Digitale transformatie in de publieke sector: ‘Balanceren tussen kansen en risico’s’

21 mei 2024 Consultancy.nl 8 min. leestijd

De 21e eeuw kan gerust worden aangemerkt als het digitale tijdperk. Technologische innovaties volgen elkaar almaar sneller op. Met drie decennia ervaring in het digitale domein, zag Mariëlle van der Zanden het allemaal van dichtbij. Ze ziet echter ook dat de publieke sector nog altijd een beetje achterblijft. En dat is zonde, vindt de Hiemstra & De Vries-partner. We spraken haar over de kansen en risico’s rond de digitale transformatie van de publieke sector.

Het begon een beetje “per ongeluk”, Mariëlle van der Zandens carrière in de digitale wereld. Toen ze in 1995 net haar studie Bedrijfskunde had afgerond, wilde ze eigenlijk graag het organisatieadviesvak in.

Zonder ervaring was dat in die periode echter best lastig. Zo kwam ze terecht bij het Bureau voor Systeem Ontwikkeling (BSO), waar ze als junior adviseur onderzoek deed naar veelbelovende nieuwe technologieën.

Digitale transformatie in de publieke sector: ‘Balanceren tussen kansen en risico’s’

Mariëlle van der Zanden is partner Digitale Transformatie bij Hiemstra & De Vries

“Denk aan internet, cardstechnologie, slimme telefoons, datawarehousing, datamining en artificial intelligence”, vertelt Van der Zanden. “Deze technologieën waren toen in opkomst en vooral nog het speeltje van techneuten.”

Het moge duidelijk zijn: dat is inmiddels wel anders. De technologieën hebben hun enorme belofte stuk voor stuk méér dan ingelost. Zo zijn we beland in een wereld waarin het internet en data een rol spelen in bijna alle aspecten van het dagelijks leven.

“We zijn er zo aan gewend geraakt dat je makkelijk vergeet wat een ongelofelijk snelle opkomst we hebben meegemaakt”, aldus Van der Zanden. Het is zelfs zó snel gegaan dat veel bedrijven het nauwelijks nog kunnen bijbenen: “Je ziet hoeveel IT-implementaties stuklopen. Dat komt niet door de technologie zelf, maar door het tempo waarin wij ons moeten aanpassen.”

Publieke domein loopt achter

Zelf bleef Van der Zanden altijd actief binnen het digitale domein. Als adviseur en bestuurder hielp ze met name veel publieke organisaties met digitale vraagstukken. Sinds ruim een jaar doet ze dat als partner Digitale Transformatie vanuit Hiemstra & De Vries, een bureau dat zich volledig focust op de publieke sector.

En daar is nog veel te winnen op het gebied van digitalisering. “Als je kijkt naar het Rijk, provincies, gemeenten en uitvoeringsorganisaties, dan zie je dat ze nog best wel achterlopen”, constateert Van der Zanden.

Dat komt onder meer doordat publieke organisaties zijn gebonden aan allerlei extra processen en verantwoordingsplichten. En dat heeft “goede redenen”, benadrukt ze, maar “die regels maken de digitale transformatie van de publieke sector tot een nóg grotere uitdaging dan het al is voor organisaties in het bedrijfsleven.”

Eindeloze mogelijkheden

Extra wrang is dat die strengere regels juist illustreren hoe belangrijk de publieke sector is – en daarmee ook hoeveel positieve impact kan worden gerealiseerd als de kansen van digitalisering wél optimaal worden benut.

“Technologisch kan er ontzettend veel, vanuit wet- en regelgeving krijgt de overheid kaders mee.”

“De mogelijkheden om maatschappelijke waarde te creëren zijn bijna eindeloos”, stelt Van der Zanden. “Neem zoiets als het rechtstreeks beschikbaar stellen van cliëntendata aan zowel cliënten als aan de verschillende zorginstanties – gevoelige informatie delen op een manier die veilig en vertrouwd is volgens het need to know-principe in het belang van de cliënten.”

Een ander voorbeeld is de inzet van digital twins. “Die kunnen ons onder meer helpen in het leggen van de ruimtelijke puzzel op het gebied van stikstof, natuur en woningbouw met realtime data en simulaties.”

Daarnaast kan digitalisering uitkomst bieden in het opvangen van personeelsschaarste. “Zo is het mogelijk om op een slimme manier vraag en aanbod van werk of opdrachten bij elkaar te brengen. Ook kunnen we routinematige handelingen automatiseren, waardoor professionals meer ruimte krijgen voor persoonlijk contact met mensen die dat nodig hebben.”

Dergelijke toepassingen worden des te belangrijker nu de samenleving zich geconfronteerd ziet met een cluster aan megaopgaven. “Denk aan de klimaattransitie, de woningbouwopgave, het ophalen van afval, mobiliteitsoplossingen, een veilige en gezonde leefomgeving en bestaanszekerheid.”

De balans vinden

Kortom: meer dan genoeg reden voor publieke organisaties om mee te gaan in de digitale vaart der volkeren. Tegelijkertijd moeten ze dus echter wel rekening houden met hun bijzondere rol binnen de samenleving. “Overheidsinstanties hebben de uitdaging om de balans te vinden tussen de kansen die digitalisering biedt en de risico’s die het met zich meebrengt”, stelt Van der Zanden.

