Scenter: 10 misvattingen over best value procurement
Onlangs hebben Scenter adviseurs Jeroen van de Rijt en Sicco Santema de geheel herziene derde druk van hun boek ‘Prestatieinkoop’ uitgebracht. In het boek zetten ze onder andere de 10 grootste misverstanden over prestatie-inkoop* op een rij. Een beknopte samenvatting:
Misverstand 1. Best value is een inkooptruc
Dat is niet zo. Hoewel inkoop onderdeel is van de aanpak, is de belangrijkste fase van het Best Value-proces de concretiseringsfase, waarin de opdrachtnemer zijn plannen aan de opdrachtgever verduidelijkt. De aanpak gaat dus ook ook risicomanagement en projectmanagement bij de uitvoeringsfase. Het is dus beter te spreken over Best Value-aanpak dan over Best Value Procurement.
Misverstand 2. Best Value is vooral geschikt voor bouwprojecten, met name grote infrastructurele projecten van Rijkswaterstaat
In 2009 heeft Rijkswaterstaat inderdaad de Best Value-aanpak gebruikt voor infrastructurele projecten. Inmiddels zijn er echter diverse andere cases geweest die aantonen dat de aanpak ook voor andere diensten geschikt is, zoals inkoop van kantoorartikelen, catering, travelservices, printers en mfp's. Ook ICT-systemen zijn al ingekocht met Best Value. Van de 135 gedientificeerde Best Value-projecten zijn er zeker 50 in een andere sector dan infrastructuur gedaan.
Misverstand 3. Met Best Value selecteren we een super-expert die alle problemen voor de opdrachtgever oplost
Dit misschien wel het grootste misverstand. Best Value is niet de ‘heilige graal' die alles oplost. De aanpak zorgt in eerste instantie voor identificatie van de beste aanbieder voor de doelstelling die centraal stond.
Misverstand 4. Bij Best Value is het de bedoeling alle risico's over te dragen aan de leverancier
Bij Best Value wordt de kennis van de leverancier gebruikt om de opdrachtgever te helpen zijn risico's te beheersen. De leverancier denkt van te voren na over mogelijke scenario's voor als een risico toch optreedt.
Misverstand 5. Bij Best Value hoeft de opdrachtgever niets meer te doen
Dit is niet waar. De opdrachtgever moet bij Best Value wel degelijk aan de slag met activiteiten en risico's waarvoor de opdrachtgever zelf verantwoordelijk is. Voor de activiteiten waar de opdrachtgever verantwoordelijk voor is, is het de bedoeling dat de opdrachtgever toetsings- en controle-activiteiten tot een minimum beperkt en de leverancier de maximale ruimte geeft.
Misverstand 6. De opdrachtgever hoeft bij Best Value geen kennis meer te hebben
De opdrachtgever moet wel degelijk kennis hebben en zijn eigen zaken op orde hebben. Hij hoeft in principe alleen op het terrein dat hij heeft uitbesteed aan de opdrachtnemer geen kennis meer te hebben.
Misverstand 7. Door Best Value wordt een duurdere inschrijver geselecteerd
Uit onderzoek onder 28 projecten blijkt dat in 10 van de 28 gevallen de winnende inschrijving zowel de laagste prijs als de beste kwaliteit had. In 6 projecten heeft de winnende inschrijving de op een na laagste prijs.
Misverstand 8. Bij Best Value schrijft de opdrachtgever het volledige contract
Bij Best Value staat accountability en transparantie centraal. Bij het contract brengt de opdrachtnemer aan de ene kant zijn invulling in (en worden inschrijvingsdocumenten, belangrijkste uitingen tijdens de interviews en de documetnen uit de concretiseringsfase opgenomen) en worden aan de andere kant vanuit de opdrachtgever de contractvoorwaarden ingebracht.
Misverstand 9. Er is maar een manier om Best Value te doen
Er zijn inmiddels verschillende manieren om met Best Value aan de slag te gaan. Dat is prima omdat het basisbeginsel van Best Value is: no control. Welke manier ook wordt gevolgd, belangrijk is wel dat de Best Value-filosofie in tact blijft.
Misverstand 10. Het uitvoeren van Best Value is heel eenvoudig
Dat is niet het geval omdat de aanpak uitgaat van principes die in principe tegennatuurlijk zijn (mensen vervallen graag in technisch details, willen graag dirigeren en controleren en willen onderhandelen in plaats van te streven naar win-win).
* Prestatie-inkoop (best value procurement) is een “nieuwe” manier van inkopen, die zich afzet tegen het traditionele aanbesteden, waarbij je minutieus beschrijft wat je wil, op welk kwaliteitsniveau, wanneer, met welke mensen etc. In plaats daarvan geef je globaler aan wat je wilt en leg je een veel grotere accountability bij de opdrachtnemer.
