PinkRoccade Healthcare helpt Havenziekenhuis met PACS-2 implementatie
In april van dit jaar heeft het Havenziekenhuis een grote transformatie binnen zijn bedrijfsvoering afgerond. In de afgelopen tweeënhalf jaar ontwierp en rolde het ziekenhuis uit Rotterdam een nieuw systeem uit om zijn beeldmanagementprocessen voor een doelgroep van zo’n 250 artsen en functiemedewerkers te optimaliseren. Terugkijkend op het project, dat werd begeleid door PinkRoccade Healthcare, spreekt het Havenziekenhuis van verreikende voordelen van de nieuwe werkwijze.
Met de opkomst en alsmaar snellere ontwikkeling van nieuwe technologieën ontstaat er in vrijwel ieder marktsegment nieuwe vraag en doen zich nieuwe kansen voor. Zo ook in het zorgdomein, waar radiologiebeelden van oudsher een belangrijke rol spelen bij de diagnosestelling in de curatieve zorg. Sinds eind jaren ’90 heeft het gebruik van digitaal beeldmateriaal ter ondersteuning van processen een vlucht genomen. Radiologiebeelden zijn op grote schaal gedigitaliseerd en steeds meer artsen, paramedici en verpleegkundigen maken gebruik van dergelijke beelden in hun werkzaamheden – anno 2016 kan gesteld worden dat zulke beelden aan de basis liggen van vrijwel iedere, door een medisch specialist gestelde diagnose. Deze ontwikkeling heeft er toe geleid dat ook beeldmanagement van de tientallen beeldsoorten buiten de radiologie zoals echo’s, EEG’s en hartfilmpjes (in het kort PACS-2) – de digitale productie, opslag en terbeschikkingstelling van medische beeldinformatie – verworden is tot een groeiend aandachtsgebied voor zorgprofessionals en ICT afdelingen.
In september 2013 besloot het management van het Rotterdamse Havenziekenhuis om hun beeldmanagementproces voor PACS-2 te moderniseren. Doelstelling hierbij was om het gehele proces van acquireren, bewerken, autoriseren, archiveren en distribueren van beeldmateriaal te optimaliseren, met ondersteuning van een enkel IT-systeem. Andere belangrijke doelstellingen van de transformatie omvatten onder meer het verbeteren van het gebruik van beeldmateriaal door verschillende specialismen en de uitwisseling met derden – waaronder andere zorgorganisaties, huisartsen en patiënten – en dat allemaal tegen een gestroomlijnder proces en lagere kosten.
Na een (software)leveranciersselectietraject besloot het ziekenhuis om gebruik te gaan maken van een tweede generatie PACS systeem (‘PACS-2’), een zogeheten ‘Picture Archiving & Communication System’. “Met het PACS-2 systeem heeft het Havenziekenhuis gekozen voor een eigentijdse en solide software oplossing die zij kunnen gebruiken voor de registratie van onderzoeken en het opslaan van beelden. Daarnaast kunnen alle beelden en verslagen via het EPD bekeken worden en is Track & Trace geïmplementeerd”, vertelt Toine van Rijthoven, projectleider Informatisering & automatisering bij het Havenziekenhuis.
Om bij de implementatie van het nieuwe systeem te ondersteunen schakelde het ziekenhuis de hulp in van PinkRoccade Healthcare, een van de vaste ICT-adviseurs van het Havenziekenhuis. Samen stelden de partners een implementatieplan op en startten vervolgens de executiefase van het programma. Het projectteam bestond uit vier leden en de eindgebruikersgroep omvatte naar schatting zo’n 250 professionals, waaronder specialisten en functiemedewerkers. PinkRoccade Healthcare gaf leiding aan het projectmanagement, en leverde daarnaast zowel functionele als technische consultancydiensten.
In de afgelopen jaren werd het PACS-2 system uitgebouwd en werden medewerkers van het Havenziekenhuis getraind om te werken met de nieuwe oplossing. Het nieuwe beeldmanagementsysteem ging per specialisme live, waarbij telkens een stakeholder groep live ging met de nieuwe aanpak en vanuit het projectteam ondersteuning kreeg. Eind 2015 ging de laatste groep over op het nieuwe systeem, en de afgelopen maanden was het projectteam vooral bezig met nazorg en post-go live ondersteuning om te zorgen dat alle bugs uit het systeem waren gehaald en de nieuwe manier van werken volledig binnen de bedrijfsvoering was verankerd.
