Communicatie verdient aandacht tijdens Agile transformatie

20 maart 2017 Consultancy.nl

Bedenken dat de organisatie Agile zou moeten worden, is zo gebeurd. De beslissers het daarover eens laten worden, is de uitdaging niet. Het echte werk zit in het realiseren van de transformatie van een traditionele organisatie naar een Agile organisatie. Voor een big bang wordt gewaarschuwd. De meest succesvolle implementaties starten klein. Maar hoe bouw je deze kleine successen uit? Een weloverwogen veranderaanpak is noodzakelijk. Maar dan ben je er nog niet!

Communicatie kan een slecht verandertraject niet redden, maar onzorgvuldige communicatie kan een goed verandertraject wel verpesten. Hoe pak je de communicatie bij een Agile transformatie dan goed aan? Om tot het antwoord te komen, is het zinvol om onderscheid te maken tussen twee opvattingen over communicatie bij veranderen: In de klassieke opvatting ligt het accent op het communiceren over de verandering. De communicatie wordt belegd bij de corporate communicatieafdeling die bij de start van het traject een communicatieplan maakt en dit gaat uitvoeren. De aanpak is methodisch met de nadruk op het top-down zenden van informatie. De grondgedachte is dat het traject beheersbaar en planbaar is. De informatie die gecommuniceerd wordt, is vaak gekoppeld aan belangrijke mijlpalen en gericht op het informeren van betrokkenen en het creëren van draagvlak bij hen.

In de brede opvatting staat het veranderproces centraal en is iedereen zender en ontvanger. De opgave is om de juiste mensen op het juiste moment over het juiste onderwerp bij elkaar te brengen. De dialoog tussen betrokkenen faciliteren, zorgen dat het echte gesprek gevoerd wordt. Leren, ervaren en ontdekken in dialoog. Niet van bovenaf communiceren over de verandering, maar communicatie is de verandering. In deze opvatting wordt gewerkt met een kortetermijn-actieplan, zodat waar nodig bijgestuurd kan worden. De communicatieprofessional is in deze opvatting de handlanger van de veranderaar.

Communicatie verdient aandacht tijdens Agile

Aansluiten

Het antwoord op de vraag hoe je de communicatie bij een Agile transformatie moet aanpakken is eigenlijk simpel: laat de communicatiestrategie aansluiten bij de veranderstrategie! Zo sluit de klassieke opvatting aan bij de ontwerpgerichte veranderstrategie, ook wel blauwdruk-veranderen genoemd, waarbij vanaf de tekentafel de gewenste situatie wordt uitgedacht om vervolgens top-down uit te rollen. En de brede opvatting over communicatie sluit aan bij de ontwikkelgerichte veranderstrategie. Ofwel: groen- en witdruk-veranderen, waarbij het accent ligt op leren, ontwikkelen en in interactie referentiekaders herdefiniëren, waardoor dezelfde werkelijkheid met andere ogen waargenomen wordt.

Een voorbeeld. De gewenste ‘fast failure’- cultuur als onderdeel van een Agile organisatie. Weinig veranderaars zullen hier een blauwdrukaanpak voor bedenken. De voorkeur zal uitgaan naar een ontwikkelaanpak, waarin medewerkers bijvoorbeeld ‘on the job’ gecoacht worden en ervaren hoe het is om fouten publiekelijk te bespreken en zo nieuw gedrag ontwikkelen. Bij deze veranderaanpak sluit de brede communicatieopvatting aan. De communicatieadviseur helpt de veranderaar bij het organiseren en begeleiden van dialoogsessies en laat hooguit in de organisatiebrede nieuwsbrief een aantal medewerkers aan het woord. Niet om inhoudelijk de fout toe te lichten, wel om te vertellen hoe het was om met elkaar op deze andere manier naar fouten te kijken en wat het voor hen betekent.

Succesfactor

Omdat de nieuwe Agile teams bij elkaar moeten zitten, kan het zijn dat op een gegeven moment verhuisd moet worden naar een Agile-ondersteunende locatie. Zo’n verandering wordt doorgaans (en terecht) blauw en planmatig aangepakt, met een heldere omschrijving van het eindresultaat, einddatum en strakke planning daarnaartoe. Ook hier is het advies: sluit de communicatiestrategie aan bij de veranderstrategie. Kortom: werk vanuit de klassieke communicatieopvatting en zorg dat de betrokkenen via verschillende kanalen goed geïnformeerd zijn over het wat en wanneer rond de verhuizing.

Een Agile-transformatie is een immense opgave, waar een weloverwogen veranderaanpak bij hoort. Communicatie hierbij is de kritische succesfactor en daarom het advies om het de aandacht te geven die het verdient. Breng de communicatiestrategie in lijn met de veranderstrategie, zodat zij ondersteunend is en bijdraagt aan een betekenisvolle verandering in de organisatie.

Een artikel van Marieke Hanegraaf en Annelien de Ruijter-Stapel, adviseurs op het snijvlak van ICT en veranderkunde bij Wielinq.

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company KplusV KPMG Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zestgroup