DC Vastgoed neemt nieuw document management systeem in gebruik
DC Vastgoed zal een nieuw documentmanagementsysteem in gebruik nemen. Ten aanzien van de keuze voor het nieuwe systeem, genaamd DigiOffice, werd het vastgoedbedrijf geadviseerd door consultants van IJsselvliet.
DC Vastgoed – een landelijk opererende vastgoedmaatschappij uit Deventer – richt zich op het ontwikkelen en exploiteren van commercieel vastgoed en woningen. Om de bedrijfsprocessen te ondersteunen, wordt binnen het bedrijf gebruikgemaakt van een zogeheten documentenmanagementsysteem (DMS). Een DMS is een opslagplaats waar beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die betrekkelijk eenvoudig zijn terug te vinden op basis van eigenschappen, zoals naam, auteur, datum, omschrijving, status en categorie. De originele documenten kunnen zelf eveneens worden opgeslagen in de database. Ook kunnen deze worden opgeslagen op een beveiligde netwerklocatie die bereikbaar is via het DMS.
Terwijl de bedrijfsprocessen binnen DC Vastgoed goed op orde zijn, blijkt dat de ondersteuning van deze processen duidelijk vatbaar is voor verbetering door middel van een nieuw DMS. Dat staat in een recent uitgebracht rapport van IJsselvliet. Het Zwolse adviesbureau – dat zich richt op strategisch management, procesoptimalisatie, HRM en financieel overzicht – deed onderzoek naar de mogelijke verbetering van de documentenstromen binnen DC Vastgoed.
IJsselvliet vergeleek hiervoor verschillende applicaties met elkaar en is tot de conclusie gekomen dat DC Vastgoed er verstandig aan doet het oude DMS te vervangen voor het softwarepakket DigiOffice. Hans Peter de Ruiter, Financieel Directeur bij DC Vastgoed, herkent zich in deze uitkomst: “Het rapport bevestigde ons gevoel dat we als organisatie tegen knelpunten aanliepen die ons niet alleen onnodig veel tijd kosten maar waardoor we ook helder overzicht missen. Het vastleggen van documenten, afspraken en relatiegegevens gebeurde op allerlei plekken en manieren. Dit kwam de vindbaarheid voor collega’s en de samenwerking niet ten goede. Daar lag dus ruimte voor verbetering.”
Ook geeft hij aan zich goed te kunnen vinden in van IJsselvliets advies om over te stappen op DigiOffice. Hij legt uit dat DC Vastgoed weloverwogen is overgegaan tot de aanschaf van het softwarepakket: “We kiezen heel bewust voor een nieuw systeem. Aan de ene kant omdat deze helemaal voorziet in onze behoeften. Aan de andere kant omdat het ons dwingt op de nieuwe manier te werken en zo de optimalisatie van de documentstroom tot een succes te maken.”
DC Vastgoed heeft verschillende modules aangeschaft van DigiOffice – meer specifiek de onderdelen DMS, CRM, Huisstijl en Werkstromen. Guido van Leeuwen, Senior Projectleider bij DigiOffice, zegt dat DC Vastgoed voor een uitgebreid pakket heeft gekozen. Hij licht toe: “Een van de punten die DC Vastgoed nu met DigiOffice oppakt, is het borgen van goedkeuring in de acquisitie-, ontwikkel- en realisatieprocessen. Ook zorgen we dat documenten, presentaties en e-mails die medewerkers straks maken automatisch voorzien zijn van de juiste huisstijlkenmerken. De inzet van het CRM faciliteert het centraal bijhouden en raadplegen van relatie- en contactgegevens én het vastleggen van notities op persoons- of relatieniveau.”
