Franciscus Gasthuis & Vlietland kiest nieuw EPD-systeem
Eerder dit jaar besloot de Rotterdamse zorginstelling Franciscus Gasthuis & Vlietland zijn huidige elektronische patiëntendossier – dat nu nog is opgemaakt uit twee afzonderlijke systemen – te transformeren naar een enkele oplossing. Om de implementatie in goede banen te leiden schakelde de zorginstelling de hulp in van PinkRoccade Healthcare. Het betrokken projectteam is inmiddels gestart met het doorlichten van processen en het creëren van een blauwdruk van het nieuwe geïntegreerde systeem, waarmee de zorginstelling vanaf oktober 2016 uiterlijk wil kunnen werken.
Franciscus Gasthuis & Vlietland is een zorginstelling met ruim 4.200 medewerkers en bijna 300 artsen. De organisatie werd formeel in november 2012 opgericht na de bestuurlijke fusie tussen het Sint Franciscus Gasthuis in Rotterdam en het Vlietland Ziekenhuis in Schiedam.
Momenteel werkt Franciscus Gasthuis & Vlietland met twee afzonderlijke elektronische patiëntendossiers (EPD), een situatie die volgt uit jaren van afgescheiden operaties. In een poging om de consistentie en efficiëntie te verbeteren – wat uiteindelijk de kwaliteit van de dienstverlening en de wendbaarheid van de bedrijfsvoering moet verbeteren – besloot de zorginstelling eerder dit jaar om de twee systemen te transformeren naar een gezamenlijk EPD. Na een gedetailleerde analyse en selectietraject ten aanzien van de mogelijke systeemaanbieders, maakte Franciscus Gasthuis & Vlietland afgelopen juli bekend dat het de HIX oplossing van Chipsoft zou gaan aanschaffen en implementeren.
Met het genomen besluit wil de zorginstelling diverse voordelen realiseren. Zo biedt het de werknemers van de twee zorginstellingen bijvoorbeeld één enkele plek om alle gegevens rondom een patiënt te kunnen invoeren, opslaan en opzoeken. Dat komt de klantenservice ten goede, aangezien persoonlijke patiëntenprofielen gedurende het zorgproces dan altijd beschikbaar zijn, onafhankelijk van waar of door wie een patiënt wordt geholpen. Peter de Man, arts-microbioloog binnen het Franciscus Gasthuis, geeft een voorbeeld: “Als arts-microbioloog heb ik met patiënten van alle specialismen te maken. Ik kan straks, wanneer de patiënt van de ene naar de andere afdeling of locatie overgaat, in één dossier de meest actuele gegevens, zoals de medicatie en uitgevoerde behandelingen, inzien. Omdat alles ook op dezelfde manier is vastgelegd, wordt het raadplegen van het dossier ook eenvoudiger”, aldus De Man.
Het delen van informatie wordt overigens niet alleen verbeterd binnen de muren van het Franciscus Gasthuis & Vlietland, maar ook daarbuiten – vooral voor ketenpartners als huisartsen, apothekers en laboratoria. De toegenomen transparantie in patiëntendossiers levert volgens de initiatiefnemers ook een impuls aan de ‘end-to-end’ dienstverlening die de bevoegde zorgverleners kunnen leveren, omdat het de mogelijkheid biedt om sneller te beschikken over data en zodoende verschillende aspecten van zorgbehandelingen onder de loep te nemen. “Het nieuwe systeem biedt ons meer mogelijkheden om onze patiëntgerichte en patiëntveilige zorg optimaal te ondersteunen. Daarbij kunnen wij ook efficiënter informatie delen met onze ketenpartners zoals huisartsen, apothekers en laboratoria”, zei Roos van Erp-Bruinsma, voorzitter van de Raad van Bestuur van Franciscus Gasthuis & Vlietland, tijdens de bekendmaking van de overeenkomst zo’n zes maanden geleden.
