Zestgroup helpt DUO en OCW met verbeteren van betaalgedrag

De afgelopen jaren was Zest Overheid betrokken bij de verbeterslag die het ministerie Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) doormaakte. Veel overheidsinstanties met gedecentraliseerde inkooporganisaties laten kansen liggen bij het inkoopproces. Dit kan vaak effectiever en efficiënter verlopen, zo ook bij Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Deze schakelde Zest Overheid in om hun interne bestel- en betaalproces te analyseren en waar nodig de afzonderlijke processen opnieuw in te richten alvorens deze processen werden doorgevoerd in de rest van OCW. Knelpunten werden opgelost en één centraal bestel- en betaalsysteem werd ingericht met als resultaat een effectievere en efficiëntere ministerie. Jeroen Geurtsen, directeur Zest Overheid, vertelt hoe hij dit, samen met zijn collega Ron Saas – directeur Zest Industries – aanpakte.

Aan de slag!
In de ministerraad werd al tijden uitvoerig gesproken over het betaalgedrag van de Rijksoverheid en hoe het beter kon. Daar waar Zest Overheid als visie heeft om bedrijfsprocessen duurzaam te verbeteren, wilde zij dit proces van Rijksoverheid graag voor de lange termijn verbeteren. Ron Saas en toenmalige Secretaris Generaal van OCW – Koos van Steenhoven – bespraken uitvoerig het slechte betaalgedrag van de Rijksoverheid, en met name het gedrag van OCW.

Binnen OCW vertoonde DUO het beste betaalgedrag en werd daardoor als best practice ingezet. ‘Door het betaalgedrag van DUO naar een nog hoger niveau te brengen, en dit niveau vervolgens toepassen bij de rest van OCW, realiseren we een gestroomlijnd proces was de visie van de heer Steenhoven. En terecht!’ zegt Jeroen enthousiast. ‘Na een korte voorstudie werkte Ron een voorstel uit voor het management van OCW, dat in een workshop behandeld werd. Samen met de inmiddels nieuwe projectmanager – Henk Meines – presenteerden Ron en ik onze visie en plannen, naar volle tevredenheid van het management van OCW: Zest Overheid kon aan de slag!'

Van het een kwam het ander
Stapsgewijs is de opdracht binnen OCW vervolgens binnengehaald. Na het uitgewerkte voorstel en de workshop werd in juli/augustus 2010 een blauwdruk geschreven en naar tevredenheid afgestemd met de organisatie. Het document bevatte naast een uitgewerkte visie – Waar moet de organisatie naartoe groeien? – een robuuste procesbeschrijving voor de verbetering en implementatie zodat het binnen geheel OCW toepasbaar was/is. Inmiddels was het eind 2010 en mocht het project geen vertraging meer oplopen.

Het project werd goedgekeurd en er werd snel geschakeld. De ideeën verwoord in het advies moesten ook daadwerkelijk geïmplementeerd worden binnen de organisatie. Zest Overheid begeleidde en ondersteunde hierin.

Van besef naar verbetering
Ondanks dat DUO een overheidsinstantie is, heerst er een sterke bedrijfsmentaliteit: processen moeten goed en efficiënt uitgevoerd worden. Zo ook het bestel- en betaalproces van de inkopen die plaatsvinden. Op het moment dat je dit proces goed organiseert, is het geen kunst om op tijd te betalen. Dat besef, de wil en uitvoering was daar ook naar – alleen nog met veel handmatige handelingen. ‘Allereerst hebben we kritisch naar dit proces gekeken om zoveel mogelijk handwerk eruit te halen. Je praat over zo’n 30.000 facturen op jaarbasis en maar liefs 80.000 binnen geheel OCW. Een automatiseringsslag kan dus aardig wat opleveren. Bij de inkopen van OCW moet je denken aan kantoormaterialen, certificaten, rijksmonumenten, maar ook het onderhoud van gebouwen en kunst wordt ingekocht.’

De crux van het betaalproces
Cruciaal in een betaalproces is de goedkeuring van een factuur zodat deze betaald kan worden. ‘Als we dit automatiseren volgt het resultaat vanzelf.’ Maar hoe zorg je daarvoor? Jeroen kijkt hier als volgt tegenaan: ‘In het voortraject zorg je voor een geldige behoeftestelling die match met de bestelling die naar de leverancier gaat. Bij levering is een prestatieverklaring van degene die het product of de dienst heeft afgenomen nodig; ja, mijn aanvraag is geleverd. Op het moment dat de factuur binnenkomt die match met de bestelling en de prestatieverklaring wordt de factuur automatisch goedgekeurd (volgens de auditregels). Betaling kan vervolgens plaatsvinden. Simpel toch?’

