Qhuba helpt Bravis Ziekenhuis bij vernieuwing infrastructuur
De digitale infrastructuur van het Bravis Ziekenhuis was na zeven jaar toe aan vervanging. Om dit transformatieproject in goede banen te leiden, werd adviesbureau Qhuba ingeschakeld. Erwin Jansen (Hoofd Informatisering & Automatisering bij Bravis) en John Smits (Consultant bij Qhuba) waren samen eindverantwoordelijk voor het project. Het tweetal kijkt met een tevreden gevoel terug op de succesvolle implementatie van de nieuwe HCI-oplossing van Dell EMC.
Erwin Jansen studeerde in 1996 af aan de Technische Universiteit Eindhoven en deed sindsdien veel ervaring opgedaan op het gebied van IT-management. De afgelopen jaren is Jansen actief als IT-managementspecialist binnen de zorgsector, waarvan hij de laatste tweeënhalfjaar in vaste dienst doorbracht bij het Bravis Ziekenhuis. Jansen legt uit wat hij zo interessant vindt aan zijn baan: “Werken in de zorgsector is erg dankbaar. Je ziet hier veel meer mensen met passie voor hun werk, het is fijn dat ik in mijn rol voor die mensen iets kan betekenen. Bovendien is er binnen de zorgsector nog veel vooruitgang te boeken op het gebied van digitalisering. Ik ben blij dat ik daar vanuit mijn positie een positieve bijdrage aan kan leveren.”
Samenvoeging van Bravis locaties: fysiek én digitaal
Het Bravis Ziekenhuis kent twee locaties, een in Roosendaal en een in Bergen op Zoom. Al een aantal jaar worden er plannen gemaakt om beide locaties fysiek samen te voegen. Inmiddels is de kogel door de kerk: binnen zeven jaar zullen het ziekenhuis in Bergen op Zoom en dat in Roosendaal worden samengevoegd. Deze nieuwe vestiging zal worden gebouw op een andere locatie in Roosendaal. Jansen legt uit dat met deze ontwikkeling ook de digitale samenvoeging niet uit kon blijven, onder meer omdat het oude IT-systeem hier en daar in meerdere delen al ouderdomsverschijnselen vertoonde.
“In de voorgaande periode zagen we een toename van verstoringen in sommige systemen, vooral in de omgeving waarin de niet-radiologische afbeeldingen opgeslagen en verwerkt werden. Zowel bij hard- als software was er een neerwaartse trend te zien in beschikbaarheid. Het werd dus hoog tijd voor modernisering”, vertelt Jansen, die toevoegt dat dit niet geheel verrassend is. “Zeven jaar is vrij lang voor een dergelijk systeem in het hedendaagse IT-landschap. Tijdens de implementatie van het nieuwe systeem zagen we steeds vaker verstoring in het oude voorkomen. We hadden dus niet veel langer moeten wachten. Wat dat betreft was de timing perfect.”
Een andere reden om de locaties digitaal samen te voegen heeft van doen met de wederzijdse data-uitwisseling tussen de twee vestigingen, vertelt Jansen: “We hadden eerder een capaciteit van 150 TB. Dit gaat over alle data die we verwerken. Denk hierbij aan foto’s, radiologie, patiëntdossiers en alle office documenten. Al deze data en applicaties stonden op diverse infrastructuren. Met het nieuwe systeem bereiden we ons voor op een groei naar een totale capaciteit van 300 TB. Bovendien gaat alles nu stapsgewijs naar één infrastructuur, een flinke stap op het gebied van snelheid, capaciteit en beheersbaarheid.”
Aan de slag
Om het transformatieproject in goede banen te leiden, werd Qhuba ingeschakeld. Consultant John Smits van het adviesbureau uit Utrecht, begon bij aanvang van het project met het vaststellen van alle wensen van de betrokken partijen: “Bij een dergelijke klus is het van groot belang dat het duidelijk is welke behoeften de verschillende partijen hebben. Die behoeften bleken vrij helder. Eindgebruikers zijn zorgverleners en zij hebben niet veel interesse voor de technische inhoud. De écht belangrijke pijlers voor deze professionals waren snelheid en gebruiksgemak.”
