ZorgSaam Ziekenhuis neemt zorg-ICT systeem HiX in gebruik

ZorgSaam Ziekenhuis is recent overgegaan op de nieuwe versie van ziekenhuis informatie systeem HiX. Het projectteam, dat al sinds maart 2016 druk bezig was met het treffen van de juiste voorbereidingen voor de go-live, werd tijdens het traject begeleid door ChipSoft en PinkRoccade.

Eind vorig jaar besloot het managementteam van ZorgSaam Ziekenhuis, een ziekenhuis met drie locaties in de regio Zeeuws-Vlaanderen, om een ChipSoft EZIS vernieuwingstraject te lanceren. Het ziekenhuis maakte jarenlang gebruik van EZIS, maar door het veranderende zorglandschap werd het steeds noodzakelijker om een modernere totaaloplossing in gebruik te nemen.

Door de switch naar een moderner systeem wil het ziekenhuis efficiënter gebruik maken van de mogelijkheden om digitaal te werken (bijvoorbeeld ten aanzien van patiënten-informatie) en beter tegemoet komen aan de eisen die gepaard gaan met de invoering van een EPD (elektronisch patiënten dossier). 

Van EZIS naar HiX

ZorgSaam Ziekenhuis koos voor de invoering van HiX, de nieuwste zorg-ICT totaaloplossing van softwareleverancier ChipSoft. “De hoge mate van uniformiteit binnen HiX zal zorgen voor minder onderhoud, meer efficiëntie en veiligere zorg voor de patiënt”, aldus de zorginstelling over de keuze voor HiX. Daarnaast bevat HiX diverse nieuwe toepassingsmogelijkheden, die niet beschikbaar komen in EZIS.

Om het migratietraject in goede banen te leiden tuigde ZorgSaam Ziekenhuis een speciaal programmateam op, onder leiding van Projectmanager Alexandra Wentzler. Ervaring en expertise die binnen de organisatie ontbrak werd extern ingewonnen. Zo werd het traject uitgevoerd in samenwerking met ChipSoft, en werden consultants van PinkRoccade Healthcare & Local Government (‘PinkRoccade’) aan boord gehaald op verschillende onderdelen, waaronder helpdesk en livegang ondersteuning, medicatie, PDMS (Patiënt Data Management Systeem), techniek en migratie. 

De implementatiefase ging in maart van dit jaar van start, en de afgelopen zes maanden zetten zo'n honderd medewerkers hun schouders eronder om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. “Het project had behoorlijk wat voeten in de aarde en zorgde voor een grote druk op de schouders van de organisatie”, erkent Wentzler. Zo waren de tijdslijnen ambitieus – de go-live stond gepland voor medio oktober 2016 – en moesten, naast het inrichten van het systeem, alle eindgebruikers getraind worden in de nieuwe manier van werken. 

Go-live

Zo’n vijf weken geleden was het zover: ZorgSaam Ziekenhuis maakte de overstap naar HiX. Wentzler blikt terug: “Alles was goed voorbereid en de datamigratie naar HiX verliep zonder fouten. 's Ochtends, tijdens het ontbijt op de dag van de livegang op 13 oktober, was er sprake van een ontspannen en gemoedelijke sfeer bij de projectmedewerkers. De helpdesk zat klaar en de floorwalkers gingen het ziekenhuis in om de medewerkers te helpen met vragen. Met groen licht van alle betrokken partijen was ZorgSaam klaar voor de druk op de knop!” 

Wentzler zegt dat het succes van het traject (“dit wordt ook ervaren door de medewerkers van het ziekenhuis”) voor een groot gedeelte te danken is aan “goede voorbereidingen en de enorme inzet” van alle betrokken projectleden. “Als ik één advies zou geven aan andere ziekenhuizen, zou het wel zijn om in je projectorganisatie de juiste partij aan te haken. Ervaring telt.” Over de samenwerking met PinkRoccade zegt ze: “Door het snelle schakelen van PinkRoccade konden er op zeer korte termijn consultants worden ingezet. De ervaring die zij meenamen gaf veel overzicht en rust in de organisatie. We kregen begeleiding op de kritische onderdelen. Ik kreeg de juiste informatie waarop ik kon sturen en zo nodig escaleren. Hierdoor konden we onze mensen goed positioneren waardoor nog meer structuur kwam in de aanpak van het project.”