DC Vastgoed neemt nieuw document management systeem in gebruik

01 augustus 2018 Consultancy.nl

DC Vastgoed zal een nieuw documentmanagementsysteem in gebruik nemen. Ten aanzien van de keuze voor het nieuwe systeem, genaamd DigiOffice, werd het vastgoedbedrijf geadviseerd door consultants van IJsselvliet.

DC Vastgoed – een landelijk opererende vastgoedmaatschappij uit Deventer – richt zich op het ontwikkelen en exploiteren van commercieel vastgoed en woningen. Om de bedrijfsprocessen te ondersteunen, wordt binnen het bedrijf gebruikgemaakt van een zogeheten documentenmanagementsysteem (DMS). Een DMS is een opslagplaats waar beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die betrekkelijk eenvoudig zijn terug te vinden op basis van eigenschappen, zoals naam, auteur, datum, omschrijving, status en categorie. De originele documenten kunnen zelf eveneens worden opgeslagen in de database. Ook kunnen deze worden opgeslagen op een beveiligde netwerklocatie die bereikbaar is via het DMS. 

Terwijl de bedrijfsprocessen binnen DC Vastgoed goed op orde zijn, blijkt dat de ondersteuning van deze processen duidelijk vatbaar is voor verbetering door middel van een nieuw DMS. Dat staat in een recent uitgebracht rapport van IJsselvliet. Het Zwolse adviesbureau – dat zich richt op strategisch management, procesoptimalisatie, HRM en financieel overzicht – deed onderzoek naar de mogelijke verbetering van de documentenstromen binnen DC Vastgoed. 

DC Vastgoed neemt nieuw document management systeem in gebruik

IJsselvliet vergeleek hiervoor verschillende applicaties met elkaar en is tot de conclusie gekomen dat DC Vastgoed er verstandig aan doet het oude DMS te vervangen voor het softwarepakket DigiOffice. Hans Peter de Ruiter, Financieel Directeur bij DC Vastgoed, herkent zich in deze uitkomst: “Het rapport bevestigde ons gevoel dat we als organisatie tegen knelpunten aanliepen die ons niet alleen onnodig veel tijd kosten maar waardoor we ook helder overzicht missen. Het vastleggen van documenten, afspraken en relatiegegevens gebeurde op allerlei plekken en manieren. Dit kwam de vindbaarheid voor collega’s en de samenwerking niet ten goede. Daar lag dus ruimte voor verbetering.”

Ook geeft hij aan zich goed te kunnen vinden in van IJsselvliets advies om over te stappen op DigiOffice. Hij legt uit dat DC Vastgoed weloverwogen is overgegaan tot de aanschaf van het softwarepakket: “We kiezen heel bewust voor een nieuw systeem. Aan de ene kant omdat deze helemaal voorziet in onze behoeften. Aan de andere kant omdat het ons dwingt op de nieuwe manier te werken en zo de optimalisatie van de documentstroom tot een succes te maken.” 

DC Vastgoed heeft verschillende modules aangeschaft van DigiOffice – meer specifiek de onderdelen DMS, CRM, Huisstijl en Werkstromen. Guido van Leeuwen, Senior Projectleider bij DigiOffice, zegt dat DC Vastgoed voor een uitgebreid pakket heeft gekozen. Hij licht toe: “Een van de punten die DC Vastgoed nu met DigiOffice oppakt, is het borgen van goedkeuring in de acquisitie-, ontwikkel- en realisatieprocessen. Ook zorgen we dat documenten, presentaties en e-mails die medewerkers straks maken automatisch voorzien zijn van de juiste huisstijlkenmerken. De inzet van het CRM faciliteert het centraal bijhouden en raadplegen van relatie- en contactgegevens én het vastleggen van notities op persoons- of relatieniveau.”

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company KplusV KPMG Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zestgroup