Hoeveel bezoekers mogen musea en bioscopen straks ontvangen?
Na maanden verplicht dicht te zijn geweest mogen culturele instellingen per 1 juni hun deuren weer openen voor het publiek. Voorwaarde is wel dat ze zich houden aan twee richtlijnen: een maximum van 30 personen tegelijkertijd en bezoekers moeten op 1,5 meter afstand van elkaar worden gehouden.
Per 1 juli wordt de regeling voor musea, bioscopen en andere culturele instellingen verder versoepeld: dan mogen tot 100 personen tegelijkertijd worden ontvangen. Het is vooralsnog onduidelijk wanneer de maatregelen helemaal worden losgelaten, en dus moeten instellingen hun bezoekersbeleid structureel aanpassen op het ‘nieuwe normaal’ van de anderhalvemetersamenleving.
De hamvraag is natuurlijk: hoeveel bezoekers kunnen culturele instellingen precies toelaten? Amber Elbers, Data Scientist bij Newcraft, heeft een handige methode bedacht waarmee musea, bioscopen en andere culturele instellingen hun maximale bezoekersaantallen kunnen berekenen.
Volgens de methode is het maximaal aantal bezoekers per tijdslot afhankelijk van vier factoren: capaciteit, bezetting, omloopsnelheid en het aantal beschikbare tijdslots.
Stap 1: Capaciteit van de ruimte
Het berekenen van de capaciteit is het startpunt en bestaat uit een aantal stappen:
Bereken het aantal m2 dat opent voor publiek
Bekijk de plattegrond en breng in kaart welke ruimtes in het gebouw (of de gebouwen) zullen openen voor publiek. Is dat alleen de vaste collectie of ook de tentoonstellingsruimtes, het café-restaurant of de workshopruimtes? Vallen er nog ruimtes weg door bijvoorbeeld een route met eenrichtingsverkeer?
Denk aan de hoeveelheid m2 die niet relevant is
Trek daar de vierkante meters vanaf die niet meegerekend kunnen worden doordat het knelpunten zijn en er ruimte nodig is voor rijvorming. Voorbeelden van knelpunten zijn de ingang, de uitgang, de kassa, het scannen van tickets, de smalle gangen, de toiletten, de garderobe en zalen die veel mensen bezoeken. Ieder knelpunt kan voor rijvorming zorgen, waar extra ruimte voor nodig zal zijn.
Probeer dit zoveel mogelijk te voorkomen en waar nodig de rij af te zetten zodat andere bezoekers er langs kunnen lopen. Kunnen de in- en uitgang zo ingericht worden dat ze elkaar niet in de weg zitten? Is het mogelijk de tickets bij de ingang te scannen zodat de rij buiten staat? Zou het museum ook kunnen openen zonder garderobeservice?
Deel het aantal m2 door 10
Verdeel de ruimte aan de hand van de richtlijn van het RIVM: 1 persoon per 10m2. Zo wordt de capaciteit berekend.
Hou rekening met personeel
Trek daar het aantal medewerkers vanaf die aanwezig zullen zijn in het museum. Geef ook het personeel genoeg ruimte. Bedenk hierbij dat het zomaar zou kunnen dat er meer personeel nodig is dan gewoonlijk. Niet alleen om de veiligheid, doorstroom en afstand te waarborgen, maar ook om extra service te bieden aan de bezoekers voor wie dit ook een nieuwe situatie is.
Stap 2: Bezetting
Gebruik een indicatie voor de bezetting van de ruimte bij opening die aangeeft hoeveel procent van de ruimte straks echt gevuld is met bezoekers. Vaak zijn specifieke ruimtes in een museum meer in trek dan andere ruimtes, dus zal het bezoek zich nooit evenredig over alle geopende ruimtes verspreiden. Zonder deze stap wordt het maximaal aantal bezoekers per tijdslot veel te hoog ingeschat.
Een voorbeeld ter verduidelijking: stel dat de helft van het museum hoogtepunten bevat waar bezoekers vaak langer verblijven zoals de Nachtwachtzaal en de Eregalerij in het Rijksmuseum. Als die ruimtes vol zijn – een bezetting van 100% – is misschien de andere helft van het museum is nog helemaal niet vol, laten we zeggen dat daar een bezetting van 50% geldt. In dit geval is 75% van alle ruimtes die geopend zijn voor publiek ook daadwerkelijk bezet.
Stap 3: Omloopsnelheid
Met een inschatting van de bezoekduur en het aantal uur dat het museum open is per dag, kun je bepalen hoe snel bezoekers het gebouw verlaten en er weer nieuwe bezoekers naar binnen kunnen. Houd met de inschatting van de bezoekduur rekening met de totale tijd dat een bezoeker binnen is. Als er ook ruimtes open zijn voor bezoek buiten de collectie, zoals een café of een museumwinkel, neem dan ook de tijd mee die een bezoeker daar besteedt.
Stap 4: Aantal tijdslots
Het toelaten van bezoekers aan de hand van tijdslots helpt met het monitoren van de doorstroom van bezoekers. Gebruik in deze stap het aantal tijdslots per dag. Stel dat het museum van 9:00-17:00 uur geopend is en tijdslots hanteert van een half uur, dan zijn er 16 tijdslots per dag.
Deze stap kun je ook overslaan. In dat geval geeft de formule het maximaal aantal bezoekers per dag.
Stap 5: Maximaal aantal bezoekers per tijdslot
Het maximaal aantal bezoekers per tijdslot kan berekend worden. Bestudeer dit getal nog eens goed en voer wat tests uit. Plan de tijdslots bij opening niet direct helemaal vol om ruimte te laten voor onverwachte omstandigheden.
Houd ook rekening met het aantal bezoekers dat kan instromen per tijdslot. Hoeveel tickets kunnen er gescand worden per tijdslot bijvoorbeeld, als je naar de handelingssnelheid van het systeem kijkt? En weet je hoeveel mensen door een smalle ingang lopen binnen een tijdslot?
