Tien handvatten voor een succesvolle datamigratie

Het migreren van data van een oud datasysteem naar een nieuw systeem verloopt niet altijd zonder slag of stoot. De redactie van Consultancy.nl sprak onlangs met dataspecialisten Marcella Roest en Miranda van Stiphout van adviesbureau Finavista, die verschillende aandachtspunten voor een succesvolle datamigratie formuleerden. 

Bij de transitie van een oud naar een nieuw informatiesysteem speelt datamigratie een grote rol. Het is namelijk van groot belang dat medewerkers tijdens deze overgangsperiode hun werk kunnen blijven uitvoeren. En misschien nog wel belangrijker: klanten mogen tijdens de transitie naar een nieuw systeem geen hinder ondervinden. Marcella Roest (Managing Consultant) en Miranda van Stiphout (Consultant) van adviesbureau Finavista zijn dataspecialisten en stelden voor organisaties een lijst met tien handvatten op om een datamigratie succesvol af te ronden.  

1. Investeer in een goede analyse

Iedere datamigratie begint bij een nauwkeurige en uitgebreide analyse van zowel het doelsysteem als de brondata, legt Roest uit, die benadrukt dat organisaties zichzelf tijdens de analyse verschillende vragen moeten stellen: “Is dit systeem toekomstbestendig? Kunnen alle brondata en bijbehorende functionaliteiten hierin ondergebracht worden? Kunnen er makkelijk wijzigingen in worden doorgevoerd, bijvoorbeeld bij veranderende wetgeving? Een goede analyse voorkomt verrassingen gedurende het proces. Hierdoor wordt in een vroeg stadium duidelijk welke aanpassingen er nodig zijn in het doelsysteem of de brondata.” 

2. Borg beschikbare kennis

Hoe groter de complexiteit en verscheidenheid van de data in het oude systeem, hoe groter het belang dat er voldoende specialisten aanwezig zijn tijdens het transitietraject, vertelt Van Stiphout: “Hieronder vallen de eigen professionals die met het oude systeem werken, medewerkers van afdelingen waar eventuele randsystemen ondergebracht zijn, maar ook externe partners die applicaties in beheer hebben of in beheer moeten gaan nemen. De vuistregel is: hoe ouder het systeem, hoe minder mensen er over specifieke kennis beschikken. Slechts weinigen weten alles over de producten en de uitzonderingen die er in de loop der jaren ingeslopen zijn. Dit zijn de onmisbare mensen voor het migratieteam. Betrek hen zo vroeg mogelijk bij de migratie. Zo achterhaal je direct welke zaken in het oude systeem extra aandacht behoeven.”

3. Betrek alle stakeholders

Het team dat verantwoordelijk is voor de datamigratie bestaat uit verschillende leden. Denk hierbij aan professionals die zich buigen over de specificaties, de bouw, het testen en over de kwaliteit, zegt Roest: “Daarnaast is het belangrijk om vanuit alle lagen van de organisatie personen te betrekken die geraakt worden door de migratie. Hierdoor kun je een zo compleet mogelijke risicoanalyse opstellen om alle risico’s en probleemgebieden van de migratie te ondervangen. Door goede samenwerking zorg je ervoor dat aan alle punten wordt gedacht en kom je na de migratie niet voor verrassingen te staan.”

4. Kies een gespecialiseerde partner 

Een datamigratie wordt in de regel verzorgd door de leverancier van het nieuwe systeem. Als de migratie zeer complex is of een organisatie niet veel ervaring heeft met het migreren van data, dan is het verstandig om een datamigratiepartner in te schakelen, licht Van Stiphout toe: “Overweeg ook andere partners dan de systeemleverancier. Deze kijkt vaak alleen hoe de data technisch overgezet kan worden, terwijl een migratiepartner ook helpt om het businessbelang van een juiste administratie te borgen.” 

5. De business in de lead

Het is aan te raden om de business de leiding te geven over het datamigratietraject, simpelweg omdat de businessprofessionals van een organisatie uiteindelijk het meeste gebruik gaan maken van het nieuwe systeem en dus veel baat hebben bij een succesvolle migratie, laat Roest weten: “De business heeft de kennis van het oude systeem en moet uiteindelijk gaan werken met het doelsysteem. Zo zorg je ervoor dat de data niet alleen technisch wordt overgezet, maar ook dat er rekening wordt gehouden of dit functioneel is voor de dagelijkse werkzaamheden en het automatiseren van processen.”

6. Maak gebruik van bestaande tools

Om van een grote datamigratie een succes te maken, zijn tools onmisbaar, vooral omdat het handmatig overzetten van data geen optie is als het gaat om aanzienlijke hoeveelheden, aldus Van Stiphout: “Het ontwikkelen van eigen tooling is tijdrovend en vaak een opzichzelfstaand project. Door zelf tooling te ontwikkelen, kan de migratie veranderen in een langdurig en kostbaar IT-project, waarbij je het businessbelang uit het oog verliest. Maak daarom gebruik van bestaande en bewezen tooling voor datamigraties.”

7. Zorg voor goede besluitvorming

Bij het opstellen van specificaties lopen organisaties vrijwel altijd tegen uitzonderingen of onvoorziene complexe gevallen aan, geeft Roest aan: “Ook kunnen projectrisico’s zich voordoen waarover je beslissingen moet nemen. Het is daarom aan te raden om een stuurgroep aan te stellen. Deze bestaat uit collega’s uit de verschillende delen van de organisatie. De stuurgroep heeft mandaat om besluiten te nemen gedurende het traject. Hiermee voorkom je ad hoc-beslissingen en daarnaast worden alle facetten op deze manier meegenomen in de besluitvorming.”

“3% aan foutieve data leidt tot 30% aan extra operationele kosten.”
_{– Marcella Roest}

8. Knip de migratie op in fasen

Een datamigratie is vaak een groot project. Het is om die reden aan te raden om de migratie op te delen in verschillende fases. Daarbij worden de verschillende functionaliteiten stapsgewijs per fase opgeleverd. “Dit verspreidt enerzijds de werkdruk. Anderzijds zorgt deze aanpak ervoor dat er eerder gestart kan worden met het bouwen en testen van de eerste functionaliteiten. Dit resulteert in vroegtijdig inzicht in de volledigheid en juistheid van de specificaties”, vertelt Van Stiphout.

9. Zorg voor schone data

Net zoals bij een normale verhuizing (van de ene woning naar de andere), wordt ook bij het verhuizen van data vrij snel duidelijk dat er in de loop der jaren een hoop rommel is verzameld, legt Roest uit: “Denk alleen al aan typfouten, uitzonderingen en mutaties. Hoe schoner en uniformer de data, hoe soepeler deze te verwerken is. Zorg dus voor of tijdens de migratie dat vervuiling wordt opgespoord en geschoond. Dit betaalt zich later dubbel en dwars terug. Want, zo luidt de vuistregel, 3% aan foutieve data leidt tot 30% aan extra operationele kosten. Kortom: data opschonen loont.”

10. Zorg voor een waterdichte audit trail

Omdat het oude datasysteem doorgaans veel gevoelige informatie bevat, is het van essentieel belang dat het migratietraject volledig en foutloos wordt afgerond. “Als dat namelijk is gelukt, kun je die prestatie ook aan klanten en partners melden, wat zij zullen waarderen. Met een waterdichte audit trail kan een organisatie met zekerheid alle belanghebbenden meedelen dat de voor hun relevante gegevens ook juist en volledig zijn overgezet”, besluit Van Stiphout.