Terugkijkend op het traject geeft Van Rijthoven aan dat het PACS-2 systeem diverse voordelen heeft opgeleverd. Zo wijst hij er op dat er nu een enkel systeem is voor beeldmanagement binnen het ziekenhuis. “Het Havenziekenhuis heeft met de implementatie van het PACS-2 systeem alle gegevens bij elkaar in één pakket”, aldus Van Rijthoven. Daarnaast benadrukt hij de gemakkelijke toegang tot het systeem. Het PACS-2 system bestaat namelijk uit een web-based tool die het mogelijk maakt om beeldmateriaal binnen en buiten de organisatie te omsluiten. Bovendien is het systeem geïntegreerd met het ZIS/EPD. Van Rijthoven: “Beelden, foto’s en verslagen zijn vanuit alle werkplekken via het EPD beschikbaar.”
Ook is het nieuwe systeem volgens hem efficiënter. “De digitale werkwijze heeft geleid tot procesverbeteringen. Zo kan er een herinnering worden gestuurd als een verrichting, bijvoorbeeld een echo, wel is uitgevoerd, maar nog niet is geregistreerd. Ook kan een arts overal zien welke door hem of haar aangevraagde onderzoeken nog beoordeeld moeten worden. Verder maken verschillende specialismen al gebruik van het onttrekken van managementinformatie betreffende het aantal onderzoeken dat is uitgevoerd”, legt Van Rijthoven uit. Samenvattend is de invoering van het nieuwe systeem volgens Van Rijthoven een succes te noemen: “We horen positieve geluiden van onze eindgebruikers.”
Kijkend naar de bijdrage die PinkRoccade Healthcare heeft geleverd, zegt Van Rijthoven dat zonder de support van de ICT-dienstverlener de implementatie waarschijnlijk moeizamer zou zijn verlopen. “De inproductiename verliep vlekkeloos, en het project wordt door de directie als een succes bestempeld. Het is merkbaar dat PinkRoccade Healthcare thuis is in de ziekenhuisorganisatie”, geeft Van Rijthoven aan.
Een van de succesfactoren van het project is volgens Van Rijthoven de gebruikte aanpak, die intern werd aangeduid als het ‘Keep it Small’ principe. De belangrijke activiteiten van het traject werden gerealiseerd in kleinere deelprojecten, zoals ook gebruikelijk in de agile methodiek. Binnen de verschillende deelprojecten werd vervolgens de tijd genomen om met stakeholders (artsen, andere gebruikers) te kijken naar de huidige werkwijze en hun wensen, om vervolgens eventuele ‘gaps’ zo goed mogelijk te dichten. “Artsen zagen de voordelen van het systeem en werkten graag mee.” Een positief gegeven en uitzondering op de regel, aangezien IT-implementatieprojecten doorgaans een slecht trackrecord hebben in de praktijk – sommige onderzoeken concluderen namelijk dat meer dan 50% van IT-transformatietrajecten de vooraf gestelde doelstellingen niet realiseert.
Biek Teunissen, business consultant bij PinkRoccade, vult aan: "Een dergelijk breed en complex project moet je samen (Havenziekenhuis en PinkRoccade) aanpakken, dat vergroot de kans op succes."
Tot slot geeft Van Rijthoven aan dat het projectteam volgens hem een “pragmatische en goed implementeerbare werkwijze” heeft gebruikt. Bovendien lag de nadruk op opleiding, documentatie en terugval-en noodscenario’s. “Uiteindelijk bepaalt het gebruik en de kijk van mensen het succes van de implementatie. We kijken met trots terug op het programma”, besluit de projectleider.
* Het Havenziekenhuis is een zelfstandig onderdeel van het Erasmus MC en focust zich op Ouderengeneeskunde, Tropengeneeskunde en algemene basiszorg. Het Havenziekenhuis kent 17 specialismen, wat het ziekenhuis volgens de beleidsmakers tot een klein maar persoonlijk ziekenhuis maakt (Goede zorg mét persoonlijke aandacht).
