile coach om zo de open en veilige sfeer te stimuleren.”
Een open en veilige sfeer en elkaar écht leren kennen zijn volgens Reussing essentieel voor een goede samenwerking. Dit betekent dat er ook informele momenten ingelast moeten worden: “Eigenlijk precies op dezelfde manier zoals je nu door het coronavirus bij veel Nederlandse bedrijven ziet, door virtuele kopjes koffie en het virtueel vieren van behaalde successen.”
Gevraagd naar haar eigen rol binnen het programma en wat ze als de grootste uitdaging ervaart binnen het traject, verwijst Reussing om te beginnen naar de impact van de coronacrisis: “Door het coronavirus ben ik niet in staat om de trainingen op locatie te geven. We hebben ervoor gekozen ‘gewoon’ door te gaan met het project en de trainingen virtueel te geven (‘In plaats van vier weken trainen op locatie acht weken virtueel training’). Fysieke trainingen vertalen naar digitale is best lastig. Het vereist meer creativiteit en variatie. Het zal in het begin wennen zijn, maar ik ben ervan overtuigd dat wij hier een goede modus in gaan vinden.”
Goede ondersteuning
Reussing vertelt hoe ze vanuit het projectteam kan rekenen op een hoge mate van ondersteuning en begeleiding: “Vanuit het projectteam worden er allerlei best practices gedeeld. Daarnaast wordt ook benadrukt dat de manier van werken moet passen bij de processen en afdelingen. Wat voor bepaalde activiteiten werkt, werkt voor andere juist niet.”
En ook vanuit Solid zelf ervaart ze waardevolle ondersteuning: “Vanuit Solid Professionals kan ik sowieso met al mijn vragen terecht bij mijn manager. Daarnaast zorgen de verschillende ervaringen en invalshoeken van mijn collega consultants dat er altijd wel iemand is bij wie je met je specifieke vragen terecht kunt.”
