Welke projectmanagementaanpak past bij welk project – van waterfall tot systemic design
Er zijn heel wat projectmanagementaanpakken die effectief kunnen zijn bij het plannen en uitvoeren van een project. Maar hoe weet je welke je het beste kunt toepassen, zodat de kans op succes het grootst is? Ervaren projectmanager Rik Berbé loopt langs een aantal van de populairste aanpakken.
In de jaren '90 nam de complexiteit van projecten toe en dat zorgde voor veel nieuwe aanpakken. De eerste agile-principes ontdekte ik door het toepassen van rapid application development (RAD), lean en kanban.
Ook was ik geïnteresseerd in business process reengineering (BPR) en het faciliteren van workshops. Je probeerde op basis van een mix van methoden en tools een project succesvol te realiseren. Dat was experimenteren en dat deed iedereen destijds.
Rond het jaar 2000 kwam veel samen in de toepassingen van scrum en design thinking. Dat schiep duidelijkheid in de keuze die je kon maken voor een specifiek project. Dat veranderde de ook consultancywereld, er werd specifieke ervaring gevraagd voor waterfall, scrum of design thinking. Rond dezelfde periode werd in Zweden natural step ontwikkeld.
In de Verenigde Staten ontstond future search, een aanpak voor de ontwikkeling van communities. Gedurende het laatste decennium zijn er boeiende ontwikkeling die principes uit de systeemtheorie combineren met design thinking. Een voorbeeld van zo’n systemic design-aanpak is SiD (symbiosis in development).
De context van een project
Momenteel zijn er in de projectmanagementwereld twee stromen te onderkennen: analytisch en synthetisch. Onder analytisch vallen de methoden waterfall, scrum, lean startup, kanban en PDCA. Tot de synthetische methodieken horen design thinking, natural step, future search, systemic design en complexity thinking.
Het lijkt erop dat in categorie analytisch de nadruk ligt op de verschillende delen die vervolgens het systeem vormen. In categorie synthetisch ligt de nadruk op het werken vanuit het systeem naar de verschillende delen. In de praktijk kan de voorkeur voor een categorie te maken hebben met denkstijl, ervaring en intuïtie van de projectmanager.
Alvorens een aantal methodieken te beschrijven, schep ik eerst een samenhangend kader op basis waarvan een keuze kan worden gemaakt voor een geschikte projectmanagementaanpak. Dat is geen exacte wetenschap, maar het proberen te begrijpen van de context en complexiteit van een project.
Daarvoor gebruik ik een handig raamwerk: de Stacey-matrix. De matrix wordt gevormd langs twee dimensies: zekerheid en overeenstemming:
Zekerheid
Projecten zijn ‘zeker’ wanneer oorzaak en gevolg duidelijk zijn en soortgelijke projecten in het verleden zijn uitgevoerd (best practices). Het is mogelijk om ervaringen uit het verleden te gebruiken voor een project. Projecten zijn ‘onzeker’ wanneer ze gericht zijn op nieuwe en innovatieve uitkomsten. Er zijn veel partijen betrokken en oorzaak en gevolg zijn onduidelijk. Ervaringen uit het verleden zijn nauwelijks relevant.
Overeenstemming
De opdrachtgever, projectleider, teamleden en stakeholders hebben verschillende opvattingen over de doelen en uitkomsten van een project. Het is onduidelijk hoe deze kunnen worden gerealiseerd. Daarin spelen complexe besluitvorming en verschillende belangen vaak een rol.
Verschillende aanpakken
In de praktijk zie ik dat veel organisaties kiezen voor een projectaanpak met waterfall of scrum. Meestal omdat de expertise en ervaring al aanwezig zijn in de organisatie. Vanuit de matrix van Stacey kun je afleiden dat dat prima kan werken in een bepaalde context. Maar het is dus geen garantie voor succes.
Het is belangrijk de optimale projectmanagementaanpak te kiezen om de gewenste uitkomsten succesvol te realiseren. Het gebruiken van de Stacey-matrix is daarom een goede start voor een gesprek waarin je samen met je opdrachtgever en projectteam de context en complexiteit van een project beter leert begrijpen. Op basis van de inzichten uit zo’n gesprek kies je voor een passende projectmanagementaanpak.
