Staffing MS begeleidt Aon bij professionalisering externe inhuur
In navolging van de overname van verzekeringsbedrijf Unirobe Meeùs Groep in 2017, besloot Aon Nederland samen met Staffing MS de externe inhuur van de zakelijke dienstverlener te stroomlijnen en te professionaliseren. Michiel van Meer, HR Directeur bij Aon Nederland, vertelt over het traject en wat dit heeft opgeleverd.
Aon Nederland is een adviseur op het gebied van risico-, pensioen- en gezondheidsoplossingen. Het bedrijf, onderdeel van Aon (55.000 werknemers in 100+ landen), telt in ons land circa 2.600 medewerkers, die werkzaam zijn vanuit 15 vestigingen.
Impact van overname UMG
De overname van Unirobe Meeús Groep (UMG) in 2017, voor een bedrag van €295 miljoen, heeft een grote impact gehad op het personeelsbestand van de zakelijke dienstverlener. “Door de overname nam de inhuur van externen substantieel toe”, blikt Van Meer terug, om toe te voegen dat ten tijde van het sluiten van de deal zo’n 10% van de totale bezetting uit externen bestond.
Staffing Management Services (onderdeel van HeadFirst Group) was sinds 2013 – en daarmee dus al vier jaar – voor UMG actief als full-service dienstverlener. Door de overname werd zowel Aon Nederland als Staffing MS voor een aantal specifieke taken gesteld: het inzichtelijk maken van de totale externe inhuur, het bieden van één coherente set aan inhuurvoorwaarden én het besparen op de externe inhuur.
“Het bleek een behoorlijke transitie”, zegt Van Meer. “De inhuur lag versnipperd over de afdelingen en de portefeuilles heen. We misten hierdoor regie en grip. Bovendien kwam er veel transactioneel werk bij kijken, wat afleidt van meer strategische bezigheden. Daarom initieerden we dit project en implementeerden we het samen met Staffing MS: vanuit één HR-visie, met oog voor inkoop.”
Grip op de uitgaven
De toegenomen inhuur van externen was noodzakelijk om de organisatie met specifieke kennis te ondersteunen; om projecten te bemensen en natuurlijk verloop op te vangen. Van Meer licht toe: “Het helpt dan als je een professionele partij hebt om dat complexe inhuurproces te structureren en te ondersteunen. Ook om grip op die spend te houden. Inhuur brengt immers enorme kosten met zich mee. Je wilt weten waar die in zit, wat de profielen zijn, wat de kwaliteit is, enzovoort.”
Hoewel de structurering van de inhuur geschiedde vanuit een HR-visie, was het kostenaspect medebepalend. Daarom trok HR op met finance. Want bleken er manieren om het inhuurproces te omzeilen, dan bespaarde dat het bedrijf tijd en geld. Van Meer: “Facturen voor inhuur van externen buiten de Inhuurdesk werden op een gegeven moment niet meer – automatisch – betaald. Dat klinkt stellig, maar het is een goede manier om bewustwording te creëren.”
Impact
Aon Nederland en Staffing MS wisten dat de herstructurering van het inhuurproces impact zou hebben. Eerder huurde de business immers zelf direct mensen in, nu kwam er een schakel tussen.
“Daarom betrokken we de business bij het proces en legden we uit waarom we het deden”, legt Van Meer uit. “Dus niet alleen voor het financiële aspect, maar vooral om inzicht, grip en kwaliteit te krijgen. Onze HR-managers kregen duidelijke spelregels. Maar ook de mogelijkheid contact te houden met bureaus om de kwaliteit te kunnen borgen. Vooral belangrijk was dat we intern onze gesprekken en contacten intensiveerden. We kunnen samen met Staffing MS immers wel een mooi proces uitwerken, we moeten het zélf uitvoeren. Daartoe moeten we interne betrokkenheid en draagvlak creëren.”
Roadshows
De Aon HR Directeur vertelt hoe vanuit “een echt partnership” werd gewerkt en het project “gezamenlijk is vormgegeven”. Ook wijst hij op de uitgebreide ervaring waarover Staffing MS bij dit soort implementaties reeds beschikt. “Als partner kan ze bovendien veel inzichten en data uit de markt binnenhalen. Zijn er bepaalde trends, best practices die we kunnen overnemen?” Om die reden ziet Van Meer dan ook voordelen in het feit dat Staffing MS inmiddels onderdeel is van HeadFirst. “Je beschikt dan immers over nóg meer expertise en kunt als keten je diensten aanbieden.”
“De inhuur is nu volledig geautomatiseerd in een strak proces. We kunnen sneller en kwalitatief beter schakelen.”
“Daarnaast trokken we samen op, ook bij de interne roadshows waarbij we ons verhaal deden. Al onze leveranciers waren hierbij uitgenodigd. Die zagen de transitie in eerste instantie als een bedreiging, begrijpelijk. We legden ze uit waarom we dit deden en op welke wijze. Dat gaf begrip”, legt Van Meer uit.
Strak proces
Concreet resultaat van de samenwerking tussen Aon Nederland en Staffing MS is volgens Van Meer dat “de inhuur nu volledig is geautomatiseerd in een strak proces”. De manager maakt een aanvraag aan voor een vacature. Is besloten tot externe inhuur, dan gaat dat via het proces direct naar de inhuurdesk. Hier zit vrijwel geen handmatig werk meer in.
Van Meer beschrijft de verdere voordelen die dit heeft opgeleverd: “Op het moment dat we zo’n goed gecoördineerd en gestructureerd inhuurproces hebben, kunnen we sneller en kwalitatief goed schakelen. Die regierol is cruciaal in een grote organisatie als de onze, waar ook de compliance moet zijn ondervangen. We hebben nu beter inzicht in de spend en het type rollen: wat wordt er ingehuurd en tegen welke tarieven? Bij wie huren we in en wat vinden we daarvan? Van deze en andere zaken kun je prima analyses maken – ook om daarna het gesprek met je leveranciers aan te gaan. Onze HR-adviseurs kunnen nu bovendien op een ander, hoger niveau met de business praten.”
Ontwikkeling en verbetering
Op dit moment maakt Aon Nederland gebruik van ongeveer 250 externen: iets minder dan 10% van de totale bezetting. De inhuur is volgens Van Meer “strak georganiseerd en geautomatiseerd” en voor de verdere ontwikkeling en verbetering van het proces is er veelvuldig contact met de account managers. “Want”, vindt Van Meer, “we kunnen de marktwerking nóg beter benutten. Bijvoorbeeld door de criteria en uurtarieven aan te scherpen of juist te beperken. Daar valt gezamenlijk wat te winnen!”