Vanuit de hierboven beschreven voorkeuren zijn Smits en Jansen met de IT-afdeling gaan praten, die met name inhoudelijke wensen op tafel neerlegde. “Beheersbaarheid, effectiviteit, redundantie en datazuinigheid waren hierbij sleutelbegrippen”, zegt Jansen. “Effectieve opslag en datazuinigheid is niet onbelangrijk als je beseft dat sommige foto’s die gemaakt worden al gauw 10 GB kosten. Een enkele afdeling maakt zelfs nu al foto’s in 4K. De beelden zullen in de komende jaren enkel scherper worden, dus ook het verbruik zal stijgen. Opslag en transactie moéten dus effectief zijn, voor zowel de IT-afdeling als voor de eindgebruikers.”
“We kunnen natuurlijk niet hebben dat we door uitval van een systeem ons werk niet meer kunnen doen, met alle risico’s van dien.”
Dat de systemen redundant uitgevoerd moeten worden, spreekt volgens Jansen voor zich: “We kunnen natuurlijk niet hebben dat we door uitval van een systeem ons werk niet meer kunnen doen, met alle risico’s van dien. Om soortgelijke redenen was effectief beheer dan ook een belangrijk punt bij de aanschaf. Doordat met de nieuwe oplossing de gehele infrastructuur virtueel op één geïntegreerd systeem draait, is ook troubleshooting een stukje gemakkelijker gemaakt.”
De juiste HCI-supplier kiezen
Nadat het eisenprogramma in de etalage was gezet, reageerden drie partijen: Dell EMC, HP en NetApp. Naast traditionelere oplossingen – zoals Cloud en On Premise – stelden HP en Dell EMC voor om eveneens gebruik te maken van een ‘Hyper Converged Infrastructure’ (HCI)-oplossing. Dit is een vrij nieuwe oplossing die in andere sectoren al enigszins zijn weg heeft gevonden maar in de wat conservatievere zorgsector nog niet, vertelt Jansen: “Logischerwijs wilden ze graag dat ook wij de HCI-oplossing zouden gaan gebruiken omdat het een stap in de markt is.”
Jansen laat weten dat die situatie de onderhandelingspositie van het ziekenhuis ten goede kwam: “Zowel John als onze inkoper hebben goed werk geleverd in de uitonderhandeling. Daar hebben we veel op bespaard en bovendien hebben we met de afgesproken volgorde van betaling wat oneffenheden die later in het project opspeelden vooraf goed kunnen ondervangen en snel recht kunnen trekken. Een scherpe onderhandeling was sowieso geen overbodige luxe. Dit project stond voor ongeveer de helft van ons totale IT-investeringsbudget.”
De samenwerking met HCI-aanbieder Dell EMC is naar Jansens idee prettig verlopen: “Uiteraard kunnen we niet verwachten dat bij dergelijke complexe implementaties alles foutloos verloopt. Zo zijn we over een aantal zaken best stevig in gesprek geweest. De wijze waarop vervolgens werd gecommuniceerd en de manier waarop hierna volgens de gemaakte afspraken gehandeld werd, is zeer te prijzen. Dit werkt natuurlijk twee kanten op, daarvoor ben ik John zeer dankbaar. Hij heeft aangetoond hoe je ook binnen de zorgsector een project binnen tijd en budget op een goede manier kunt opleveren terwijl alle betrokken stakeholders tevreden zijn. Af en toe heeft hij bij Dell EMC flink zijn tanden erin moeten zetten: dat heeft hij erg kalm en standvastig gedaan.”
