Morgens helpt Hogeschool Saxion bij continu verbeteren
Morgens begeleidt Hogeschool Saxion bij een continu verbeteren-transitie. Hiermee wil de hogeschool een cultuur creëren waarin naast de studenten ook de organisatie zelf maximaal leert: “Saxion wil de beste Hogeschool van Nederland worden”, aldus Koen Janmaat, die vanuit Morgens betrokken is bij de transitie: “Daarbij hoort een organisatie die effectief is, goed aansluit bij wat studenten en werkgevers willen, en steeds weer bezig is zichzelf aan te passen en te verbeteren. Dat vereist een andere manier van (samen)werken. Continu verbeteren levert de bouwstenen die nodig zijn om deze ambitie te realiseren.”
Hogeschool Saxion verzorgt vanuit diverse vestigingen in Apeldoorn, Deventer en Enschede zo’n honderd hbo-opleidingen. Aan de onderwijsinstelling studeren ruim 26.000 studenten en de organisatie biedt werk aan ongeveer 2.800 professionals, waarvan er zo’n 1.700 een onderwijzende rol vervullen. Al deze 2.800 medewerkers gaan nu mee in de organisatiebrede continu verbeteren-transitie die Saxion heeft ingezet.
Koen Janmaat: “De koers is duidelijk en er zijn geweldige initiatieven, zoals het Smart Solutions Semester en de Saxion Parttime School.” Wel is er volgens de partner van Morgens ruimte voor verbetering: “Sommige teams ervaren een hoge werkdruk, de score op de Nationale Studenten Enquête (NSE-score) is nog niet overal wat het moet zijn, de structuren en systemen in de organisatie zijn ingewikkeld en de samenwerking over eenheden heen kan veel beter.” Vanuit Saxion zelf is Monique Stam als Programmamanager Continu Verbeteren verantwoordelijk voor de transitie. “Het programma ondersteunt ons als organisatie bij het werken volgens de principes van continu verbeteren”, legt Stam uit. “Uiteraard is dat geen doel op zich. Deze manier van werken helpt teams om meer grip te krijgen op hun werk en het bevordert de samenwerking. Zo kunnen we beter sturen op de geformuleerde doelen en werken we met elkaar aan het realiseren van de Saxion-strategie.”
“Het gaat om het bewerkstelligen van een cultuurverandering; een cultuur waarin iedereen maximaal leert en dagelijks nadenkt over hoe het de volgende dag nog net een beetje slimmer kan. Om dit te realiseren, faciliteert het programma Continu Verbeteren alle Saxion-medewerkers met coaching, training, tools en hulpmiddelen”, voegt Janmaat toe, die daarbij Henry Ford citeert: “The only real mistake is the one from which we learn nothing.”
Leiderschap, teams en projecten
Het programma is opgedeeld in drie onderdelen. Continu Verbeteren in Leiderschap (1) is erop gericht dat managers voorbeeldgedrag vertonen, faciliterend leiden en hun aansturing optimaliseren. Continu Verbeteren in Teams (2) moet ervoor zorgen dat de verschillende teams grip krijgen op het werk. Hiervoor moeten ze weten wanneer het goed gaat, elkaar aanspreken en van elkaar leren. Het doel van Continu Verbeteren in Projecten (3), is om te zorgen dat de organisatie op een lean-manier processen verbetert. “Met dit programma realiseren we binnen Saxion herkenbaarheid in hoe we zaken aanpakken”, licht Stam toe. “We spreken steeds meer dezelfde taal. Daardoor vereenvoudig je ook de samenwerking in processen en over afdelingen heen.”
“Er zijn tijdens het traject constant mijlpalen; dat is het mooie van continu verbeteren”, vervolgt ze. “Door grote stappen op te delen in kleine stapjes, maak je elke keer vorderingen, leer je tussentijds en kun je bijsturen. Het geeft energie dat we telkens kleine stappen in de goede richting zien zetten. Daar worden mooie resultaten mee geboekt. Zo brengen we doelgerichter mensen samen, waardoor er minder vergadertijd nodig is. Daar wordt bijna iedereen blij van. Soms is de oplossing veel dichterbij dan we denken.” Janmaat kijkt vooruit en wijst op twee belangrijke, nog te behalen mijlpalen: “Dat uiteindelijk alle eenheden de wave van het continu verbeteren-programma hebben doorlopen. En dat er straks een stevig intern coach-team staat, zodat Saxion zelfstandig de vervolgstappen kan zetten.”
Naast Janmaat en Stam, die samen het project managen, bestaat het programmateam uit verschillende experts: “De leden van het programmateam en de coaches zijn gemotiveerd en gedreven; zij nemen in het proces ieder hun verantwoordelijkheid”, vertelt Stam. “Ik ben niet alleen trots op hen, maar ook op onze trainee en alle deelnemende eenheden. Samen helpen we Saxion naar een hoger plan.” Hierbij benadrukt ze tegelijk het belang van de gehéle Saxion-organisatie: “Programmamanagement is een randvoorwaarde. Het echte werk vindt plaats in de academies, diensten, servicecentra en bureaus. Door deel te nemen aan het programma Continu Verbeteren, committeren zij zich aan de werkwijze die daarbij past en gaan ze aan de slag. Werkplezier is daarbij uiteindelijk essentieel. Het is mooi om te zien dat veel teams dat ook zo zien. Laten we dan ook vooral met veel plezier leren en ons verder blijven ontwikkelen. Als hogeschool én als mens.”
De beste hogeschool van Nederland
De twee managers van het continu verbeteren-programma hebben een duidelijk beeld van hoe Saxion ervoor moet staan als de transitie is afgerond. “Het programma is geslaagd als we op steeds meer plekken binnen Saxion de vruchten plukken van deze manier van werken. Als we gericht werken aan het behalen van onze doelstellingen, op alle niveaus. Er is dan naast een teamgevoel ook meer eigenaarschap. De processen zijn dan beter en we vergaderen minder en beter. Daardoor kunnen we meer tijd besteden aan onderwijs, onderzoek en onze studenten. Want daar doen we het uiteindelijk voor”, aldus Stam. Janmaat besluit: “Het programma is voor mij geslaagd als Saxion over een paar jaar daadwerkelijk de beste Hogeschool van Nederland is en we dit ook terugzien in de cijfers.”
De begeleiding van de Saxion-transitie komt enkele maanden nadat Morgens ook de stafdienst FB&C van hogeschool Inholland heeft ondersteund bij het verder tot leven te laten komen van zijn strategische visie en missie. “Door het hechter verbinden van de missie, visie en identiteit van de stafdienst én het verbeteren van de interne samenwerking, zijn stappen gezet waardoor woorden op papier zijn omgezet naar acties in de praktijk”, aldus een woordvoerder van het adviesbureau uit Leiden, dat zich specialiseert in het begeleiden van organisaties, teams en medewerkers bij organisatietransities.