Afhankelijk van de context gebruik ik in mijn projecten en het lesgeven aan studenten een aantal projectmanagementaanpakken: waterfall, scrum, lean startup, design thinking, natural step, future search, systemic design en complexity thinking.
In de praktijk zijn er meer aanpakken. Ook heb ik combinaties van de diverse aanpakken gezien. Een overzicht van verschillende aanpakken in de Stacey-matrix:
In een chaotische omgeving zoals bijvoorbeeld een bosbrand zijn er geen projectmanagementaanpakken nodig. Dan is het belangrijk om direct te acteren, een praktische vorm van de PDCA-cyclus. Hetzelfde geldt voor een simpele context waar weinig onzekerheid is en veel overeenstemming van wat er moet gebeuren. Just act!
Korte beschrijving per aanpak
Waterfall, scrum en kanban zijn de laatste jaren al uitvoerig beschreven in de literatuur. Een korte beschrijving van overige projectmanagementaanpakken die vaak gebruikt worden:
Lean startup
Lean startup helpt bij het ontwikkelen van een product én een onderneming. Het is gebaseerd op een aantal principes voor het ontwikkelen van nieuwe producten. De kern is experimenteren met een nieuw product op een kleine schaal. Vervolgens gaat het om op basis van signalen uit de markt het product verder verbeteren.
De lean startup-aanpak geeft inzicht in hoe je een startup begint, hoe je klanten kunt benaderen en hoe je navigeert in een veranderende markt. De in Nederland ontwikkelde Quooker-kraan is een prachtig voorbeeld. Het duurde decennia voordat een uitontwikkeld exemplaar in de keukens werd geïnstalleerd. Maar eerdere versies voldeden ook prima.
Design thinking
Design thinking is een creatieve en mensgerichte aanpak voor innovatie. Het is een framework en een toolkit die helpt om de wensen van klanten, de mogelijkheden van technologie en de vereisten voor succes te integreren. Het stelt teams, die niet zijn opgeleid als ontwerpers, in staat om tools te gebruiken om een verandering te ontwerpen. Het helpt te leren omgaan met diverse uitdagingen.
Natural step
Natural step is geschikt voor het ontwikkelen van duurzame oplossingen voor ecologische, sociale en economische uitdagingen. Het is een aanpak voor het plannen van complexe veranderingen en is gebaseerd op de systeemtheorie.
Het begint met het begrijpen van het systeem waarbinnen problemen zich voordoen en het ontdekken van de onderliggende principes. Principes die bepalend zijn voor het succesvol ontwikkelen van sociale systemen, bijvoorbeeld steden en woonwijken.
Systemic design
Systemic design is een combinatie van design thinking en system thinking. Het is een co-creatieaanpak die pas sinds een aantal jaren wordt gebruikt voor complexe opgaven en vergadertrajecten. De nadruk ligt op het gezamenlijk in teams ontwikkelen en realiseren van ideeën voor duurzame ecosystemen. Het combineert systeemdenken, een ontwerpaanpak en iteratief ontwikkelen. Dit resulteert in top-down ontwikkelstrategieën en bottom-up interventies.
Conclusie
Duidelijk is dat er in de projectmanagementpraktijk iets valt te kiezen. Naarmate de maatschappij en organisaties complexer worden, ontstaan er nieuwe aanpakken. Daarnaast blijft er behoefte aan waterfall wanneer de context duidelijk is. Voor een professionele projecten change manager is het belangrijk te kunnen schakelen tussen de verschillende contexten. Dat betekent kennis hebben van de aanpakken en mogelijk ook ervaring opdoen in de praktijk.
Daarnaast denk ik dat er ook een persoonlijke voorkeur is voor een aanpak. Sommige projectmanagers zijn heel goed in het toepassen van scrum of design thinking, anderen in waterfall of natural step. Maar uiteindelijk gaat het om het realiseren van een succesvol project. Een kritische blik op de context is dan cruciaal. Als je de klant daarin kan meenemen heb je in mijn ervaring een voorsprong.
Rik Berbé is project- en change manager bij ChangeLabs en lecturer binnen het Windesheim Honours College-programma Global Project and Change Management. Samen met bestuurders en managers werkt hij al meer dan 25 jaar aan het visualiseren, ontwerpen en vormgeven van duurzame en toekomstbestendige organisaties en wijken.
