Careffect helpt Máxima Medisch Centrum met EPD-migratie

Begin november nam het Máxima Medisch Centrum (MMC) een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) en ziekenhuisregistratiesysteem in gebruik. Het ziekenhuis, dat vestigingen heeft in Eindhoven en Veldhoven, verhuisde al zijn EPD-data van het oude EZIS-systeem naar HiX, een softwareoplossing van Chipsoft. Het migratietraject werd begeleid door verschillende partijen, waaronder consultants van Careffect.

Met 614 bedden en zo’n 3.000 medewerkers, waaronder 208 specialisten, is Máxima Medisch Centrum het grootste ziekenhuis van de regio Zuidoost-Brabant. Het MMC bestaat uit twee vestigingen, een in Eindhoven – gericht op “planbare, laagcomplexe zorg” – en een in het aangrenzende Veldhoven – naast op basiszorg ook gericht op “complexe operaties, intensieve en acute zorg en eerste harthulp”. Het MMC ontstond in 2002, toen het Eindhovense Diaconessenhuis en het Veldhovense Sint Joseph Ziekenhuis met elkaar fuseerden.

Elektronisch patiëntendossier

De zorgsector krijgt de komende jaren te maken met veel belangrijke veranderingen. Zo nemen digitalisering en automatisering in rap tempo toe en zijn er steeds meer oudere patiënten met meerdere aandoeningen. Om goed te zijn voorbereid op dergelijke ontwikkelingen, besloot het MMC dat het management van het elektronisch patiëntendossier (EPD) van het ziekenhuis aan verbetering toe was. Een EPD is een softwaretoepassing waarbij medische patiëntengegevens in digitale vorm bewaard en beschikbaar gemaakt worden. Het bevat waardevolle informatie over de patiënt, de behandeling en de organisatorische, financiële en logistieke gegevens omtrent het zorgtraject.

Deze EPD moet niet worden verward met het landelijk EPD dat de laatste jaren vaak in het nieuws was. Het gaat in het geval van de EPD van het MMC niet om een overkoepelend dossier voor heel Nederland, maar om het digitale beheer van de patiëntgegevens binnen één ziekenhuis. Het MMC geeft aan “continu aan de verbetering van de kwaliteit van de zorg” te werken en streeft met de overstap naar het nieuwe EPD-systeem verschillende concrete doelen na.

Zo wil men ervoor zorgen dat betrouwbare gegevens over de geleverde zorg op een goede manier – en binnen de wettelijke kaders – kunnen worden gedeeld met patiënten en andere zorgaanbieders. Dit moet er ook aan bijdragen dat de kwaliteit van de zorg kan worden vergeleken met die van andere ziekenhuizen. Hier is toenemende behoefte aan nu het MMC steeds intensiever samenwerkt met andere zorgaanbieders in de regio. Tot slot geeft het MMC aan dat het “in staat wil zijn om snel mee te bewegen met alle ontwikkelingen die op ons afkomen”. 

Careffect

Om de overstap van het huidige EZIS-systeem naar HiX, met een gestandaardiseerde inrichting, soepel te laten verlopen, werd de hulp ingeschakeld van diverse externe specialisten, waaronder Chipsoft en zorgadviseur Careffect. Onder begeleiding van de consultants is de overgang naar het nieuwe systeem maandenlang intensief voorbereid. Hoewel alle patiëntgegevens automatisch van het oude systeem naar HiX werden overgezet, was er toch veel voorbereiding vereist.

De adviseurs van Careffect hebben in de rollen van domeinleider, werkgroepbegeleider, HiX-trainer en floor support gezorgd voor de benodigde ondersteuning. Hierbij werden alle MMC-medewerkers geschoold in het gebruik van HiX. De zogenaamde ‘superusers’ – de gebruikers met toegang tot het systeembeheer – werden zo geïnstrueerd dat ze hun collega’s goed ondersteuning kunnen bieden.

De inrichting van het oude EZIS-systeem werd bevroren om de verhuizing van de EPD-gegevens naar het nieuwe HiX gecontroleerd te laten verlopen. Dit betekende dat tijdens de looptijd van het implementatietraject patiëntgegevens nog wel konden worden toegevoegd en gewijzigd, maar systeemwijzigingen niet mogelijk waren. Hierdoor lag ook de verwerking van wijzigingen in ZorgDomein stil totdat het EPD was overgezet.

Ingebruikname

Op 3 november was het zover en werden het nieuw elektronisch patiëntendossier en ziekenhuisregistratiesysteem feestelijk in gebruik genomen. De eerste periode na deze overstap heeft het MMC de geplande lengte van polikliniekbezoeken verlengd, om de tijd te hebben om elke patiënt op een goede manier te kunnen begeleiden met behulp van het nieuwe systeem. Careffect geeft aan tevreden te zijn over het verloop van de implementatie en blikt tevreden terug: “Het was mooi om aan deze prestatie mee te werken”, aldus een woordvoerder van het adviesbureau.

Ook Jan Harm Zwaveling, voorzitter raad van bestuur van MMC, reageert verheugd op de overstap: “Het is onze ambitie om het meest innovatieve en patiëntgerichte ziekenhuis van Nederland te worden. Daar gaat HiX op allerlei gebieden bij helpen.” Hij geeft enkele voorbeelden van de nieuwe mogelijkheden die HiX biedt: “We zijn nu klaar voor alle ontwikkelingen op het gebied van eHealth. Ook zaken als gegevensuitwisseling met onze ketenpartners en het onderhouden van het systeem wordt een stuk beter en eenvoudiger. Daar komt bij dat het systeem nog continu verrijkt wordt. Daarnaast willen we óók intensiever online communiceren met onze ketenpartners en de patiënt zelf. HiX biedt ons hiervoor het beste platform en past volledig in onze toekomstvisie.”

Zoals Zwaveling al aangeeft, is het systeem nog altijd in ontwikkeling, zodat sommige voordelen nog even op zich laten wachten of later nog verder worden gefinetuned. Het MMC stelt tot slot dat de overstap naar het HiX-systeem in combinatie met de toenemende samenwerking met andere zorgpartijen een “krachtenbundeling” oplevert, waarbij iedereen profiteert van de ontwikkelingen in de andere deelnemende ziekenhuizen die hetzelfde systeem gebruiken. “Er worden steeds meer intelligente toepassingen bedacht die sneller ingezet kunnen worden”, aldus een woordvoerder.

Gerelateerd: Morgens draagt bij aan betere uitwisseling persoonlijke medische gegevens.