Koning Willem I College kiest met dertigkoppige jury voor nieuwe onderwijstool
Het Koning Willem I College, een van de grotere roc’s van Brabant, stond voor een complexe opgave: de selectie van één centrale IT-tool om de versnipperde onderwijsontwikkeling van elf afdelingen te professionaliseren. Voor de begeleiding van dit traject werd externe projectmanager Peter van Dongen van KWD Resultaatmanagement ingeschakeld.
Het Koning Willem I College is als regionaal opleidingscentrum (roc) een belangrijke spil in Noordoost-Brabant. Met tienduizenden studenten en een sterke focus op de verbinding tussen onderwijs en het werkveld, is een efficiënt en gestroomlijnd onderwijsproces cruciaal.
De praktijk bleek echter weerbarstig. De processen voor het ontwikkelen van onderwijsprogramma’s waren versnipperd over elf verschillende onderwijsafdelingen. Dit leidde tot een situatie waarin andere systemen nog handmatig gevuld moesten worden – een tijdrovende en foutgevoelige klus.
Daarom wilde het Koning Willem I College overstappen op één centrale IT-tool. Om het selectieproces objectief en transparant te laten verlopen, schakelde het college de expertise in van Peter van Dongen, projectmanager bij KWD Resultaatmanagement.
De opdracht was om de niet-openbare Europese aanbesteding te leiden en ervoor te zorgen dat de uiteindelijke keuze niet alleen de beste, maar ook de meest gedragen oplossing zou zijn. Zijn aanpak rustte op een aantal cruciale pijlers.
Dertig juryleden
Allereerst werd een projectteam van dertig experts samengesteld, afkomstig uit alle relevante onderwijsafdelingen en specialismen. Dit team, dat de hele organisatie vertegenwoordigde, formuleerde gezamenlijk een gedetailleerd programma van eisen, waarmee de wensen van alle afdelingen direct werden verankerd in de selectiecriteria.
Gedurende het hele traject werd een eerlijk speelveld voor alle inschrijvers gegarandeerd. Het meest onderscheidende onderdeel was echter de beoordelingsfase. In plaats van een standaard presentatie, moesten leveranciers hun tool bewijzen in een praktijktest op basis van vooraf gedefinieerde use cases, zoals het live demonstreren van integratiemogelijkheden en workflow-ondersteuning.
Omdat het dertigkoppige team zelf de demonstraties beoordeelde, was de uiteindelijke beslissing gebaseerd op een doorleefde en gedeelde ervaring.
Een gedragen keuze
Uiteindelijk viel de keuze van de jury op de ontwikkeltool SQill van leverancier YourNextConcepts. Misschien nog wel belangrijker dan de specifieke keuze, was het draagvlak daarvoor.
Door de intensieve participatie van de eigen experts was er geen sprake van discussie achteraf, maar van breed gedragen consensus. Hiermee werd een stevig fundament gelegd voor een succesvolle implementatie en de verdere professionalisering van de onderwijsprocessen binnen het college.
Het succes van de aanpak wordt onderstreept door Janet Veenstra, directeur van de onderwijsafdelingen Handel en Zakelijke Dienstverlening, die de meerwaarde treffend samenvat: “Peter combineerde procesbegeleiding met het verbinden van collega’s en wist onze eisen en wensen te vertalen naar een passende oplossing.”