Vanuit een organisatie en bedrijfsvoering oogpunt zal het nieuwe, enkele EPD-systeem – naar verwachting – zorgverleners helpen om tijd te besparen (geïntegreerde data-invoer; een zoeksysteem). Ook zal het de IT-infrastructuur – en benodigde ondersteuning om met de technologie om te gaan – vereenvoudigen, wat vervolgens zorgt voor een lagere ‘total cost of ownership’ van de EPD-operaties. In combinatie met de modernere opzet van de HIX oplossing zal de efficiëntie van de EPD bedrijfsvoering naar verwachting – en in vergelijking met de ouderwetse systemen – significant worden verbeterd.
Direct na het ondertekenen van het software contract met Chipsoft, startte Franciscus Gasthuis & Vlietland een zoektocht naar een implementatiepartner voor de aanstaande en grootschalige IT transformatie. De zorginstelling benaderde meerdere bedrijven om hun capaciteiten op het vlak van EPD-implementaties te demonstreren. Na een uitgebreid due diligence traject vertrouwde Franciscus Gasthuis & Vlietland de opdracht uiteindelijk toe aan PinkRoccade Healthcare, met circa 300 werknemers een van de grotere spelers in de markt. “De gesprekken zijn in juli gestart”, herinnert Olaf Hendriks, Managing Director Ziekenhuizen bij PinkRoccade Healthcare, zich.
Nadat het ICT bureau eerder al een vooronderzoek had doorgevoerd – een standaard stap om de scope en complexiteit van de transitie in kaart te brengen – werd PinkRoccade Healthcare uitgenodigd door de zorginstelling. In augustus werd vervolgens een uitgebreidere analyse gedaan en – nadat groen licht was gegeven om proces te vervolgen – werd in september begonnen met de concrete onderhandelingen. Vorige maand werden deze gesprekken met succes afgerond en werden alle benodigde handtekeningen gezet, met als resultaat dat PinkRoccade Healthcare zich EPD-implementatie partner mag noemen van Franciscus Gasthuis & Vlietland. “Voornamelijk onze ervaring in het veld en expertise gaven de doorslag”, zegt Hendriks.
Het projectteam kreeg een scherpe deadline voorgeschoteld – in oktober 2016 wil Franciscus Gasthuis & Vlietland kunnen starten met het werken in het nieuwe HIX systeem. Intern is het team inmiddels gestart met het doorlichten van processen en het creëren van een blauwdruk van het nieuwe geïntegreerde systeem. Geen gemakkelijke opgave, stelt Carine Linssen-Schuurmans, programmamanager EPD bij de zorginstelling, aangezien zowel het Franciscus Gasthuis en het Vlietland Ziekenhuis (dat bestaat uit vijf klinische en poliklinische locaties) verschillende manieren van werken hebben. “Wij gaan van twee verschillende EPD’s naar één gezamenlijk EPD en patiëntengegevens moeten op dezelfde manier vastgelegd worden. Voor de inrichting van het systeem is het daarom belangrijk dat we eerst de zorgprocessen op de locaties op elkaar afstemmen”, legt Linssen-Schuurmans uit.
Bovendien, zoals bij de meeste EPD implementaties geldt, zal de migratie een impact hebben op het grote aantal elementen van de bedrijfsvoering. Linssen-Schuurmans: “De implementatie vraagt om een grote inspanning van ons allemaal met een totaaloplossing voor dossiervoering, zorgadministratie, zorglogistiek, planning en toegang tot prestatie-indicatoren in het vooruitzicht.”
PinkRoccade Healthcare is verantwoordelijk voor de migratie van alle opgeslagen gegevens uit het bestaande EPD en uit een aantal afdelingssystemen naar HiX. Het team is inmiddels begonnen met het bouwen van het systeem voor deze migratie en begin februari 2016 zal de eerste in de reeks full-scale proefconversies plaatsvinden. In een reactie op het project geeft Peter Bregman, business consultant bij PinkRoccade Healthcare en verantwoordelijk voor de opdracht, aan: “Datamigratie is een risicovol onderdeel van een EPD implementatie vanwege de grote omvang en diversiteit aan gegevens met een complexe samenhang. Fouten kunnen leiden tot onvolledige of onbetrouwbare gegevens in het nieuwe EPD en daarom wordt een bewezen aanpak gehanteerd met intensieve controles gedurende het gehele implementatieproject. Het zijn altijd spannende projecten maar een EPD implementatie is onder onze vlag nog nooit uitgesteld vanwege datamigratie problemen.”