Goed idee, maar wat houdt het concreet in?
In dit betaalproces kunnen we 5 fasen onderscheiden. In onderstaande figuur een beschrijving van deze fasen.

De uitrol
Er is gekozen voor een voorzichtige, beheerste uitrol binnen de organisatie: eerst ging een kleine kern binnen de organisatie over, daarna de budgethouders, vervolgens pas de rest van de organisatie. Voordeel is dat je hierdoor veel grip houdt op het verandertraject. Nadeel van deze gecontroleerde uitrol is dat het op het moment zelf voor meer werk zorgt en de wenperiode groter wordt. Ondanks dat door OCW de uitrol beheerst plaatsvond middels een uitgebreid trainingsprogramma waarin de diverse functies, betrokkenen en het gebruik uitvoerig behandeld werden, zijn de gevolgen van een dergelijke uitrol – een stukje verandermanagement – onvermijdelijk. In de beginfase van de uitrol waren de betaalgedragcijfers dan ook iets lager dan normaal. Maar…

Eind 2011 zijn de 5 agentschappen en het kerndepartement OCW succesvol overgegaan op het centrale bestel- en betaalplatform binnen DUO. Hierbij is meer dan 95% van de ideeën van het initiële plan van aanpak daadwerkelijk gerealiseerd. Het agentschap Inspectie voor Onderwijs was eerst de minst nette betaler, nu is hun betaalgedrag 5-10% hoger dan dat van DUO zelf!

‘Recentelijk spraken we met Sylvia Poth, manager bedrijfsvoering, die aangaf dat de cijfers over het betaalgedrag van  de Inspectie voor het Onderwijs – zij hadden aanvankelijk het minste betaalgedrag binnen OCW – nu structureel 5-10% hoger zijn dan die van DUO zelf.  En dat valt nergens anders aan te wijten!

Duurzaam systeem
Doordat in het verleden veel gebruik is gemaakt van externe partijen ontbreekt het aan specifieke kennis van de inkoopsystemen binnen de organisatie. Deze externen waren met name technische consultants waardoor techniek onvoldoende in relatie tot het inkoopproces gebracht werd. ‘Door onze ervaring als technische procesverbeteraars weten we hoe een goed inkoopproces eruit ziet. Vandaaruit hebben we gekeken wat er moest gebeuren, hebben we bottlenecks eruit gehaald en een geïntegreerd proces ervan gemaakt. Hierbij hebben we heel bewust gekozen om OCW zo onafhankelijk mogelijk te maken. Dit door de hele IT ondersteuning zo dicht mogelijk bij de standaard te houden: we kozen voor SAP als pakket. Nou is standaard SAP niet heel gebruiksvriendelijk en kunnen de gebruikersschermen ook mooier, maar de basics zijn duidelijk! Onderhoud kan op deze manier eenvoudig worden opgepakt door een (eventueel) nieuwe partij.’

Kern van het succes
‘Wij hebben vanuit de best practice invalshoek naar de processen bij DUO gekeken. Hoe is de organisatie en hoe zijn de ondersteunende systemen ingericht? Al snel kwam daar een aantal SAP verbeteringen naar voren. Neem alleen al de facturen. 80.000 facturen is leuk, maar voor een groot deel was het nog een papierstroom. We hebben deze zo vroeg mogelijk in het proces gedigitaliseerd. Informatie, gedachtegangen die hier al over aanwezig waren binnen OCW maakten deel uit van ons plan. Wij hebben ervoor gezorgd dat al deze ideeën vertaald, aangevuld en uitgevoerd werd.

Het vervolg
‘Het nieuwe bestel- en betaalsysteem is volop in gebruik. De onderhoudskosten hebben we geminimaliseerd door de duurzame oplossing die we kozen. Resultaat: minder inhuur van externen. Wat ook betekent dat wij niet meer nodig zijn. Voor nu. Want uiteraard hopen we dat OCW aan ons denkt als er andere processen geoptimaliseerd moeten worden in de toekomst. Met name onze procesmatige visie gecombineerd met techniek en hierbij uiteraard kijkend naar de ondersteunende organisatie, brengen we graag in de praktijk. We zien op dit gebied nog veel kansen voor OCW die we graag aanpakken en samen naar een hoger niveau tillen!