Hiemstra: 4 principes voor gemeentelijke samenwerking
Gemeenten zoeken steeds meer de samenwerking op. Met elkaar, met maatschappelijke instellingen en private partijen. De intentie om samen te werken is snel uitgesproken, maar de opbrengst van de samenwerking valt vaak tegen of, sterker nog, de samenwerking komt niet voorbij de implementatiefase. Hoe haal je het beste uit samenwerken? Andreas de Graaf en Bas Martens van adviesbureau Hiemstra & De Vries delen aan de hand van jarenlange praktijkervaring vier principes voor een succesvolle gemeentelijke samenwerking.
Succesvol samenwerken start met gedeelde ambities en urgentie
Gemeenten starten met samenwerking omdat ze 'iets' delen, een ambitie. De wens om samen een aantrekkelijke regio te zijn, een brug te bouwen, of een stevige gesprekpartner te zijn voor andere organisaties zoals zorgkantoren, provincie of het rijk. Samenwerking wordt effectief als partners allemaal de urgentie voelen deze ambities op te pakken. Dit heeft te maken met prioritering en de mate waarin partners bereid zijn om tijd te investeren, capaciteit te leveren en geld bijeen te brengen voor de doelen die ze gezamenlijk hebben gesteld. Gedeelde ambities en urgentie zijn een startpunt voor een mooi samenwerkingsverband. Om de samenwerking succesvol te maken en te houden zullen gemeenten aandacht moeten hebben voor vier principes:
Ben eerlijk
Eerlijk naar elkaar blijven is het eerste principe van succesvol samenwerken. Het eerlijk en open delen van belangen en intenties maakt dat de overeenkomsten en verschillen in belangen en intenties helder zijn. Daardoor wordt scherp of er überhaupt bodem is om samen te werken. Voer hierover het gesprek. Zo (h)erken je elkaars uitgangspunten. Gemeente X hoopt te bezuinigen door samen te werken en gemeente Y hoopt de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren. Zijn deze belangen te verenigen?
Toon eigenaarschap
Een derde belangrijk onderdeel van succesvol samenwerken is het voelen en tonen van eigenaarschap in de samenwerking. Vaak worden taken en activiteiten belegd in een aparte organisatie op 'afstand' (bijvoorbeeld met een WGR) of bij één van de gemeenten. Hoe creëer je dan betrokkenheid en toon je eigenaarschap? Door samen (zowel ambtelijk als bestuurlijk) te bepalen hoe de samenwerking er uit ziet en door gezamenlijk de resultaten te formuleren. Eigenaarschap ontstaat niet wanneer doelen en resultaten worden 'opgelegd', maar juist als ze samen worden ontwikkeld en geformuleerd.
Als dit voor iedere deelnemer iets oplevert zal iedereen een bijdrage willen leveren aan de samenwerking. Alle deelnemers zullen elkaar aanspreken op verantwoordelijkheden en zullen waar nodig bijsturen. Dat lukt alleen met een gezamenlijk gedeelde ambitie. Zo organiseer je zowel collectief als individueel eigenaarschap. Niemand hoeft zich te onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid aangezien iedereen hetzelfde doel nastreeft! Zowel ambtelijk als bestuurlijk.
Erken en vier successen
Het erkennen van goede prestaties en het vieren van successen is een belangrijk vierde punt voor succesvolle samenwerking. Samenwerking vergt inspanning en kost soms moeite en leidt tot discussies. Samenwerking kost tijd en moet groeien! Als resultaten worden geboekt (niet alleen de eerste, maar juist als continu proces) is het van belang dit te erkennen, te delen en te vieren. Medewerkers in het zonnetje zetten en bestuurders faciliteren in het uitdragen van de mooie resultaten van de samenwerking is erg belangrijk. Dat geeft inspiratie en energie om samen verder te werken!
Deel ervaringen
Naast het bespreken van belangen en intenties is het belangrijk om ervaringen te delen en elkaar te blijven informeren over de voortgang van de samenwerking en de gemaakte afspraken. De afspraken zoals vastgelegd in het convenant, de GR of de DVO, blijken in de praktijk vaak voor interpretatie vatbaar. Dat hoeft geen probleem te zijn, als partners elkaar maar tijdig opzoeken en hun ervaringen delen. 'We merken dat de kosten hoger uitvallen', 'we hebben het idee dat we te veel betalen voor de diensten die we afnemen'.
Naast deze inhoudelijk onderwerpen is het ook goed om de samenwerkingsrelatie regelmatig te bespreken los van de inhoud. Als je tijdig dit soort ervaringen met elkaar deelt (niet via formele evaluaties, maar juist met informele voortgang gesprekken), heb je gezamenlijk de mogelijkheid bij te sturen op de samenwerking. Soms zijn er goede redenen waarom een partner afwijkt van de gemaakte afspraak, maar zonder dit te delen ontstaan langzaam scheurtjes in de samenwerkingsrelatie.
