Zestgroup helpt gemeenten betalingsgedrag verbeteren
Zo’n kwart van de gemeenten betaalt facturen van leveranciers niet op tijd. Onacceptabel, vinden ondernemers, die zich gesteund voelen door recente uitspraken van onder meer MKB Nederland en minister Kamp. Om gemeenten te helpen met het op korte termijn weer op orde krijgen van hun facturatie en betalingsproces heeft Zest Overheid (onderdeel van Zestgroup) een nieuwe propositie gelanceerd om het betaalgedrag voor gemeenten te verbeteren. Binnen drie dagen zijn de belangrijkste knelpunten in kaart gebracht en kan gestart worden met verbeterplannen.
In de afgelopen jaren kwamen overheidsinstanties en gemeenten steeds vaker negatief in het nieuws vanwege slecht betaalgedrag. Met name in het licht van nieuwe wetgeving – sinds maart zijn publieke instellingen bij wet verplicht om facturen binnen 30 dagen na ontvangst te betalen* – zijn de resultaten zorgwekkend te noemen.
Lagere overheden
Met name lagere overheden hebben moeite om tijdig aan hun betaalverplichtingen te voldoen. Recent onderzoek door de overheid laat zien dat bij ministeries gemiddeld 90% van de facturen op tijd wordt betaald, bij gemeenten is dit ‘slechts’ 75%. Dit slechte track record kan, met name in tijden zoals deze, een grote impact hebben op organisaties. Voor bedrijven die op het randje balanceren als het gaat om liquiditeitsproblemen, kunnen late betalingen juist het verschil betekenen tussen de twee extremen bedrijfsbehoud of faillissement.
Volgens Ron Saas, inkoop en financieel expert bij Zest Overheid, is het in veel gevallen te verklaren waarom gemeenten tegen achterstand in hun betaalverplichtingen aankijken. “Sommige gemeenten kampen met een tekort aan personeel op inkoop- en finance afdelingen, met als gevolg onvoldoende capaciteit om werkvoorraad weg te werken”. Ook lopen sommige gemeenten nog achter op IT-vlak. “Wanneer processen niet gedigitaliseerd zijn dan moeten veel handelingen handmatig worden verricht, een tijdrovend proces”.
Naar aanleiding van de betalingsproblemen heeft minister Henk Kamp eind vorig jaar geëist dat het betaalgedrag van gemeenten flink moet verbeteren. In opdracht van MKB Nederland bracht onderzoeksbureau Dun & Bradstreet de exacte situatie in kaart. Met de resultaten, die volgende maand beschikbaar komen, zal hij druk zetten op gemeenten die zich op de ‘zwarte lijst’ bevinden om hun resultaten te verbeteren.
Quickscan betaalgedrag
Om gemeenten te helpen met hun betalingsmanagement, heeft Zest Overheid een nieuwe propositie ontwikkeld om het betaalgedrag van gemeenten te verbeteren. De aanpak is simpel: Het hele proces wordt gescand op bottlenecks, van inkoop (uitgaande bestelling) tot workflow management en het financiële proces (betaling van facturen). Tijdens de analysefase kijkt Zest Overheid naar zowel proces- als organisatorische en systeemtechnische aspecten. Op basis van de belangrijkste bottlenecks worden oplossingen aangereikt. “Binnen 3 dagen heeft een gemeenten in kaart waar het probleem ligt en hoe deze aangepakt dient te worden” aldus Saas tegenover Consultancy.nl.
Volgens Saas, die meerdere van dergelijke grootschalige projecten bij ministeries, provincies en gemeenten heeft begeleid, heeft iedere situatie altijd weer unieke eigenschappen. Zo kan het in een gemeente zijn dat het factuurontvangstproces niet goed is geregeld, terwijl het ergens anders weer kan liggen aan onvoldoende monitoring van de workflow. Toch zijn er volgens de adviseur een aantal verbetergebieden die relevant zijn voor de meeste gemeenten, in ieder geval voor de minder goede presterende gemeenten. “Het inrichten van een digitaal routing van bestellingen en facturen, ook bekend als e-procurement en e-facturatie, kan een grote stap voorwaarts betekenen. Ook het verbeteren en automatiseren van het matching proces en de interne workflow, de interne digitale stroom ter ondersteuning voor het goedkeuren van facturen, kan een grote impact hebben op de algehele werkvoorraad” aldus Saas.
* Wordt er niet op tijd betaald, dan mogen leveranciers incassokosten en de wettelijke rente in rekening brengen. Dit gebeurt in de praktijk echter beperkt, met name omdat leveranciers terughoudend zijn om de relatie te schaden.