Uitdagingen tijdens de implementatie
Zoals Jansen al liet vallen, is niet verrassend dat er problemen ontstaan binnen zulke complexe ICT-projecten. Hij noemt een concreet voorbeeld: “Bij aanvang van de implementatie stuitten we op een obstakel. Tijdens het fysiek plaatsen van de kasten liep het project tegen de eerste uitdaging aan. De kasten worden in Ierland geheel in elkaar geschroefd en vervolgens verscheept. Bij aankomst bleek dat de apparaten niet door de deur van de serverruimte pasten. Uiteindelijk is alles op locatie uit elkaar gehaald en weer binnen de serverruimte in elkaar gezet. Dan denk je overal rekening mee te hebben gehouden en dan blijkt maar weer dat zelfs voor het meest digitale systeem een timmermansoog niet misstaat.”
“We hebben op veel fronten een flinke stap vooruit gezet. Het systeem is flink sneller, makkelijk te beheren en neemt een stuk minder ruimte in.”
Nadat de nieuwe componenten geïnstalleerd, geconfigureerd en verbonden waren, was het tijd om het overhevelingstraject in te gaan, waarbij stapsgewijs alle beoogde applicaties en data werden overgezet naar het nieuwe HCI-systeem. Opnieuw ontstond een uitdaging, want er bleek een verkeerde ratio te zijn gebruikt voor het berekenen van de datacompressie. Hierdoor verdween een aanzienlijk deel aan opslagruimte, wat beslist niet wenselijk was, zegt Jansen: “Om Dell EMC hierin met onze wensen te laten meebewegen, dat kostte best wel wat moeite. Gelukkig waren we goed voorbereid aan het werk gegaan. Het contract was vooraf goed opgesteld en uiteindelijk erkende Dell EMC een miscalculatie te hebben gemaakt. Fouten maken is menselijk en uiteindelijk is alles goed opgelost.”
De voordelen van HCI
Nadat Dell EMC de verloren opslagruimte terughaalde, kwam de verrassende meerwaarde van het nieuwe systeem duidelijk naar voren. Meer dan vooraf beoogd kon een veel groter deel van het totale applicatielandschap van het ziekenhuis in het HCI-systeem geladen worden. “Dat was een prettige verrassing inderdaad”, laat Jansen weten. Met het overplaatsen van een groter deel van het applicatielandschap, kwam echter ook het risico van het systeem naar boven, toen plots een volledige afdeling niet meer bij zijn applicaties kon. “Gelukkig was dit snel verholpen en kreeg het systeem een update om de uitval in de toekomst te voorkomen. Dat was wel schrikken natuurlijk, maar uiteindelijk bleek het een succesvolle testcase voor de beheersbaarheid van het systeem”, vertelt Jansen.
Jansen is al met al behoorlijk positief over het nieuwe HCI-systeem en over de wijze waarop het transformatieproject is verlopen: “We hebben op veel fronten een flinke stap vooruit gezet. Het systeem is stukken sneller, makkelijk te beheren en neemt een stuk minder ruimte in. Ook kostentechnisch komen we er veel positiever uit.” Hierom raadt Jansen het HCI-systeem beslist aan: “Het past helemaal in de gedachte van edge computing, als opvolger van de beweging om alles naar de cloud te brengen. HCI biedt namelijk snellere opslag lokaal en kan direct gekoppeld worden aan tragere opslag in de cloud.”
Blik op toekomst
De komende periode staat in het teken van het finetunen van de implementatie van de HCI-oplossing, vertelt Jansen: “Dit betekent volledige acceptatie bij de eindgebruikers en verder moeten we nog wat laatste software-updates van Dell EMC implementeren. Daarna zijn er nog genoeg uitdagingen te bedenken, zoals de uitbreiding van ons patiëntenportaal naar de klinische patiënt, volledig geautomatiseerde gegevensuitwisseling met andere zorginstellingen en een biosensor die we samen met Philips aan het toepassen zijn. Daarnaast speelt de verhuizing van het ziekenhuis naar één locatie een grote rol. Ik ben positief: we gaan zien wat de toekomst brengt!”
