Vijf tips om kantoren anderhalve meter-proof te maken
Nederland maakt zich op voor de anderhalvemetersamenleving. Om aan de overheidsnormen te voldoen, moeten veel organisaties hun kantoorruimtes herinrichten. Pim Bressers, adviseur bij HEVO, deelt vijf tips waarmee bedrijven hun kantoor anderhalve meter-proof kunnen maken.
“Langzaam lijkt het moment dat we weer ‘gewoon’ naar kantoor mogen dichterbij te komen. Naar verwachting zullen de restricties echter niet ineens maar stap voor stap verlicht worden. We zitten naar alle waarschijnlijkheid toch nog wel een paar maanden vast aan een aantal van de beperkende maatregelen”, zegt Bressers, Huisvestigingsadviseur bij HEVO, een bureau dat gespecialiseerd is in advies en project- en bouwmanagement binnen de huisvestiging- en vastgoedsector.
Terwijl het RIVM en de overheid de precieze inhoud van de coronamaatregelen de komende tijd zullen verfijnen, zijn er volgens Bressers nu al vijf maatregelen die organisaties in ieder geval kunnen nemen om invulling te geven aan de anderhalvemeternorm.
1: Desinfectie
Niet alle onderdelen van een kantoor kunnen anderhalve meter-proof worden gemaakt, benadrukt Bressers. Denk bijvoorbeeld aan liftknopjes, deurklinken, kranen, de koffieautomaat, de kopieermachine en stoelen in een vergaderruimte. “Het verstrekken van een ‘persoonlijke desinfectie-kit’ om met regelmaat de handen te kunnen desinfecteren lijkt me om die reden sowieso noodzakelijk, terwijl het daarnaast ook verstandig is om op ‘vaste’ punten zoals bij een koffieautomaat desinfectiedoekjes beschikbaar te stellen.”
2: Routing binnen het kantoor
Voordat de coronacrisis uitbrak, hielden de meeste medewerkers zich niet bewust bezig met hun precieze wandelroute door een kantoor. Om de anderhalve meter-norm te waarborgen, moet daar verandering in komen. Bressers: “Het lijkt mij verstandig dat facility managers de komende weken de plattegronden van de kantoren eens goed bekijken om knelpunten op tijd te ontdekken en maatregelen met betrekking tot de routing goed uit te werken en ook zelf te testen.”
3: De werkplek
Veel kantooromgevingen hebben de laatste jaren de ‘eigen’ werkplekken ingeruild voor flexibele werkplekken. “Het lijkt me onmogelijk om een flexibele werkplek de gehele dag door ontsmet te houden”, aldus Bressers, “de ene medewerker vertrekt en de volgende komt, afhankelijk van het type werkzaamheden kan dit zelfs een paar keer per dag gebeuren.”
Met zogenaamde ‘placemats’, waar medewerkers hun naam op kunnen schrijven en die ze op de tafel van een flexibele werkplek kunnen leggen bij binnenkomst, kan het besmettingsgevaar dat flexibele werkplekken met zich meebrengen worden geminimaliseerd: “Bij het verlaten van het kantoor worden deze placemats vervolgens weggegooid of centraal ingezameld, zodat ze kunnen worden schoongemaakt en hergebruikt.”
Facility managers kunnen ook bekijken of het per ruimte mogelijk is de bureaus wat verder uit elkaar te plaatsen. “Op plekken waar dit niet gaat kan bijvoorbeeld gekozen worden voor oplossingen met plexiglas, een oplossing die momenteel in veel winkels al wordt toegepast.”
“De kantine is een plek waar de anderhalve meter-norm moeilijk gerealiseerd kan worden.”
Toch blijven er altijd werkplekken over die niet zullen voldoende aan de hygiënestandaarden en aan de anderhalve meter-regels, zegt Bressers: “Het is dan wijs deze plekken tijdelijk af te sluiten.” Mocht dit problemen opleveren, omdat niet alle medewerkers van een organisaties hierdoor een werkplek hebben, dan is het volgens de adviseur van HEVO verstandig om sommige werknemers voorlopig te adviseren om thuis te werken wanneer het niet noodzakelijk is om naar kantoor te komen.
4: Vergaderen en audiovisuele middelen
“Vergaderruimten zullen de eerstkomende periode aanzienlijk aan capaciteit verliezen. Een vergadertafel waar je voorheen met zes medewerkers plaats kon nemen zal nu, afhankelijk van de vorm, nog maar geschikt zijn voor drie medewerkers. Dit betekent dat het vergaderen op afstand, wat we nu massaal doen, ook de eerste maanden nog veel zal plaatsvinden. Bijkomend voordeel is het besparen van veel reistijd en een positief effect op CO2-uitstoot”, legt Bressers uit.
Hoewel op afstand vergaderen bij veel organisaties inmiddels goed verloopt, wordt het lastiger als drie medewerkers op kantoor wel bij elkaar zitten en drie anderen van afstand deelnemen aan de meeting. “Om dit goed te faciliteren, zijn aanvullende audiovisuele middelen in de vergaderruimte waarschijnlijk vereist”, stelt Bressers. “Denk hierbij aan goede microfoons, camera’s, beeldschermen en luidsprekers. Ook nadat we door deze periode heen zijn is mijn verwachting dat het op afstand vergaderen voor een deel zal blijven bestaan, wat de vereiste investeringen nog meer verantwoordt.”
5: Pauzeren en catering
“Iets wat ik de laatste weken waarschijnlijk het meest gemist heb is het sociale aspect van de kantooromgeving”, geeft Bressers aan. “Maar juist dit aspect zal voorlopig niet zo zijn zoals we het ons herinneren. De kantine is een plek waar de anderhalve meter-norm moeilijk gerealiseerd kan worden. Dit zal dus leiden tot een beperkte lunchcapaciteit.”
Volgens de adviseur is het mogelijk om dit probleem op te lossen door meerdere lunchmomenten te introduceren, of door professionals te stimuleren te lunchen aan hun bureaus. “Ook voor de manier waarop catering plaatsvindt, zullen er – afhankelijk van de faciliteiten – aanpassingen nodig zijn. Om die reden zullen de cateraars veelal zelf ook richtlijnen en protocollen moeten gaan opstellen, zodat de anderhalve meter-regels ook hier worden
nageleefd.”
Bewust maken
Tot slot benadrukt Bressers dat ook voorlichting over de nieuwe kantoornormen van groot belang is: “Behalve deze vijf maatregelen is het ook verstandig om medewerkers op een aantal goed zichtbare plekken bewust te maken van de maatregelen en te duiden op afspraken en regels die ook binnen het kantoor van toepassing zijn”, besluit hij.