“Technologisch kan er ontzettend veel, vanuit wet- en regelgeving zoals bijvoorbeeld de AVG en WOO krijgt de overheid kaders mee”, legt ze uit. “Vervolgens is het zaak om voor jouw eigen organisatie de ethische afwegingen te maken: wat voor organisatie wil je zijn en welke waarden vind je belangrijk? Hierbij helpt het als je een ethisch afwegingskader hebt en met elkaar op waardenniveau het gesprek kunt voeren en een afweging kunt maken.”

Digitale inclusie

Een thema dat in deze afweging sowieso een centrale rol moet spelen, zo stelt Van der Zanden, is digitale inclusie: “Het is essentieel dat we álle medewerkers en inwoners bereiken – ook de mensen die digitaal niet of minder vaardig zijn.”

“Digitale uitsluiting leidt tot ongelijkheid op basis van economische status, locatie, leeftijd en opleiding.”

“Als we daar met elkaar geen effort in stoppen leidt digitalisering alleen maar tot toenemende kansenongelijkheid”, waarschuwt ze. “Mensen zonder toegang tot digitale voorzieningen of vaardigheden missen cruciale informatie over gezondheid, onderwijs, werkgelegenheid en sociale diensten. Dergelijke digitale uitsluiting leidt tot ongelijkheid op basis van economische status, locatie, leeftijd en opleiding.”

Vertrouwen en veiligheid

Het staat haaks op de rol van de publieke sector, die er juist voor iedereen moet zijn. Om te zorgen dat iedereen ook aan boord is én kan profiteren van de vele mogelijkheden van digitalisering, zijn veiligheid en vertrouwen volgens Van der Zanden cruciaal. “Ze vormen samen de basis voor een succesvolle transformatie naar een digitale economie en samenleving.”

De twee hangen ook sterk met elkaar samen: wanneer je de veiligheid niet goed op orde hebt, zal het vertrouwen ook verdwijnen. “De bewoner heeft recht op een overheid die goed omgaat met haar data”, aldus Van der Zanden.

Keuzes en leiderschap

Het moge inmiddels duidelijk zijn waarom het voor publieke organisaties zo’n uitdaging is om de kansen van digitalisering te benutten. Maar het kan wel degelijk, benadrukt Van der Zanden.

Wat daarvoor ten eerste essentieel is, is het maken van scherpe keuzes. Niet alleen vanwege de vele overwegingen en risico’s, maar ook simpelweg omdat niet alles tegelijk kan. “Je moet keuzes maken in welke projecten, processen of opgaven je wilt digitaliseren”, legt Van der Zanden uit. “De vraag naar ondersteuning op het gebied van informatie en techniek is vaak vele malen groter dan de beschikbare capaciteit.”

Daarmee vraagt het realiseren van de digitale ambities om goed portfoliomanagement. “Tijdens het portfolioproces kun je – naast de prioritering van de verzoeken op basis van een afwegingskader – ook toetsen op de kaders zoals de ethische principes die voor jouw organisatie leidend zijn of de uitgangspunten voor je systeemarchitectuur.”

Wat daarnaast “echt het verschil maakt”, is goed leiderschap. “Onderzoek heeft aangetoond dat organisaties met goed digitaal leiderschap en matige technologie het beter doen dan organisaties met geavanceerde technologie en matig leiderschap.”

“Ik zie gelukkig ook hele goede ontwikkelingen.”

Het advies is dan ook helder: “Zet in op het vergroten van veranderkracht van leiders en professionals om de kansen die digitalisering biedt op een verantwoorde wijze te kunnen verzilveren.”

Mooie beweging

Het team Digitale Transformatie van Hiemstra & De Vries helpt publieke organisaties bij het verzilveren van die kansen.

“Recent hebben we met een gemeente een korte en bondige visie op digitalisering ontwikkeld die zij nu als waardenkader gebruiken voor de verschillende digitaliseringsprojecten. En voor diverse gemeenten organiseren we de leergang Digitaal Leiderschap voor verschillende doelgroepen en ontwerpen we deze leergang op maat indien gewenst. We merken dat hier veel vraag naar is.”

“Ook hebben we laatst een gemeente geholpen met het ontwerpen en implementeren van spelregels om in control te komen op de informatieprojecten”, geeft ze enkele voorbeelden.

In dergelijke projecten is Hiemstra & De Vries het liefst vanaf het begin betrokken, zodat de adviseurs kunnen meedenken over de vele kansen en uitdagingen rond digitale transformatie.

“We starten met een korte en bondige visie op digitalisering voor de organisatie”, vertelt Van der Zanden. “Een visie op digitalisering biedt een meerjarig perspectief op alle facetten van digitale transformatie. De visie zorgt voor richting en focus en biedt houvast voor strategische planning.”

“Vanuit die visie helpen we met het verstevigen van het digitaal leiderschap, maar ook met de organisatieontwikkeling die nodig is om de kansen van de digitale transformatie te benutten. Ook hebben we oog voor maatregelen die we moeten nemen om de risico’s en dreigingen in te perken.”

En hoewel de uitdagingen talrijk zijn, is Van der Zanden optimistisch gestemd over de toekomst. “Ik zie gelukkig ook hele goede ontwikkelingen: er wordt hard gewerkt aan een federatief datastelsel en ‘common ground’ om voor de gemeentelijke taken en in maatschappelijke opgaven meer gebruik te kunnen maken van gedeelde en kwalitatief juiste data en informatie, zodat uiteindelijk de burger meer in regie komt op eigen data. Dat is echt een mooie beweging!”